xx市档案馆档案登记备份及数字化档案馆项目建议书

xx市档案馆档案登记备份及数字化档案馆项目建议书内容摘要：

号编制规则》 DA/T 131994  《 CAD 电子文件光盘存储、归档与档案管理要求》 GB/T  《磁性载体档案管理与保护规范》 DA/T 151995  《档案工作基本术语》 DA/T 12020  《档案主题标引规则》 DA/T 191999  《全国档案信息化建设实施纲要》  《浙江省国家档案馆管理办法》  《浙江省数字档案馆建设管理暂行办法》  《浙江省直单位电子文件归档管理暂行办法》（浙档（ 2020） 56号）  《浙江省档案局浙江省信息华工作领导小组办公室关于加强档案信息资源开发利用工作的实施意见》（浙档 [2020]6 号）  《浙江省实施归档文件整理规则办法》（试行）  《浙江省省直单位档案室电子目录数据库结构与交换格式》 13  《浙江省 综合档案馆 电子目录数据库结构与交换格式》 14 第 2章 档案 相关系统 介绍 我们所要建立的数字档案馆既不是模仿纸质档案为主体的实体档案馆，也不是将纸质档案进行数字化处理后形成的封闭的档案信息库，而是建立在现代信息技术的普遍应用基础上，把分散于不同载体，不同地理位置的信息资源以数字化的形式存储，以高度有序的综合档案信息资源为处理核心，为生产、管理和决策提供可靠的信息服务的超大规模、分布式数字信息系统。 根据档案界有关专家学者 对数字档案馆的研究以及我们的认识，数字档案馆应具备以下基本特征 馆藏资源数字化 数据是数字档案馆的核心，是档案 信息资源的数字反映，所以数字档案馆实际上是一个庞大的数字信息资源库，在这个资源库中，不仅有文字、图像，还有声音等多媒体介质，因此，数字档案馆除了现已存在的电子文件以外，还必须将馆藏的实态档案进行数字化处理，使其永久的存储在服务器的磁盘、光盘或其他存储介质中。 档案信息结构标准化 应该说信息结构标准化既是馆藏信息数字化的基本依据，又是档案信息能否方便快捷利用的前提和基础。 尤其是建设数字档案馆将要引进比较复杂的元数据的概念和很多新的数据处理技术，比如：数据仓库技术、数据挖掘技术、数据压缩技术、数据迁移技术等等。 这就要求档案信息结构的标准化。 档案信息传递网络化 网络化是信息社会的重要特征。 要实现信息利用的社会化，首先必须实现网络化，这是个重要的基础。 同样，由于数字档案馆是在网上运行的，因此，宽带高速网对档案信息的迅速传递是必不可少的途径和条件。 目前，支持数字档案馆的网络技术主要有：局域网技术， Inter 技术和 Intra 技术。 考虑到档案信息不同于图书或其他信息，其传递的范围要受到密级的限制和访问权限的约束以及系统的安全性，因此，在许多场合使用局域网技术和 Intra 技术较为稳妥。 15 生成空间虚拟 化 由于数字档案馆是一个群体概念，是由一个部门、单位乃至一个地域的众多档案馆或信息资源单位组成的联合体，通过网络实现跨库互动查询，达到使用信息的目的，所以从这个角度讲，正是由于网络技术的运用，使得传统意义上的档案馆改变了存在的性质和方式，延伸了传递的途径和条件，拓宽了使用的环境和范围。 这也正如部分档案学者指出的那样：通过网络的连接，传统档案馆被分成两类：一类是信息资源档案馆，一类是终端档案馆，前者为数字档案馆提供信息，后者则为用户提供服务，而终端档案馆则可认为是一种虚拟的工作环境。 档案信息利用社会化 众 所周知，传统介质档案的利用，在同一时间内只能供一个用户使用，其他用户如果想获得这种档案信息，只能等待，因而很难实现档案信息服务社会化。 建立了数字档案馆以后，这个问题就可以迎刃而解，用户可以在任何时间从网络上查询这些信息，实现真正意义上的档案信息服务社会化。 档案管理自动化 这是数字档案馆建设不可忽视的基本内容之一。 诸如档案自动编目、检索、档案自动标引、各类档案的借阅管理、统计、报表、档案业务建设活动等。 登记备份 分级化 各地市档案登记备份系统通过政务外网与省档案登记备份系统连接，实现档案登记备份业务管理 信息上报。 各区县档案登记备份系统通过政务外网与地市档案登记备份系统连接，实现档案登记备份业务管理信息上报。 档案登记备份工作依据属地分级的管理原则，逐级上报业务管理信息。 16 第 3章 项目背景与必要性 项目背景 随着政府信息化工作的加速推进，网络数据流量越来越大，数据归宿和信息资源开发利用问题日益突出。 