nvq企业行政管理行政经理国家二级考试授课教案(编辑修改稿)

nvq企业行政管理行政经理国家二级考试授课教案(编辑修改稿)内容摘要：

（ 6） 暂停等待（秘密工具）。 （ 7） 分机锁定 （ 8） 免提。 （ 9） 中断。 （ 10） 信息待用指示器。 （ 11） 等待音乐。 （ 12） 重拨。 （ 13） 电话会议。 （ 14） 转接。 （ 15） 电话留言。 答录机的使用功能、操作方法与维护。 答：答录机与电话机相连 ，通过事先录制好信息，使呼叫者在一天的任何时候都可以留言。 其使用功能有： （ 1） 能控制音量 （ 2） 用发光或数字显示已经收到信息 （ 3） 用户可以方便地从其他地方通过拨叫本机电话并输入密码而访问留言信息。 （ 4） 转移呼叫。 （ 5） 回叫和记录。 （ 6） 中断。 （ 7） 信箱功能。 （ 8） 掉电保护。 （ 9） 远程更改预录信息。 （ 10） 节省费用。 （ 11） 可变信息。 （ 12） 声音信息。 （ 13） 擦除工具。 使用方法有： （ 1） 等到预先录制的信息结束，在特殊的提示音之后立即讲话。 （ 2） 清楚地说出你的姓名和你的单位的名字。 （ 3） 给出你留言的日期和时间。 （ 4） 详细说明给谁留言。 （ 5） 拼写不常见的词，特别是姓名和地址。 （ 6） 缓慢重复信息中 的数字。 （ 7） 保持信息简洁。 （ 8） 挂断之前，对你所留言的人说‘谢谢’或其它礼貌用语。 一般维护措施有： （ 1） 小心使用。 （ 2） 答录机中的磁带应轻柔地插入或取出。 （ 3） 定期清洁设备外面一般的灰尘。 （ 4） 用专用的清洁剂，来清洗电话的话筒。 简述寻呼机的使用功能及优缺点。 答：寻呼机具有传递信息和联系沟通的功能，它的优点是： （ 1） 成本低 （ 2） 便于携带 （ 3） 能一直处于待机状态 （ 4） 提醒用户回话 （ 5） 夜间照明 （ 6） 存储信息 （ 7） 连接答录机 其缺点是： （ 1） 无法回复寻呼 （ 2） 无法反馈是否收到信息或是否收到全部信息。 简述移动电话的使用功能、操作方法与维护。 答：移动电话是办公通 讯设备的一种，购买时要注意手机的价格性能比。 移动电话的特点是： （ 1） 显示、存储、重拨、记时 （ 2） 低电量报警 （ 3） 密码 （ 4） 免提 对移动电话的一般维护方法是： （ 1） 保持清洁 （ 2） 避免摔碰 （ 3） 及时充电。 简述多功能通讯设备的使用功能和优缺点。 答：多功能设备是多种功能联合使用的办公设备，主要有传真机、个人计算机等。 与单一功能设备比较，多功能设备的优点是，总成本低，办公室占地空间小。 其缺点是更新和维修费用高。 简述计算机的使用功能、操作方法与维护。 答：计算机是办公设备的一种，包含计算机硬件和办公软件。 硬件包括；输入数据的键盘和鼠标，处理 数据的主机，存储数据的硬盘和软盘，以及产生数据的显示器和打印机。 软件包括；数据库、电子表格、文字处理、财务、桌面出版、绘图、电子邮件、日常记录和集成软件等。 计算机的优点是： （ 1） 可以制作高质量的文件 （ 2） 迅速处理大量的数据 （ 3） 大量信息资料的存储和传送。 计算机操作包括单机操作和网络操作。 主机维护有： （ 1） 要注意键盘的清洁，定期清洗计算机屏幕和键盘，防止灰尘 （ 2） 当计算机不能正常工作时，在进行常规性检查后，应寻求计算机专家的帮助。 （ 3） 定期复制磁盘备份，异地保存，防火防盗， （ 4） 不要触摸磁盘的有磁区，贴上标签，放在避光、无磁、防热 的磁盘盒内。 简述文字处理器的使用功能、操作方法与维护。 答：文字处理器包括计算机软件系统和专用文字处理设备，其主要功能是： （ 1） 制作信函、文字报告等文件 （ 2） 具有邮件合并的功能 （ 3） 在文档中具有页眉、页脚、分页和选择文本、字体的功能 （ 4） 能够创建和存储版面格式、检查文件拼写错误和语法错误、查找和替换文件、以及用边框修饰文件 （ 5） 具有制表、用数字或字母顺序存储文件、剪切、粘贴和编辑的功能 1 简述使用打字机的原因和主要功能。 