采购管理-oracle实施采购业务方案(编辑修改稿)

采购管理-oracle实施采购业务方案(编辑修改稿)内容摘要：

品没有物理库存，不存在库位控制的问题。 但是对货物需要进行跟踪监控，要求采购订单、入库通知单、销售订单编号一致，以实现成本测算。 光电部贸易类物品有物理库存，但未对存放库位进行管理控制。 光电部同样需要根据采购订单号跟踪采购物品。 都未使用序列号控制。 生产基地： 远达光学 : 目前有光学完工库、光学毛坯库、工具工装库、辅料工具库、金工库（橡胶件、结构件、金工件）、 光学棱镜库、易燃易爆库、包装材料库、成品库等。 都没有库位、批号、序列号、版本控制。 橡胶件有过期控制。 奥德光电：目前有光学完工库、光学毛坯库、工具辅料库、金工库、包装材料成品库等 5个仓库。 没有库位、批号、 序列号、版本控制。 橡胶件有过期控制。 解决方案 总部： 贸易一部、贸易二部的业务由于存在供应商提前开票结算，确认存货的情况，因此将运用北方开发的订单流程，由销售订单导出生成请购单，自动创建为采购订单，供应商开来发票要求付款时，在系统中接收入库。 物品出口发运给客户获取相关单据后，在系统中进行发运确认的操作。 光电部采购的物品基本都先入北方光电自备库，因此光电部销售订单将采用开发的流程，将采购物品接收入库后，再进行挑库发运的操作（具体参见销售订单管理模块）。 采购部采购员、贸易一部、贸易二部采购人员将请购单中接收人附注中记录的销售订单编码作为前缀，加流水号，作为采购订单编码，实现销售订单与采购订单之间的 联系。 接收入库单可以根据采购订单进行查询，在采购定单 8778e008b016f415672a6c4c84f9813f 10 公司机密，仅供内部使用 查询界面实现。 将采购订单查询菜单设定给销售员，销售员即可在系统中适时查询采购订单所处的状态。 北方光电本部自营出口 , 投标 , 进料加工要进行成本盈亏测算 .这部分 业务中所涉及的产品要进行批号控制。 批号编码规则参见库存解决方案。 其他业务的产品考虑到以后会出口，也要进行批号控制。 编码规则参见库存解决方案。 生产基地： 设立多个子库存，对物品进行分类管理与控制。 无需对物料进行批号、系列号等控制。 子库存与库位等的设置具体参见库存模块的方案设计。 8778e008b016f415672a6c4c84f9813f 11 公司机密，仅供内部使用 3 供应商管理 业务需求 北方光电 供应商目前没有统一的编码规则。 现有的点石系统中，供应商信息由业务员自己维护。 业务员可以选择供应商信息不共享、部门内共享和部门间共享。 供应商分类按照 部门 分为轻工类、机械类、光电类、照明类等。 生产基 地 远达光学的供应商信息由生产部人员按照供应商产品类别分别由专人统计更新，统一至远达集团调度室进行汇总。 供应商没有编码。 供应商按照产品分为：光学类、金工类、辅料类、包装材料类。 奥德光电的供应商信息由生产部业务员按照类别收集，统一至远达集团调度室进行汇总管理。 供应商没有编码。 供应商分类与远达光学的分类方法相同。 远达集团总调度室每年对供应商进行考核，考核标准没有明确的规定。 远达光学与奥德光电采购员将收集的供应商表现等信息汇集到总调度室进行分析。 选择新供应商时，从规模、价格、质量、交货期上对供应商进行考量。 公司仅与通过考核的供应商签订采购合同。 BPR以后总部与生产基地的供应商信息统一由北方光电采购部专人负责录入与维护。 解决方案 供应商信息内容： Oracle系统可以记录供应商名称、编号、分类、地址、联系人、付款条件、应付款、预付款帐户等信息。 供应商信息维护： 供应商信息的准确性根据 BPR设计的组织架构与部门职责，并保证供应商信息的准确性，由北方光电采购部专人负责供应商信息维护。 供应商信息安全性： 8778e008b016f415672a6c4c84f9813f 12 公司机密，仅供内部使用 系统的供应商头信息在各经营单位之间共享，地址层信息在各经营单位之间屏蔽，在经营单位内部共享。 