如何管理和保存电子政务中产生的电子文件和电子档案，如何使电子化的信息在为领导决策和机关服务中发挥积极的作用，已成为以保存纸质档案为主的传统档案局 (馆 )和所有参加电子政务单位共同面临的问题。 因此，在建设数字政府的同时 ，与电子政务同步建设数字档案馆，是防止出现电子时代的“历史失落”，政府“记忆断代”，甚至出现“失忆政府”的正确举措和有效手段，更是在电子政务网络条件下，对档案工作与国民经济和社会发展协调发展所提出的必然要求。 为了推进档案信息化工作，以信息化带动档案事业的发展，借助于计算机技术、网络技术、通讯技术、软件技术等数字技术的支撑和国家对档案事业的重视以及档案理论的不断突破，国内的许多省市都以不同形式开始了数字档案馆的研究和建设，上海、北京、广东、山东、福建等相继推出了文档一体化管理系统、虚拟档案室系统、档案目录中 心系统、现行文件中心系统、电子文件中心系统等综合性应用系统，深圳、青岛、珠海更是先后投入巨资开展了“数字档案馆”建设的综合研究，形成了初步的各具特色的建设成果、建设思路和理论框架。 兄弟县的建设成果既警示我们尽早开展档案信息化工作的紧迫性和重要性，同时其经验和教训也为我们下一步开展数字档案馆建设提供了有益的借鉴。 项目建设目标 在“统一规划、分步实施、资源共享、确保安全”的原则上，立足最先进的信息技术和全新的发展思路，逐步建立起 XX档案数字资源的收集、存储、加工、管理、利用的过程体系和政府、企业、事业、社区 、家庭等档案管理的模式，建立政府机关、乡镇（街道）、 全市 的三级档案目录资源库、现行文件资源库、电子全文资源库、管理过程信息资源库，最终形成构建基于各种网络（局域网、政务网、互联网）平台上并覆盖 全市 的档案信息资源共享的中大规模的分布式数字信息系统，不断满足档案利用者和档案管理者需求。 17 充分利用各种政务网平台、公众网平台以及各类网络资源，以先进的信息技术为手段，集成建设适应本部门本单位一定时期内数字档案管理需要的网络平台，开发应用符合功能要求的管理系统，推动馆藏档案资源数字化、增量档案电子化，逐步实现对数字档案 信息资源的网络化管理以及分层次多渠道提供档案信息资源利用和社会共享服务。 其中，数字档案信息资源建设、提供档案信息利用和社会共享服务，是一项长期任务，应分阶段推进，有步骤实现。 项目建设内容 针对目前档案馆档案管理现状，以及建设数字档案综合管理系统的实际业务状况及未来发展的需要，根据系统总体建设目标，明确本项目建设内容： 利用各种数据采集手段，构建 XX 档案局 （馆）“档案数据采集中心” 针对档案局（馆）档案数据不同的来源（ OA办公自动化系统、各立档单位档案室上报的档案、其他业务系统）、不同的格式（纸介 质档案、电子文档、目录档案、磁介质档案、多媒体档案等）的档案资料，利用各种不同的手段加以采集，并按照国家、省、市、地关于档案归档采集的各种规范和标准，如《浙江省档案管理办法》、《国家档案局关于电子文件管理与归档规则》、《浙江省电子文档交换规范》以及 XX 对档案采集管理的相关规范进行档案数据的统一采集和著录。 建设数字档案综合管理系统，实现 XX档案局 （馆）“档案业务管理中心” 建设数字档案综合管理系统，实现档案的采集、接收、整理、保管、鉴定、利用、统计与发布，实体档案与库房管理，档案借阅管理以及与周边其他系 统进行数据交换的标准化数据交换接口等计算机自动化的档案管理功能。 为档案工作人员提供档案信息资源综合管理平台，用户可以依据权限在平台中得到各种档案信息资源和服务。 在系统数据层，利用海量全文数据库存储技术，将数字化加工后的馆藏档案进行全文存储，建立档案全文数据库、档案目录数据库、照片、声像多媒体档案数据库等档案资源库，全面提高档案的数字化率，满足档案信息查阅利用需要。 制定一套适合档案局（馆）数字档案综合管理系统以及档案业务发展的 18 档案管理标准规范，为数字档案的建设与发展提供保障。 构建符合管理要求的机 房，配备能够支撑档案局（馆）数字档案馆建设的硬件设备。 建立登记备份平台 建立档案 登记备份平台 ，逐步完善档案信息安全管理体制。 加强对计算机档案管理系统的管理，确保档案数据库安全，并对档案信息进行密级的控制；加强对电子公文归档工作的监督和指导。 保证各登记备份单位数据的安全。 