胜利油田工程机械战略－职务说明书的写作方法

胜利油田工程机械战略－职务说明书的写作方法内容摘要：

1、1 胜利石油工程机械总厂组织机构及人力资源体系设计项目系列培训 工作分析与职位说明书写作方法培训 北大纵横管理咨询公司 二 00四年十月 2 导读 什么是工作分析 职务说明书的内容 职位说明用途概述 填写前的基本概念介绍 填写说明 填写注意事项 3 引例 人力资源部门经理 的对话 “我一直想不出你到底需要什么样的操作工人 我已经为你提供了四位面试候选人，他们好象都还满足工作说明中规定的要求，但你却一个也没有录用。 ” “什么工作说明 我关心的是找到一个能够胜任那项工作的人。 但是你给我派来的人都无法胜任，而且，我从来 就没有见过什么工作说明。 ” 一份工作说明，并逐条解释给他听。 他们发现要么是工作说 2、明与实际工作不相符，要么就是工作说明规定以后，实际工作又有很大变化。 例如工作说明中说明了需要有关老式钻床的使用经验，但实际中使用的是一种新型数控机床，需要工人掌握更多的知识。 听了 后说： “我想我们现在可以写一份准确的工作说明，以他为指导，我们就能够找到适合这项工作的人。 让我们今后工作加强联系，这种状况再也不会发生了。 ” A B A 4 工作分析是什么。 对某特定的工作、岗位作出明确规定，并确定完成这一工作所需要的知识技能等资格条件的过程，也即获取与工作有关的详细信息的过程 着眼于岗位及岗位要求；从岗位活动中提炼出那些对岗位来说是必要的和有效的条件；对岗位的系统概括，并不针对目前岗位上的人 概 3、念 过程输入 过程输出 关于特定工作、岗位的相关信息 工作说明和工作规范。 工作说明是关于工作职责、任务内容的详细描述；工作规范则是指工作须具备的知识、技能、能力及其他 基本要求 5 为什么做工作分析：工作分析的目的及意义（一） 明晰工作职责及岗位划分 确定工作要求 员工录用与上岗的最低条件 以建立适当的指导与培训内容 为制定考核程序及方法提供依据 ， 以利于管理人员执行监督职能及员工进行自我控制 确定工作之间的相互关系 ， 以利于合理的晋升 、 调动与指派 对工作的直接指导意义 6 为什么做工作分析：工作分析的目的及意义（二） 获得有关工作与环境的实际情况，利于发现导致员工不满、工作效率下降的 4、原因 为改进工作方法积累必要的资料，为组织的变革提供依据 为确定组织的人力资源需求、制定人力资源计划提供依据 促使工作的名称与含义在整个组织中表示特定而一致的意义，实现工作用语的标准化 对企业长远的意义 7 工作分析是岗位评价的基础工作 工作分析 岗位评价 薪酬体系 岗位评价的作用 对工作进行科学定量测评 ， 以相对价值表现岗位特征。 使性质相同或相近的岗位有统一的评判和估价标准 ， 便于比较岗位间价值的高低。 为企业岗位归级列等奠定基础。 为建立公平合理的工资和奖励制度提供科学的依据。 工作分析是现代企业科学管理的基础工作，为进行科学合理的分工提供依据 以岗位评价为依据，建立起一种公 5、平合理的薪酬结构 岗位评价结果是薪酬体系重要因素之一 8 有效的人力资源管理是在工作分析的基础上通过一系列相互关联的活动而实现的 招聘 培训 考核 薪酬激励 人力资源 规划 工作分析 9 工作分析所获得信息的应用 工作分析 培训要求 岗位评价以及岗位工资确定基础 工作绩效评价 招聘选拔依据 工作说明 工作规范 10 如何进行工作分析（一）：工作分析方法 观察法 资料分析法 面谈法 问卷调查法 方 法 关键事件记录法 实验法 11 工作分析方法：资料分析法 概念 充分利用现有的资料加以分析整理，形成工作描述和任职说明的方法 做法 如岗位责任制文本，工人的作业统计可以体现工作内容，人事部门的人事档 6、案则可以体现任职者的基本素质 优点 可以充分降低工作分析的成本 缺点 因资料缺乏、陈旧等往往不能够满足工作分析的要求 12 工作分析方法：问卷调查法 概念 通过精心设计的问卷获取关于某岗位的工作内容、工作特征和人员要求等信息的方法 做法 管理职位描述问卷（ 职位分析问卷法（ 任务详细目录法（ 体能分析问卷法（ 调查表法等 优点 规范化、数据化，比较快捷经济，结果可以在各组织中进行比较，保证公平性 缺点 会由于员工表达能力不同而结果不同，有时描述不足，有时夸大其辞，也不易观察员工态度，问卷的设计也比较费工夫 13 工作分析方法：面谈法 概念 通过与员工和管理者的面谈交流，获得关于工作的信息的方法 7、 做法 通常工作分析人员先与员工面谈，帮助员工描述他们的职责，再与管理者面谈，获得补充信息，并检验信息的准确性。 