东方建设地产投资公司综合行政管理制度(编辑修改稿)

东方建设地产投资公司综合行政管理制度(编辑修改稿)内容摘要：

档后须填写《档案管理登记表》（附表 1）。 第三节 机要档案 一 、 机要档案按其内容分为 “ 绝密 ” 、 “ 机密 ” 、 “ 秘密 ” 三级。 其中： 二 、 划分标准： 绝密档案包括： 公司经营发展中的经营战略、经营方向、经营规划、经营项目及经营决策、战略性的合作协议及金额在 200 万元以上的重大合同。 机密档案包括： 财务资 料； 公司重要会议纪要； 公司经营情况； 人事档案、薪资性档案、劳动合同； 技术资料； 金额在 10 万 200 万元的合同。 秘密档案包括： 重要项目资料； 项目合同协议。 第四节 档案装订 一、以左方装订为原则，右上角标明档案号。 二、文件如有皱折、破损、参差不齐等情况，应先整补，裁切折叠，使其整齐，再装订。 第五节 保存期限 档案保存期限除政府有关法令或本公司其他规章制度特定者外，一律按照 下列规定办理： 一、永久保存： 公司章程； 股东名簿； 股东会、董事会、监事会 会议纪要； 公司证照； 各级批文； 印鉴； 公司年度经营计划； 公司年度经营总结； 年度财务报表； 技术资料； 1不动产所有权状及其他债权凭证； 1人事资料； 1大型活动图片、音像资料； 1其他核定须永久保存的文书。 二、十五年保存： 会计凭证； 其他经核定须十五年保存的文书。 (其它财务档案的保存期限按国家相关规定执行 ) 三、五年保存： 期满或解除的合同协议； 完结后的项目方案； 其他经核定须保存五年的文书。 四、一年保存： 部门工作计划及工作总结； 完结后的部门请求报 告； 完结后无长期保存必要文书。 五、公司规章制度由总经办永久保存，使用部门视其有效期限予以保存。 第六节 保管部门 一、财务专项机要档案由 计财部 部负责保管。 二、人事专项机要档案由 总经办人力专员 负责保管。 三、股东会、董事会、监事会资料由 总经办主任或副主任 保管。 四、其他档案均由 总裁办负责统筹管理，并设档案室，专门用于保管合同、项目、工程、营销等专项档案；档案室属集团公司机要重地，除总裁办负责档案室管理的专职人员外，其他人一律不得进入。 五、档案员应妥善保存档案室钥匙。 除总裁特别批准外，任何人不得单 独进入档案室。 六、档案室应使用具有防火及防盗功能的档案柜，配备消防设施。 并采取防蛀、防潮等措施，确保档案的保存期限。 第七节 档案移交 一、公司各类证照、批文在颁发之日起移交 办公室。 二、公司章程，股东会、董事会、监事会会议纪要、决议，应自签发之日起三日内移交 办公室。 三、合同协议应在签订之日移交 办公室。 四、财务档案、人事档案由部门自行立卷、归档、管理。 五、其余档案半年移交一次，时间为每年的 1 月和 7 月。 六、档案移交须填写《档案移交清册》（附表 2）。 七、《档案移交清册》一式三份，移交双方各一份， 办公室 留存一份。 第八节 档案 查阅 一、因工作需要需 查阅 档案时，须填写《档案 查阅 申请单》（附表 3），并经相应核准人核准后方可 查阅。 填写《档案调阅申请单》，注明借阅理由，由部门领导和主管经理分别签字批准后方可借阅（需在档案管理员指定位置阅读）； 如需自档案室调走档案，须填写《档案调阅申请单》并经部门经理、主管经理签字批准，但原则上应使用复印件，并在复印件上加盖 “ 受控 ” 节；无特殊原因，不得将档案材料带出公司，必须带出者须经总裁批准。 列入秘级的档案材料不得借阅，特殊情况下须经总裁批准方可。 档案管理人员在办理借阅手续时，应认真审核是否符合审批程序，并进行登记，登记内容包括借阅人、借阅档案名称、页数、编号、要求返还时间以及借阅人、审批领导签字。 到达返还期后，管理人员应督促借阅人将借用档案及时返还。 二、 各类档案 的 查阅 须部门经理核准，跨部门档案 查阅 须 总经办 主任核准，但仅仅限于档案的查阅、复印，使用原件或 查阅 机要档案资料须总 裁 核准。 （保密性档案的范围见《机要档案管理制度》）。 三、档案管理人员必须严格按照《档案 查阅 申请单》的内容，将档案调出，供调档人查阅。 