tcl小家电文件控制程序(编辑修改稿)

tcl小家电文件控制程序(编辑修改稿)内容摘要：

页  质量手册、程序文件加盖红色“受控文件”章作为标识；公类，司级公司公章作为受控标识，部门公文以件审批人“手签”名作为受控的标技术类件（公司内部用）加盖红色“技术审查” 章作为文件的受控标识，成熟产品外发受控文件加盖红色“外发文件章”作为受控标 识，研发过程中技术文件加盖红色“试制”章，作为受控标识，作废需留用的文件加盖蓝色“作废留用”章；  外发文件：外发文件包括管理制度类、检验标准图纸文件。 外发加盖“发文件章”，作为受控状态的标识，研发过程中技术文件加盖“试制”章作为受识；无章的外发文件视为无效文件；实物样板的外发管理见《样板管理制度》；  所有文件原件不得加盖任何印章，由文件归口管理部门保存； 2）非受控文件的状态标识 公司内部运作中，所有的非受控文件（不包括质量记录）无需加盖任何印章； 文件的发放职责规定 1） 质量手册 、程序文件由品质管理部负责发放； 2） 公文的发放按《公文管理办法》执行； 3） 技术文件的发放按《技术文件管理制度》执行； 内部文件的收发管理 1） 文件收发的权责 各部门的文件收、发管理对外接口均为本部门的文件管理员，文件收、发前，文件管理员应确保所收、发的文件是有效的，否则不得接收、发出； 2） 文件的发放形式 本公司的文件发放形式有两种，一为纸质文件，一为电子版本。 重要文件（如：质量手册、程序文件、管理制度类等）发放，电子版本随同纸质文件一同发至各文件管理员（远距离发文时，可以只发电子版本）；接收文件均由 部门文件管理员统一保管，部门内部建立传阅制度，并将传阅情况记录于《文件呈批传阅笺》；电子文件的转发范围可由各部门负责人自行确定； 3） 文件发放前，发文部门必须确认所发文件的有效性，发放范围及数量，由文件的批准签发人（或授权人）确定，部门文员建立《归口部门管理文件清单》以监控本部文件发放情况； 4） 文件发放人按照发放范围进行发放，并将发放情况记录于《文件发放登记表》，文件接收 编号： TCL/QP01－ 20xx 小 家 电 事 业 部 修订 /版本： 00/A 第 6 页 共 10页 人签名后方可领取相关文件；电子发文，收文方应向发文方发送收文回执，以作为文件的收发记录； 5） 空白表格作为规范填写方式的文件，可随文件一起发放，发放 时需加盖“受控文件”章，但作为质量记录使用时，则不需加盖“受控文件”章； 6） 未经文件发出部门负责人允许，任何人不得复印盖有红色“公司公章”、“受控文件”和“技术审查章”章的文件和资料，并不得向其它未经许可的部门或人员提供任何资料； 7） 收文部门，应将所接收的文件进行妥善保管，防潮、防火，分类进行归档保存，并对接收的文件建立《收文登记表》作为归档文件的检索目录，以便文件能够易于检索、识别。 需在本部门内进行传阅的文件，文件管理员负责将文件传递到相关的人员，阅读后，将传阅情况记录于《文件呈批传阅笺》。 传阅后的文件由文件 管理员进行保存； 8） 当文件的使用人调离原岗位 /离职时，由发文部门对其所拥有的文件进行回收，并办理签收 /转发手续； 文件的增发及借阅管理 1） 当出现以下情况时，可以申请增（补）发文件，增（补）发文件以“文件增发申请单”形式提出，经原发文批准人批准后，由文件的归口管理部门实施；  文件发生破损，影响使用时，使用部门可以向文件的原发文部门申请补发；  文件发生丢失，使用部门可以向文件的原发文部门申请补发文件，如果找回该文件，应立即将所补发的文件交回文件归口管理部门；  如确因工作需要，原文件发放范围的文件不能满足工 作需求，需长期使用相关的文件，使用部门可以向原发文部门申请增发文件； 2） 不属于文件的发放者，确因工作需要，可向文件管理员借阅相关的文件。 借阅文件应在《文件借阅登记表》中进行记录； 文件的更改管理 1）。