答：目前有些办公室仍保留打字机的原因，是用打字机在信封上打印姓名、地址，或根据文件要求打印水平或垂直排列数 据的表格。 电子打字机的主要功能包括使用“ Liftoff”和“ coverup”键自动改错、存储和显示版面。 1 简述装订设备的使用功能、操作方法与维护。 答：装订设备包括装订机和压膜机，装订机主要有三种，梳状装订机、热装订机和塑边装订机。 在把纸页放入装订机之前，先要检查文件顺序和是否缺页。 用压膜机把塑料薄膜压在文件封面或一页一封，以防灰尘、潮湿和摩擦。 1简述邮件收发专有设备的功能和服务。 答：邮件收发专有设备有： （ 1） 自动邮件开启设备，即开信刀。 这种设备用于开启信件，将信封送入机器后，机器能切掉信封顶部 很突出的一条，而将信件开启。 （ 2） 自动邮资盖印机，这种设备用于打印包括邮资的邮戳，使用时要先称重，再把盖印机设置为正确的邮资数，打印出自带粘接剂的标签，然后把标签粘贴到包裹上。 使用邮资盖印机应注意以下几点： A、 不用时锁好 B、 每天更改日期 C、 确保有足够的墨水，使印迹清楚 D、 检查邮资是否充足 E、 自动邮资盖印邮件，必须放进专用信封或邮局提供的邮袋中直接交往邮局 （ 3）封面打印机，这种设备用于打印信封标签，可将收件人的姓名、地址打印到粘贴标签上，然后粘贴到信封上。 （ 4）分捡设备，主要有鸽笼式信件架、金属丝信件盘等。 这种设备用于 部门信件或个人信件的分类。 （ 5）折叠和插入设备，这种设备用于封口前，能自动折叠、插入的信件，并将其插入信封中。 （ 6）稳重设备，这种设备用于计算邮费，大多数办公室使用电子称，可准确而迅速地计算邮费。 答： （ 1）如果文件或信息需求很急，最重要的是考虑信件或信息的发送速度，在这种情况下，可选择以下几种方法： A、 电子邮件 B、 传真 C、 在英国皇家邮政提供的特殊投递、数据邮寄、头等邮件等优先服务。 D、 航空邮寄：其中包括航空邮件、信纸信封一体邮件、预付邮资特快、数据邮寄、大宗航空邮件。 E、 快 递服务 （ 2）需要安全和保密投递时，可选择以下几种方法： A、邮寄费贵重物（现金、珠宝等）可用挂号邮寄、特保挂号等方式 重要且保密的文件选用文件挂号、回执挂号等邮寄服务 （ 3）物品类的邮寄可选择包裹邮寄 （ 4）运输不适合其它方式的大型物品可选择货运服务 1 怎样选择货物和服务的供应商。 答：选择货物和服务的供应商时要考虑以下几点： （ 1） 现金付款是否有折扣 （ 2） 货物的费用是否包括运费 （ 3） 批量订购是否提供折扣 （ 4） 如果有折扣如何按单位有关政策开发票 （ 5） 如果不提供折扣，是否有其它优惠的付款方式。 （ 6） 供货的便捷和供应商的位置 （ 7） 交付期、送 货、服务质量 （ 8） 供应商及有关工作人员的可靠性、信誉 （ 9） 有关货物的安全性 1怎样识别办公用品和易耗品的范围。 答：办公用品及易耗品的范围包括： （ 1） 纸簿类： A B5 等类型办公用复印纸；带单位抬头用纸；普通白纸；复写纸；便条纸；留言条；标签纸；牛皮纸；专用复写纸；大、中、小及开窗信封；横格笔调本；速记本；专用本册（如现金收据本） （ 2） 笔尺类：铅笔、圆珠笔、钢笔、彩色笔、白板笔、橡皮、各种尺子、修正液 （ 3） 小装订类：大头针、曲别针、剪刀、打孔机、订书机、订书钉、橡皮筋；胶带、起钉器 （ 4） 归档用品：各种文件夹、档案袋、收件日期戳 （ 5） 办公设备专用易耗品：打字机用色带、修正液等；复印机用黑盒等；计算机用磁盘、磁盘盒等。 1怎样进行办公易耗品的存储。 答：办公易耗品要按以下方法进行存储： （ 1） 储藏间或物品柜要上锁 （ 2） 各类物品要贴标签 （ 3） 新物品置于旧物品的下面 （ 4） 体积大、分量重的放置在最下面 （ 5） 小的物品、常用的物品应放在前面，易于见到和领取 （ 6） 储藏间要有良好的通风和照明，房间保持干燥 （ 7） 订立物品发放制度，确定物品发放人 1怎样做好办公设备故障报告与记录。 