长白电器公司文件和资料控制程序(编辑修改稿)

长白电器公司文件和资料控制程序(编辑修改稿)内容摘要：

4． 3 文件的编写和审批 4． 3． 1 《质量手册》由质检部组织编写，经质量负责人审核，总经理批准。 4． 3． 2 程序文件由相关部门编写，各归口管理部门部长审核，质量负责人批准。 4． 3． 3 其他文件分别由相关部门编制，各部门负责人审批，重大项目由质量负责人或总经理批准。 4． 3． 4 确保文件的正确、清晰、协调、易于识别和检索。 4． 4 文件的发放 4． 4． 1 文件发放时办理登记手续，签字领用， 文件的发放、回收要填写 “文件发放回收记录” 4． 4． 2 公司范围内及向审核机构发放的文件为“受控”文件，在封面加盖“受控”印章。 向顾客提供的文件为“非受控”文件。 4． 4． 3 受控文件发放要注明发放编号，按 DC01～ DC99 发放号进行发放，发放编号原则如下： DC ** 序号（从 01 开始） 文件发放代号 4． 4． 4 当使用的文件严重破损并影响使用时，应到发放部门办理更换手续，仍沿用原文件分发号，破损文件由质检部收回。 4． 4． 5 若文件丢失，应向发放部门说明丢失原因，申请补发。 补发的文件应给予新的分发号，并注明原文件分发号作废。 4． 4． 6 提供给认证机构和供方的文件，按内部受控文件处理。 4． 5 文件的评审 每年三季度由质检部会同办公室组织使用部门参加，对现有体系文件的适用性、协调性进行评审，必要时进行修订。 4． 6 文件的更改与换版 4． 6． 1 体系文件的更改，由质检部组织实施。 填写“文件更改申请通知”，经总经理或质量负责人批准后实施。 质检部 应保留文件更改内容的记录。 4． 6． 2 其他文件的更改，由相应主管部门填写“文件更改申请通知”，经原审核人员审批。 若指定其他人员审批时，应获得审批所需依据的有关背景资料。 4． 6． 3 文件更改时，要按规定做好记录。 所有被更改的原文件必须由相应主管部门收回，以确保有效文件的唯一性。 4． 6． 4 文件页数较多，更改页数较少，则仅更改修改之页，更换修改之页后，文件的版本号不变，页 /章版号须变更，页 /。