华西建筑施工公司产品工程档案管理制度(编辑修改稿)

华西建筑施工公司产品工程档案管理制度(编辑修改稿)内容摘要：

、载体简介、数量、案卷质量问题、整理过程处理情况、文件缺失说明、目录表、主要参加（整理、撰写）人员（姓名、职务）、日期等。 “索引卡”内容包括：工程项目情况简介（档案管理软件中已有统一格式）。 归档手续。 移交档案必须办理交接手续，将“案卷目录”作为“档案移交目录清单”，一式三份。 移交单位保存一份，接收单位保存两份。 交接双方清点无误，签字和盖章后方算手续完备。 各公司应采用先进技术和手段，逐步实现产品（工程）档案的数字化及网络化管理，提高工作效率。 公司内部应使用统一的《档案管理软件》，便于数据共享，有效利用。 归档时，应将与归档文件材料相应的电子文件按规定移交档案室，产生电子文件的（软硬件环境及相关数据）须符合有关要求。 归档文件中反映同一内容而载体不同的文件材料应 保持其一致性，注明互见号（关联档号）。 各公司应配备必要的档案保管设施，确保档案安全。 两个以上单位合作完成的工程项目，主体单位与协作单位应各自保存一套档案，另交一套给总包单位。 对因各种原因停工的工程项目，项目经理必须要求内业人员立即对前期施工过程中形成的各类文件材料进行清理、造册、封存。 封存后如遇内业人员工作变动，项目经理 必须指定专人接收并办理移交手续，然后继续封存。 项目经理必须对已被封存的各类文件材料的安全和完整负责。 如项目经理接手新的工作，或停工项目复工无期 （含烂尾楼），该项目经理必须与内业人员一起把被封存的各类文件材料按规定整理后向公司档案部门移交，并办理移交手续；同时，在管理层形成的与该项目有关的经济管理文件材料，也一并按规定向公司档案部门移交。 第八章 控制措施与奖罚 建立产品（工程）档案“归档保证金”制度。 同（协议）时应将移交合格的产品（工程）档案列入合同（协议）条款之中，并明确规定如不按时按规定移交档案，则扣取一定比例的“归档保证金”。 ，应明确提出移交 合格的产品（工程）档案的要求。 ，档案人员应向已经开工的工程项目部出具《扣取文件材料“归档保证金”的通知》和《扣取文件材料“归档保证金”计划表》（附件二、三），并加盖分管档案的部门印章及分管领导的签字，交本公司财务部门（结算中心或内部银行），由财务部门（结算中心或内部银 行）根据各工程项目的建筑面积扣取项目部一定比例的“归档保证金”（ 扣取金额的比例由各公司自定 ）。 各公司不准挪用“归档保证金”。 ，在 3 个月内 必须将全部文件材料按 规定 归档。 在 向档案室移交 后 （决算文件材料 可适当延后 归档 ） ， 由管理产品（工程）档案的人员出具《归档保证金退还通知》（附件四），经档案主管部门和分管领 导签字后，由财务部门（结算中心或内部银行）凭《归档保证金退还通知》，全额退还“归档保证金”。 凡不能按时按规 定移交产品（工程）档案的，每超期一天，即按百分比扣取归档保证金（ 扣取金额的比例由各公司自定 ）。 （工程）档案收集、整理、归 档、保管和开发利用等各项工作中做出突出成绩的，应 给予 表彰和 奖励 （ 奖励标准由各公司自定 ）。 ，造成产品（工程）档 案及 文件材料失真、损毁、丢失 或 拒交的人员，应 给予批评和罚款（罚款标准由各公司自定 ）。 情节严重者， 应按照《档案法》的规定 给予严肃处理。 ，任何人不得以任何理由留存各种文件材料原件。 确因工作需要，可留存复印件。 各级管理人 员在办理调动、离岗、退休手续前， 必须将个人保存的在实施工程项目过程中形成的文件材料移交给档案 室 ，并由分管档案工作的部门 负责人 和档案人员签字后方能办理相关手续。 第九章 归档方法 采取树样板、学经验、抓检查、办培训等形式，提高归档人员的业务水平，确保案卷质量。 产品（工程）文件材料的组卷方法。 ，在文件材料齐全、完整、准确的基础上，协助归档人员确定其保管单位（组成案卷）、拟写案卷题名、排列案卷顺序、给定档号、安装档案管理软件、指导录入编目方法。 ，在档案人员的协助和指导下，排列卷内文件材料顺序、编制页号，运用档案管理软件录入卷内目录、案卷目录（一式三份），放置备考表，装订成 册，打印粘贴封面和脊背，办理移交手续。 ，对一部分已经成册的文件材料，对照产品（工程）档案的案卷质 量标准采取加工、调整、补充、说明的方法。 （如：招投标书、中标通知、委托书、履约类保函、修正澄清文件、会议纪要、预决算书、往来函件等），在第二年文书档案立卷归档时一并归入产品（工程）档案。 归档案卷，可采取两种分类和档号编制方法：一种分在产品（工程）档案的工程管理类，即档号为：４．１１，另一种方法分在每个工程项目案卷之首，即档号为：４．１２或４．１３，待竣工文件材料收齐后再一并归档。 无论采取何种方法，一经确定不得轻易改变，在同一全宗内保持一致。 第十章 档案保 管与借阅 对接收的产品（工程。