考虑系统数据 的准确性与完备性，建议由北方光电采购部专人负责供应商信息在系统中的维护。 供应商编码： 供应商编码可以采用自动编码或者手工编码，手工编码可以使用字符，最长30位。 经过讨论，初步确定运用手工编码， 编码规则参见北方工业总部编码规则。 供应商分类： 系统可以记录供应商分类信息，在采购快查码中定义供应商类别，录入供应商时就可以选择所属的相应类别。 总部分类：贸易一部、贸易二部、采购部 生产基地分类：光学类、金工类、辅料类、包装材料 供应商评估与合格供应商管理： 1. 供应商评估信息的收集 定期查看供应商产品目录，其中记 录了与供应商发生每一笔交易的信息。 利用报价查询和报价分析来帮助评估供应商。 运行系统提供的关于供应商信息的报表，从不同角度收集评估信息： 序号 报表名称 报表内容 1 按分类的采购汇总报表 按物品类别，供应商，采购员，订单日期打印采购订单的汇总情况。 2 按供应商的发票价格差异报表 按物品类别，供应商，期间打印采购订单和发票的价格差异，只有采购订单和发票匹配的才能统计。 3 采购订单及发放明细报表 按采购订单查看采购订单的发放情况，注：只有计划采购订单和一揽子采购协议有订单发放。 4 供应商采购汇 总报表 按供应商打印采购订单汇总情况表。 5 供应商服务性能分析报表 按物品，物品类别，供应商等打印供应商到货日期同采购订单需求日期的对比报表。 8778e008b016f415672a6c4c84f9813f 13 公司机密，仅供内部使用 6 供应商过期发货报表 按供应商查看根据需求日期，过期未到的采购订单及物品明细情况。 7 供应商质量性能分析报表 按供应商打印供应商物品的验收情况表。 8 供应商暂挂报表 按供应商打印暂挂的采购订单情况表。 9 过量发货报表 按供应商打印供应商发货数量超过订单数量的过量发货情况表。 2. 根据收集的数据进行供应商等级的分类，针对供应商所属等级在系统中录入相应 的付款条件、接收方式等。 做采购订单时，相应的供应商信息会带入采购订单中，用来管理与供应商的交易条款。 3. 系统可以维护合格供应商清单，并限制物料仅可从合格供应商处采购。 具体是在库存定义物料时，要求“使用批准供应商”，在采购模块中定义合格供应商清单，明确某物料的合格供应商是哪些。 业务员将无法提交不合格供应商的采购订单。 8778e008b016f415672a6c4c84f9813f 14 公司机密，仅供内部使用 4 请购管理 请购流程 业务需求 北方光电 贸易一部、贸易二部采购组、采购部目前没有请购流程。 生产基地 根据 BPR成果，当生产基地需要自行采购一些还不能够与供应商签订一揽子协议的零星采购，请购 流程如下： 1. 采购经办进行询价、报价等活动 2. 查询以往历史交易，选择最优报价，制作请购单，提交审批 3. 由部门经理、财务部经理审批，在超出审批范围时，由公司总经理进行审批 具体参见 BPR交付成果“采购申请（计划）制定、审核及下达流程” 经 BPR讨论确定，固定资产低值易耗品的采购申请与采订单等流程不在 ERP系统中体现。 目前未采用采购预算控制。 解决方案 北方光电： 由于北方光电主营贸易业务，物品的采购需求基本来自于签订的销售订单，只要销售订单通过了审批，就可以采购相关物品，因此不存在手工录入请购单的情况。 在本方案 中，将运用直接发运或者开发的工作流将销售物品信息传递至采购模块，系统将自动生成请购单，传递至采购部门进行采购。 生产基地： 运用系统标准的请购单功能，在系统中定义相应的审批层次，采购经办可以在系统中制作请购单，按照审批路径与审批权限提交审批。 8778e008b016f415672a6c4c84f9813f 15 公司机密，仅供内部使用 5 询价及报价管理 询价单 业务需求 北方光电与生产基地的询价都通过电话、传真等形式进行。 没有固定的书面形式的询价单。 