项目建设原则 数字档案馆建设应当遵照 统筹规划、循序渐进，项目带动、重点突破，需求导向、保证安全，合理适用、稳步实施 的原则，积极推进，务求实效。 统筹规划、循序渐进。 应当根据各级政府电子政务建设整体框架和基本要求，及时将数字档案馆 建设与区域电子政务和信息化建设相衔接，综合考虑自身信息化发展水平、技术力量、资源规模、基础工作水平、资金投入等因素，确定总体布局和实施步骤。 项目带动、重点突破。 实施项目带动战略，支撑和带动数字档案馆整体建设和发展。 将数字档案馆建设分成若干子项目，以项目带动数字档案馆建设及推进各项工作的开展，有利于获得党委政府和有关部门的重视和投入，有利于集中人力物力有针对性地重点解决数字档案馆建设中的核心问题。 需求导向、保证安全。 数字档案馆建设应以需求为导向，着眼于党政机关、社会公众在线利用数字档案信息资源的需求，推动 档案信息资源的共享。 应当按照信息安全等级保护 的要求，采取相应的安全保障技术方法，配备必要的软硬件设施，建立健全安全管理制度，完善灾难恢复服务机制，确保数字档案馆建设和运行的安全。 合理适用、稳步实施。 要重视前期调研，进行可行性研究，结合本部门业务工作实际，提出创新性高、应用性强的功能需求，以确保系统开发和项目建设的合理性、适用性。 在项目实施过程中，档案部门的业务人员应全程参与，及时研究和发现问题，纠正偏差。 重大项目应当按照信息系统建设规范要求引入监理机制，对项目质量、进度、投资、安全等方面进行全程监理。 19 本方案的设计将在追求性能优越、经济实用的前提下，本着严谨、慎重的态度，从系统结构、技术措施、设备选择、系统应用、技术服务和实施过程等方面综合进行系统的总体设计，力图使该系统真正成为符合上城区政府的网络系统。 从技术措施角度来讲，在系统的设计和实现中，我公司将严格遵守以下原则： 实用性和集成性 系统的软硬件设计、还是集成，均应以适用为第一宗旨，在系统充分适应政府信息化的需求的基础上进而再来考虑其他的性能。 系统设计者必须能将各种先进的软硬件设备有效地集成在一起，使系统的各个组成部分能充分发挥作用，协调一致地进行高 效工作。 标准性和开放性 只有支持标准性和开放性的系统，才能支持与其他开放型系统一起协同工作，在网络中采用的硬件设备及软件产品应支持国际工业标准或事实上的标准，以便能和不同厂家的开放型产品在同一网络中同时共存；通信中应采用标准的通信协议以使不同的操作系统与不同的网络系统及不同的网络之间顺利进行通讯。 先进性和安全性 系统所有的组成要素均应充分地考虑其先进性。 我们不能一味地追求实用而忽略先进，只有将当今最先进的技术和我们的实际应用要求紧密结合，才能获得最大的系统性能和效益。 网络的安全是至关重要的，在某些情况下 ，宁可牺牲系统的部分功能也必须保证系统的安全。 成熟性和高可靠性 作为信息系统基础的网络结构和网络设备的配置及带宽应能充分地满足网络通信的需要。 网络硬件体系结构应在实际应用中能经过较长时间的考验，在运行速度和性能上都应是稳定可靠的、拥有完善的、实用的解决方案，并得到较多的第三方开发商和用户在全球范围的广泛支持和使用。 同时，应从长远的技术发展来选择具有很好前景的、较为先进的技术和产品，以适应系统未来的发展需要。 可靠性也是衡量一个计算机应用系统的重要标准之一。 在确保系统网络环境中单独设备稳定、可靠运行的前提下 ，还需要考虑网络整体的容错能力、安全性及稳定性，使系统出现问题和故障时能迅速地修复。 因此需要采取一定的预防措施，如对关键应用和主干设备考虑有适当的冗余。 一个高可用性的系统才能使用 20 户的投资真正得到回报。 可扩充性和兼容性 网络的拓扑结构应具有可扩展性即网络联结必须在系统结构、系统容量与处理能力、物理联接、产品支持等方面具有扩充与升级换代的可能，采用的产品要遵循通用的工业标准，以便不同类型的设备能方便灵活地联接入网并满足系统规模扩充的要求。 为了使所实现系统能够在应用发生变化的情况下保护原有开发投资，在设计系统 时，应将系统按功能做成模块化的，可根据需要增加和删减功能模块。 可维护性和可管理性 整个信息网络系统中的互连设备，应是使用方便、操作简单易学，并便于维护。 对复杂和庞大的网络，要求有强有力的网络管理手段，以便合理的管理网络资源，监视网络状态及控制网络的运行。 在设计和实现计算机应用系统时，必须充分考虑整个系统的便于维护性，以使系统在万一发生故障时能提供有效手段及时。