面谈内容包括工作目标、工作内容、工作性质和范围、所负责任 优点 可以了解对方的工作态度和动机，获得信息比较充分 缺点 面谈需要专门的技巧，工作分析人员一般要接受专门的训练，而且该法耗时很多 14 如何进行工作分析（三）：工作分析的工具 职位说明书 概念 职位说明书是工作分析的书面表达形式，其核心是工作分析 工作分析中的职位说明书是人力资源管理体系中的基础系统 在此基础上人力资源管理划分为招聘、培训、考核和薪酬四大环节，而这四个环节无一不与工作分析密切相关 因此对职位说明书进行科学化、 8、标准化和规范化管理是十分重要的 15 一、基本资料 职务名称 所属部门 直接上级 、 下级职位 所辖人员 工资等级 定员人数 其他信息 职位说明书内容 基本资料 16 二、职责描述 工作职责 职责所占工作时间比例 工作任务 任务发生频次 任务消耗的时间 职责对应的权力 职责对应的考核指标 职位说明书内容 职责描述 17 三、任职资格说明 教育水平 专业 工作经验 能力要求 个性特征 生理特征 所需培训 职位说明书内容 任职资格 18 四、工作环境 工作场所 工作方式 工作时间特征 工作环境 体力精力消耗 工作环境 劳动保护 使用工具 /设备 所需记录文档 职务说明书内容 工作环境 19 从招聘 9、角度来说： 如果某岗位缺人，该岗位所属部门就可以依该岗职务说明书到招聘部去要人，招聘人员并不是凭自己的好恶来招，而是依据该岗位职务说明书中的“任职资格”一栏以及“特殊技能”要求进行筛选招到最合适的人选。 这样可以避免由于人为因素而造成的不规范，而使招聘来的人员并不能胜任该岗，而且这也有效杜绝招聘中的舞弊行为，做到“因岗设人，因职设人”，从而大大提高工作效率。 从工作分配的角度说： 岗位职务说明书应该是上级安排工作的主要依据。 管理层应对部门内员工所从事的岗位有充分的认识，什么岗位负责什么工作并不是完全凭管理层主观的想法，而是依据该岗位的职务说明书进行合情合理的分配工作任务。 从考核的角度来说： 岗 10、位职务说明书是确定员工考核范围的主要依据。 从职务说明书的工作内容、工作目标和要求对每位员工进行考核，考核范围应仅限于职务说明书中所列的工作内容和职责，对其所在岗位应做的工作中所表现的绩效、态度、能力进行考核，对于不属于本岗位职责的由于其他原因本人作了这件事，不应列入对其业绩的考核范围。 否则会造成“种了他人的田，荒了自己的地”这并不是企业所追求的目标。 职位说明书作用一 20 从薪资、福利角度来说： 岗位职务说明书应是员工薪资标准的基础。 公司应根据不同的岗位，所从事的工作难易程度进行评价，对不同岗位确定一个基本职务工资，在此岗位的所有员工职务工资应是相同的，不同的只是他们的基础工资、工龄工资、津 11、贴等等其他的部分。 确定这一标准应依据职务说明书中所反映的工作内容，通过职位评定专家小组进行评定确定这个标准。 从员工个人角度来说： 职务说明书规定了员工的主要工作内容，什么是我该做，什么是我负责的什么是我协助的。 我应具有什么样的特殊能力。 我要在那些方面提高。 我还应具体什么样的知识。 等等，员工会自觉的向公司所要求的方向努力的。 从员工职业发展规划来说 ：职务说明书还具有给出员工未来职业发展方向。 比如员工可以认识到目前所在的岗位，上级岗位是什么，这一方向最高能做到什么，需要什么任职资格，我还欠缺什么、我有什么优势，我如何通过努力获得提升等等。 职位说明书作用二 21 填写前的基本概念介绍 要素 ， 12、是指工作活动中不便再继续分解的最小单位。 例如速记人员速记时，能正确书写各种速记符号；锯木工锯木头前，从工具箱中拿出一把锯子。 任务 ，是为了不同的目的所担负完成的不同的工作活动，即工作活动中达到某一工作目的的要素集合。 例如，管理一项计算机项目、打字，从卡车上卸货等等，都是不同的任务。 职责 ，是指某人担负的一项或多项相互关联的任务集合。 例如，人事管理人员的职责之一是进行工资调查。 这一职责由下列任务所组成：设计调查问卷，把问卷发给调查对象，将结果表格化并加以解释，把调查结果反馈给调查对象等四个任务。 职位 ，是指某一时间内某一主体所担负的一项或数项相互联系的职责集合。 例如，办公室主任，同时担负单 13、位人事调配、文书管理、日常行政事务处理等三项职责。 职业 ，是指不同时间、不同组织中，工作要求相似或职责平行（相近、相当）的职位集合。 例如，会计、工程师等。 职系 ，由两个或两个以上的工作组成，是职责繁简难易、轻重大小及所需资格条件不同，但工作性质充分相似的所有职位集合。 例如销售工作和财会工作是不同职系。 职系与工作族同义。 职级 ，是同一职系中职责繁简、难易、轻重及任职条件充分相似的所有职位集合。 职等 ，是指不同职系之间，职责的繁简、难易、轻重及任职条件要求充分相似的所有职位的集合。 职业生涯 ，是指一个人在某工作生活中所经历的一系列职位、工作或职业。 22 填写说明一基本资料 岗位名称：填 14、写你所在岗位位的名称全称，如：人力资源部部长岗、资产管理岗 所在部门：填写你所在部门的全称，如：人力资源部、财务部 直接上级：填写直接领导岗位名称，有几个直接领导就填几个，有行政和技术两个领导的，就填两个， (如：党委副书记、财务部部长 ) 直接下级：填写直接下级岗位名称，如 所辖人员：填写直接下级的数量 岗位编号：空着不用填 岗位定员：填现在本岗的实际人数 (如：一线生产岗按班次乘以每班本岗人数 ) 岗位工资：空着不用填 分析人：填上填表人姓名，直接主管领导在审核内容无错误后，也在此签字 分析日期：空着不用填 23 填写说明 职责描述一 本职： 在此处用一句话概括本岗位的工作 职责与工作任务：此处不用填写 职责表述：在此处填写工作职责。 详尽标准以未。