会议专业化实施方案1(程序与标准)

会议专业化实施方案1(程序与标准)内容摘要：

会议专业化实施方案1(程序与标准) 会议(团队)操作程序与 标准目录、 销售部 1 前厅部 11、 餐饮部 15 工程部 22、 保安部 24 财务部 28、 营销部会议工作流程图 、 前厅部会议工作流程图 十一、餐饮部会议工作流程图 十二、会议设施设备、鲜花、食品报价单 会议专业化实施方案 1一、销售部：程 序 标 准1、电话询价与报价 1 接听客人询价电话1 询问客人公司名称，辨别是否为老客户，是本地客户还是外地客户。 辩清后可根据相应价格政策报价。 2 如是老客户，了解酒店房型等设施可直接向其报价。 3 如是新客户，对酒店不太熟悉，先简要根据其需求，针对性地介绍一个酒店房间或会议室的概况，并向其推荐。 4 先让客人作合适的选择。 5 根据客人的选择，先向其初步报价。 2 做好客人议价1 告知客人这是一个酒店现行的会议价。 请客人发送传真告知会议的详细情况，然后我们 将根据会议当时酒店的入住情况等综合因 素，根据权限是否浮动。 2 恭维客人或客人的公司，向客人表达友好合作的愿望。 3 主动为会议客户上门洽谈服务，带上一整套规范的洽谈资料。 4) 如是重要或大型会议，邀请客人来店参观现场，再敲定细节。 3、询问并在会议洽谈纪要上填写客户联系方式 应正确无误地在会议纪要上记录客人的联络方式、存档，并请文员输入电脑，资料共享。 4 制作书面报价单1 根据客人会议的日程及活动内容制作详细的会议计划书及报价。 2 向客人发送书面报价单，上面注明提请客人尽快确认，以便计划能顺利完成。 5 超权限报价及时请示 超出酒店会议价格政策的房价，及时向部门会议专业化实施方案 2经理请示。 6 将会议计划书及报价单存档 将发给客户的报价单存档于“报价” 文件夹 中，以便本人不在时其它人员能够跟进此计 划。 2、接待参观向客人介绍会议设施 1 与客户预约1 通过前台查找到合适的客户及准备好钥匙。 2 约定一个双方都感方便的日期、时间和见面地点。 3）事先应对客人所要经过的地点进行检查。 4）将客人的姓名或客户名称及约定见面的时间，地点告知前台，以便使客人感到他们是爱欢迎的和被重视的。 5）事先准备好有关推销资料和宣传卡片。 2 客人抵店后的接待1 在得到客人已到达酒店的通知后，应带好相关资料，微笑地在前台外面迎接客人，并直呼客人姓名，使客人产生一种被认知的亲切感。 2 了解客人有多少时间，告知客人将要行走的路线。 3 参观过程中鼓励客人提问题，并做相关记录，同时分发推销资料及饭店简介。 3 陪同客人参观1 带领客人参观客房时，应从低档房间开始。 2 进房间之前应用手敲门，确认房间无人后，再将门打开，带领客人参观。 3 在房间中介绍各种设施的特点及客人应能从中得到的享受。 4 参观客房结束后，在前往多功能厅或会议室之前，要顺路介绍娱乐、商 务中心、酒吧、 早茶等其他设施。 4 客人参观后1 若有时间可以请客人喝些饮料。 2 采用适当方式，了解客户单位活动概况和全会议专业化实施方案 3年会议等活动情况，以便促销工作明确方向。 3 总结要点，询问是否有其他问题。 感 谢各位光临，并亲自送客人出饭店大门。 5 客人离开后 客人离店后，写报告，并做好记录，为下一步的措施做好计划。 3、对已报价客户的跟踪 1 向客户发出会议计划单 经反复确认会议计划单，正确无误的状况。 2 与客人确认是否已收到计划书与报价 在报价发出的当天（不一定是马上），及时与客户联络，是否已收到传真。 3、引导客户搞好合作1 如果客户反应积极，即请客人尽快对会议计划予以签字确认，向客人说明尽快确认的好处。 2 如果客户对会议计划有疑虑，即刻向客户解释，并根据客户的要求进行调整，作出 针对性。 3 如果客户对会议计划反应消极，应向客人了解清楚是计划原因还是由于价格原因等，并作针对性的销售。 4）及时向部门领导反映进展状况。 4、经常与客户保持联系。 经常向客户致电询问会议的计划，将会议行程了解得越细越好，让客人感觉你对他们会 议的重视。 4、会议细节的洽谈 1、关注住房安排洽谈1 了解会议举行日期及会议的用房状况，并及时在电脑中查询是否发出重要预订，避免矛盾。 2 同时了解该日期是否还有其它未定的会议信息。 既可以作为与客户还价的筹码，又能及 时地在可能改变某档会议计划的情况下，建议客户调整，争取收益最大化。 会议专业化实施方案 43 按会议洽谈纪要上的格式和内容记录客人的住宿计划。 2、向客人了解会议活动行程1 及时查询避免在宴会、会议设施上有重复冲突。 2 如有重叠和其它原因，可向客人作有利的针对性的调整建议。 3 按会议洽谈纪要的格式记录客人会议行程活动。 3、与客人确认房间、会场、用餐等大 项目的价 格1 在了解能满足客人设施及服务的需求后，向客人报出客人所需设施及服务的价格。 