答：办公设备的故障报告应注意如下几点： （ 1）大多数单位有记录设备或服务出现故障或缺陷的规定。 应任命一名工作人员负责 一件设备，例如传真机或复印机。 （ 2）当办公设备出现故障时，要及时与负责此项设备的工作人员报告。 （ 3） 工作人员接到报告后，应及时向在有关管理人员或办公室主任报告，由其与售后服务工程师或租借设备的公司联系进行维修。 （ 4） 一般单位保留“故障登记”本，工作人员发现故障后，应在上面记录相关的细节。 故障登记本如下表示： 日期 设备 故障情况 故障报告人 采取的措施 修理日期 计算机 打印机多页送纸 苏珊 向计算机技术人员报告 1简述办公设备安全使用规范。 答：所有工作人员 在使用设备时，应遵守相关安全操作和使用规范。 （ 1）设备安全使用规范包括以下几个方面： A、 要遵守操作规程。 为了便于操作人员了解操作规程，应将操作手册保存在合适的位置，以便需要时可以很容易地找到。 B、 要随时警惕危险。 要及时发现险情并采取有效措施，如发现活动电缆，应把设备移到更安全的地方，发现损坏的插座应及时报告给有关人员进行维修或更换。 C、 设备操作要当心。 操作中要注意以下有关事项： （ 2）使用设备时应禁止： A、 在插座上插过多的插头。 B、 对设备小修时不关闭电源。 C、 穿松散的首饰或长丝巾操作设备，因为有被卡住的可能。 D、 除去任 何设备的安全防护罩。 E、 使用设备时吸烟、吃东西或喝水。 （ 3）使用设备时应做到 ： A、 停止作用不安全设备，直到它修好。 B、 在键盘上操作，手的姿势要正确。 C、 定期休息，减少眼睛疲劳。 D、 定期清理监视器屏幕，确保容易阅读。 E、 如果移动设备先断开电源。 F、 设备放在离电源近的地方，不用活动电缆。 （ 4）负责管理设备的人员应帮助和提醒他人。 应保证： A、 定期检查机器，以保证其正常工作和安全使用； B、 在发生火灾或爆炸报警的情况下，所有工作人员应知道如何离开，机器着火，工作人员应知道灭火器的位置； C、 电气设备每年应由专业人员进行检查； D、 有关安全 和健康内容的教育，应成为上岗教育的一部分； E、 应该把安全警告放在明显的位置，如在复印机旁边。 如何做好办公设备故障的维修记录。 答：许多单位保留办公设备的维修记录，以证明设备有维修的经历。 维修记录应包括以下信息： （ 1） 设备及设备供应商的名字； （ 2） 设备所在的位置及购买日期和费用； （ 3） 维修协议和协议的细节； （ 4） 上次检查设备的日期和人员； （ 5） 设备损害的记录、发生故障的类型及修理费用。 企业行政管理二级教材讲授指南 第三单元 工作环境的创建和管理 中心思想： 强调工作环境的安全及工作条件的基本要求，掌握在发生紧急情况 和事故时应采取的措施和处理方法以及对办公室人、财、物的管理和监督。 分段内容： 课时 一、工作环境安全及整洁的重要性（教材 ， ） 课时 用人单位、工作人员及卫生安全检查员为保证环境的安全应负的基本责任（见思考题 1） 对任何有碍健康和安全的隐患进行风险评估和处理（见思考题 2） 单位工作环境安全的必要性及应采取的措施（见思考题 3） 教学方法： 组织学生进行工作场所的模拟安全检查 讨论 总结讲授 二、工作区的基本要求 （教材 ） 2 课时 工作区的家具、设备和装饰（见思考题 5） 传统办公室的优点和缺点（见思考题 6） 开放式办公的优点和缺点（见思考题 7） 最有利于办公的流程（见思考题 8） 工作区的采光、采暖、通风、舒适、健康和福利应考虑的因素（见思考题 9） 教学方法： 组织学生在办公场所内参观 讨论 总结讲授 （拍录相） 三、紧急情况的识别和处理（教材 ） 2 课时 单位内部有可能发生的紧急情况（见思考题 10） 为降低员工的风险可采 用的措施（见思考题 11） 事故发生后的措施，事故记录本和事故报告表的填写（见思考题 1 13） 防火要求和措施，火灾发生后应采取的措施（见思考题 1 15） 教学方法： 讲课 填写各种格式的事故记录表和事故报告表。 四、办公。