四、调档人必须是《档案 查阅 申请单》里注明的查阅人。 五、《档案 查阅 申请单》由档案管理人员留存备查。 六、档案借阅时间最长不超过 8 个工作时。 七、如调档内容更改、调档时间延长，应按调档程序重新办理。 第九节 档案销毁 一、超过保存期，且无保存价值的档案应销毁。 二、需销毁的档案由保管部门填报《档案销毁申请表》（附表 4），经相应核准人核准后方可销毁。 三、部门内部档案由部门经理核准销毁；机要档案由总 裁 核准销毁；其余档案由主管副总经理 或总经理 核准销毁。 四、销毁档案须两人以上人员共同完成， 办公室 指定专人监督销毁，并填写《档案销毁登记表 》（附表 5）。 五、档案销毁每半年进行一次，即每年的 1 月和 7 月。 六、《档案销毁申请表》、《档案销毁登记表》各一式二份，申请部门一份， 办公室 一份。 第十节 其他 一、档案管理人员应妥善保管，防虫蛀、防霉、防丢失，保证档案安全。 二、所有档案应有专柜存放、加锁，定期清理通风，防湿。 三、所有档案不得随意查阅、复印，不得置于公共场所。 四、本制度附件包括：《机要档案管理制度》。 五、以上表格均由 办公室 统一编号。 六、各部门必须严格按照本制度相关规定保管档案。 第三章 印章使用管理规定 一、根据公司不同业 务的工作需要，公司印章有不同的使用范围。 为保证公司的合法权益不受损害，杜绝失误发生，特规定如下印章使用办法。 二、印章刻制按公司业务需要由部门提出申请，公司领导批准后，由总经办统一办理。 印章刻好后由总经办办理印章登记手续，填写《印章管理登记表》，备案并留好印章样图。 三、总经理通过授权赋予一些部门对其部门（专业）印章的保管权和使用权。 由被授权人在总经办签字领取印章，指定专人保管。 各部门在使用印章时应严格遵守印章授权使用范围、期限等规定。 四、 公司印章使用范围、保管人、使用印章审批人等规定见 附表 （附表 1）。 五、 印章由指定保管人专人妥善保管。 保管人对所负责的印章丢失或盗用，所引起的经济损失和法律责任等负全部责任。 六、 当印章管理人变动或印章在经公司领导审批同意调走时，应及时办理交接手续，填写 “ 印章管理登记表 ”。 七、 印章的使用 每枚印章使用前要由经办人填写《印章使用审批单》，并经指定的审批负责人进行审核。 审批人要按公司有关规定审查要加盖印章的文本内容是否在授权的范围内，审批通过后通知印章保管人员后，方可使用印章。 审批人对文本加盖印证后的一切经济损失和法律义务负主要责任。 印章保管人须将加盖印章的文本连同《印章使用审批单 》归档保存。 公司印章原则不允许携带外出，如确系特殊需要须经部门经理提出书面借用申请，并经总经理批准签字后方可借走，借用时须填写《印章借用申请表》（见附表 3），并必须两人以上一起办理借用手续，在借用登记表上签字。 原则上借出的印章当天归还，不得延误。 印章外借期间的使用由部门负责人全权负责。 员工如需要公司出具有关证明，本人应先提出书面申请，部门负责人审核，总经办签字后方可盖章。 八、 责任 印章使用责任人（签字人）对印章负有经济、行政、法律责任。 监印人员对违反规定的签印有权拒绝用章，印章保管人员不 得私自动用印章。 若非法使用印 章，一经查出根据事件的严重程序给予严厉的行政处分或追究其经济、法律责任。 若印章在使用、保管过程中不慎遗失，则追究责任人相应的行政、经济责任，给予严厉的处分，并赔偿所发生的一切费用。 序号 印章 名称 使用范围 保管 部门 使用审批人 使用规定 备注 1 公章 公司对外所有正式文件 ,对内通知等正式行文 总经办 总裁、总经理或授权人 2 财务 专用章 公司正式财务文件、报 告、证明、票据等 计财部 计财部经理 财务报表使用时，由计财部经理审批，除支票用印按照《财务管理 制度》相关规定外，其余均由主管副总经理核准 3 合同 专用章 公司各类合同 总经办 参见 《 合同管理规定 》 参见《合同管理规定》 财务合同需总经理核准 4 法定代表人印 （支票） 支票 计财部 见《财务制度》有关规定 见《财务制度》。