2 与客人确认以上价格。 4、与客人确认房间布置要求 确认以下事项：是否撤出迷你吧是否关闭长途5、与客人确定会场的形式及会议设施及会场服 务1）会场布置的形式2）会议背景、会标3 会议场设备话筒、音响、投影、白板、夹纸板等4）是否需布置鲜花、绿色植物5）确认桌面文具的摆放6）是否有其它特殊需求6 与客人确认会场服务的形式1）是否需茶水、矿泉水服务2）是否需要提供水果或其它食品3）是否需要 果有，确定标准4 其它特殊要求7 与客人确认公共区域环境布置的要求1 询问客人是否需要如下的布置：室外横幅、会议专业化实施方案 5欢迎牌、指示牌、海报等。 2 如是大型会议，还要与会务人员确认是否需汽球、汽模、彩旗等室外布置。 3 向客人公布酒店的收费政策并与客人确认收费标准。 4 请客人提供需我方制作的文字内容，并分项详细记录，尽可能让客人提供文字稿件5 特殊布置请工程部直接参与洽谈。 8 与餐饮部一起与客人确认宴会服务的有关细节1）宴会厅布置要求2）席位卡3）位卡4 指示牌5 台形图6 菜单9 与客人确认有关 要客人接待1）是否需高规格欢迎标准2）是否需房内 置3）其它特殊服务要求10、与客人确认信用担保及结算的方式1）预付款（支票、汇票、信用卡）2）签单人姓名3）结算时间5、与客户确认会议接待计划（签订合同） 根据与客户洽谈的会议细节，制作会议接待计划并传真给客户1 按格式制作书面的接待计划，含住宿计划、会议活动、酒店行动计划、 结算价格及方式等会议细节。 2）请客人签字确认作为合约依据。 3）如果不是很复杂的会议可以根据双方会谈时的会议谈纪要手写稿，双方签字作为合约。 6、向各部通知会议接待计 划 根据客户确认的会议计划制订会议接待计划1 将客户确认的会议接待计划，按酒店办公自会议专业化实施方案 6动化模块的格式输入电脑。 2 住宿计划、会议活动行程、酒店行动计划、结算提示等各个细节都必须详细、清晰。 3 对照与客户确认的会议接待计划，确认无误后，向各部发送。 4 发送计划通知后，再与各部联系，并 查看宴会预订、会议室预订等信息确认各部门收到了计划。 5）环境布置方面向公关部开具美工单，落实计划。 7、会议确认后抵店前的跟踪1、主动与客户联络，了解会议计划有否变化1）主动联系，先表示对客户会议的重视和对客户的感谢。 2 了解会议计划有无变化。 2、有关客人事先未明确，需提供的名单、背景文案内容、会场形式等内容要及时提醒客户，提前提供资料。 3 客户会议计划如有变动，及时在接待计划通知中变更1 对于客户会议计划中变更的内容及时在酒店接待计划通知中变更。 2 电话通知涉及变更的相关部门，并一定通知到餐饮部及大堂副理。 4 按照计划通知中各部的行动计划，与各部确认准备落实情况。 8、会议进行中与客户的沟通与跟踪、变更、通知1、与客户保持畅通的沟通联络渠道1 经常与会务人员接触，聆听需求，协调落实各项活动。 2 记录会务人员的电话及提供自己的联络方式给会务人员，保持沟通的畅通。 2、会议跟踪日根据会议计划，按行程安排提前一天检查，协调次日各项活动，确 认各部能按时作好准备。 3 按会议活动日程，在每项活动前 1 小时30会议专业化实施方案 7分钟确认各项工作已落实到位。 1 与餐饮部沟通，确保宴会用餐、会场工作的提前落实。 2 与大堂副理协调，确保 务、会 场、用房等确保落实。 3 与美工协调，确保环境布置的落实。 4 将大堂副理、餐饮部等介绍给会务人员。 4 变更通知1 客户如有任何计划的变更，应及时在会议计划通知中更改。 并同时电话通知相关部门。 2 通知餐饮部、大堂副理、预订等相关岗位有关更改内容。 3 跟踪检查变更后行动计划的落实。 9、会议的分房操作 1 接到会议信息时，立即进行初步框房，将会 议的大概时间、用房数、联系人输入电脑。 2 如在会议召开前一周尚未接到会议通知单，则与电脑中输入的联系人联系，确认会议是否在店召开。 3 在会议确认后，根据会议通知单的要求生成户籍。 4 在会议召开前一天，对照会议通知单，核 对电脑中的分房。 5 接到变更通知后，立即在电脑中作出相应的修改，对通知相关部门。 10、会议意见的收集与反馈 会议结束后请会务人员填写意见反馈表1 会议结束后，务必要征询会务人员及参会人员对酒店的意见反馈表。 2 顾客反应一般、较差或投诉事项应详细写明内容，满意的事项如可能也要写明内容。 3 尽可能多征询几个会务人员或参会人员的意见，注明提供意见人员姓名、 联络方式，如可能请客人签字。 4 将意见反馈表交部门文员处，部门必须收到每档会议的意见反馈表。 会议专业化实施方案 85 一些重要反馈意见必须立即反馈部门，以便快速对宾客进行反馈。 6 意见收集上报后，反馈表存档于会议客户历史档案中，以便客户将来再次会议时查询，使工作做得更细。 7 将反馈的内容收集入一周宾客意。