解决方案 北方光电 总部的询价活动包括内部询价（即销售人员向采购人员的询价）和对外询价（即传统意义上的对供应商询价）。 1. 内部询价： 系统没有标准的内 部询价功能。 考虑到运用请购单变通作为内部询价单，操作上比较复杂，而且仍然需要手工业务的配合，因此建议系统外进行。 具体的操作步骤： 1. 销售人员在获得客户的意向后，将需求记录至手工的内部询价单，传递给采购人员。 2. 采购人员进行对外询报价。 3. 采购人员与销售人员沟通询价结果。 4. 采购人员将沟通结果记录在内部询价单上，购销双方进行签字确认。 2. 对外询价： 采用系统标准的询价单功能，记录对外询价情况。 为了简化操作，可以从请购单行自动创建成询价单。 并可以打印询价单，发给供应商。 生产基地 采用标准的对外询价单功能记录采购询价信 息，在系统中录入询价物品、数量、目标价位、向哪些供应商询价等信息。 8778e008b016f415672a6c4c84f9813f 16 公司机密，仅供内部使用 报价单 业务需求 北方光电 供应商报价的方式主要有电话、传真。 供应商报价时已经考虑了采购数量等因素，因此其报价中不包括任何折扣信息。 报价无需审批即可生效。 希望业务员可以查询以往的报价历史纪录。 生产基地 供应商报价主要是针对价格合同，报价方式主要有电话、传真。 报价内容包括物品编号、价格、图纸、模具等。 业务执行过程中，存在价格更改的情况，一般是价格下调。 报价需要经过总经理或生产部经理审批方可生效。 价格合同将保存在远达集团总调度 室。 解决方案 北方光电： 系统中可以记录报价信息， 并可以由询价单自动生成报价单。 生产基地： 系统报价单可以记录物品编码、价格等信息，图纸、模具等信息如果有电子文本，可以挂为附件。 系统具备报价审批功能，可以在询价单上注明是否需要报价审批，针对该询价单的所有报价都将需要审批；或者制作报价单时要求报价审批。 鉴于系统中没有报价审批的工作流，所有具有该界面操作权限的员工都可以进行报价审批的操作，控制意义不大，建议将通过审批生效的报价录入系统，为以后的业务提供参考。 8778e008b016f415672a6c4c84f9813f 17 公司机密，仅供内部使用 6 订单管理 订单生成 业务需求 北方光 电 贸易一部、贸易二部的采购订单根据销售订单生成，采购部为光电部制定的采购订单由销售订单生成，为生产基地制定的长期框架协议根据生产计划生成。 目前销售合同基本与采购合同一一对应。 生产基地 生产基地的标准采购订单根据长期框架协议的相关规定生成。 采购订单无需与销售订单进行对应。 解决方案 北方光电： 总部的采购业务分为三种类型： 1. 贸易一部、贸易二部、光电部等的贸易类采购业务。 2. 总部销售生产基地物品业务。 3. 总部采购部为生产基地签订的长期框架协议业务。 1. 总部贸易类采购业务类型 : 编号 类型 描 述 1 自营出口业务 处理出口业务的国内采购，在采购模块管理 2 自营进口业务 处理自营进口采购业务 ，在采购模块管理 3 进料加工不作价业务 包括进料加工的原料采购和加工费用的处理，在采购模块管理 4 进料加工作价业务 处理进料加工的原料采购与成品采购业务，在采购模块管理 5 来料加工业务 收取加工费用的业务类型，在财务模块管理 8778e008b016f415672a6c4c84f9813f 18 公司机密，仅供内部使用 编号 类型 描 述 6 代理进口业务 收取代理费的业务类型，在财务模块与采购模块管理 7 内贸业务 处理内贸采购业务 ，在采购模块管理 注： 1. 这里所指的代理进口业务是指纯代理的 情况，区别于北方光电以往的代理业务的范畴，这里的代理业务在财务上反映的不是结转收入和成本，而是代理费的收入。 2. 这里所指出的业务类型以及业务类型的解决方案同样适用于远达集团的业务处理。 自营出口业务的处理 贸易一部、贸易二部、光电部出口业务中的采购订单，一般要求记库存帐，再根据销售订单的规定将物品发运至客户处，并结转。