采购管理-mro器材采购业务指南(编辑修改稿)

采购管理-mro器材采购业务指南(编辑修改稿)内容摘要：

，必须在修改合同审议书并再次获得批准后 再以此为依据生成 P/O. 但，如果价格发生变动，必须根据申请部门的要求，对 P/R进行变更后， 依据变更后的 P/R生成 P/O. ③ 在 P/O Sheet上得标明以下文字 , 实物必须与 Invoice一起发送，在 Invoice上必须标明 产品 P/O号码 、 P/O Item号码 、 器材编码 、 Description、数量 . ④ 为了使用以入库基准为根据的 ERS处理 I/V(生成凭单 )，在 P/O中需选择 GRBased I/V, ERS, GR功能。 但，即使是采用分件生成凭单的法人也得采用以入库为基准的货款支付规定，因此得选择 GRBased I/V功能。 4) 发送 P/O ① 向企业发送 将已获得审批者批准的 P/O Sheet打印并获得管理者签字后，将其发送给企业。 ② 向仓库管理者发送 将已获得批准的 P/O Sheet复印件 2份在当日内发送给仓库负责人，在入库时作确认用。 . 采购部门审批 者应进行以下工作。 1) 批准 P/O 确认是否与合同审议书内容一致后予以批准。 . 仓库管理负责人负责以下内容。 1) 在接到的 2份 P/O Sheet上盖上印有“企业负责人、仓库负责人、采购负责人、采购部门管理者”确认栏的图章后另做保管，以备入库时确认用。 2) 将接到的 P/O Sheet的内容登记在仓库管理台帐上。 . 文件保管期限 P/O须保管 5年。 第 12条 (入库及出库 (器材管理 )) 1. 入库 (G/R) . 仓库负责人应进行以下工作。 1) 负责所有 MRO的接收工作 2) 在从企业接收实物时，将 一起接收的发货清单与 P/O内容进行比较，确认是否有问题。 3) 如果没有问题，企业负责人及仓库负责人在接收的 2张 P/O Sheet上写上接收日期并签名。 4) 在 SAP R/3中以 P/O号码为基准，对所接收的数量做入库处理。 此时将系统生成的 Material Document号码登记在仓库管理台帐上。 5) 将货物按产品分类分别放在事前指定的位置，以便查找。 6) 通过 Single及电话通知采购申请负责人货物已到，让其马上来收领。 7) 将接收的发货清单与企业负责人、仓库负责人已确认过的 1张 P/O Sheet在第二天早上9点之前交给采购负责人。 . 采购负责人应进行以下工作。 1) 按发行的 P/O的交货期，确认货物入库状态，避免发生交货延迟。 2) 以从仓库负责人处接收的发货清单和签过字的 P/O Sheet为根据，确认系统是否已做G/R处理。 确认发货清单上的交货日期与入库处理日期，避免发生入库迟延。 3) 签过字的 P/O Sheet和发货清单将作为核查和支付货款的凭证，所以应另加保管。 但在生成个别凭单时，将其交给当日 I/V主管部门――财会部门。 4) 每周六以仓库管理台帐和 SAP R/3的 G/R清单、库存数据为依据实施实物 核查作业。 . 文件保管期限 与入库相关的文件及仓库管理台帐须保管 5年。 2. 出库 (G/I) . 采购申请负责人应进行以下工作。 1) 接收货物 ① 如为一般消耗品和 S/P，在得到仓库负责人入库结束的通知后马上接收货物。 此时，申请负责人在仓库管理台帐上签字后，由仓库负责人在申请部门管理台帐上签字。 ② 如为定期消耗品，针对所需数量填写“定期消耗品申请书”，获得审批者批准后，在申请部门管理台帐上登记后，将“定期消耗品申请书”复印件交给仓库负责人，收领货物。 此时，申请负责人在仓库管理台帐上 签字后，由仓库负责人在申请部门管理台帐上签字。 2) 货物管理 对于收领的货物，在部门内指定地点保管、使用，使用时对日期、数量及使用者进行登记、管理。 . 仓库负责人应进行以下工作。 1) 转交货物 ① 如为一般消耗品和 S/P，在转交货物时，让申请负责人在仓库管理台帐上签字，仓库负责人则在申请部门管理台帐上签字。 但，实物转交数量要与 P/R申请数量一致。 ② 如为定期消耗品，必须接收“定期消耗品申请书”并以其为依据转交货物，“定期消耗品申请书”另行保管。 此时，申请负责人在仓库管理台帐上签字，仓库负责人则在申 请部门管理台帐上签字。 ③ 实物必须以先入先出原则管理。 2) 出库管理 如为定期消耗品，在转交货物后马上在系统中做出库处理，其内容必须与仓库管理台帐的内容相一致。 . 采购负责人应进行以下工作。 1) 如为定期消耗品，确认每日的库存情况，不发生库存低于规定数量的现象。 2) 每周六以仓库管理台帐和 SAP R/3的 G/I清单、库存数据为依据实施实物核查作业。 . 文件保管期限 与出库相关的文件须保管 5年。 3. 器材管理 . 仓库库存管理 采购负责人和仓库负责人每周六须以以下内容为依据核查仓库库存， 如有出入，分析发生出入的原因，向采购部门管理者报告。 * 相关记录 1) 发送给仓库的 P/O Sheet、有入库签名的 P/O Sheet 2) 系统入、出库现况 3) 定期消耗品申请书 4) 仓库管理台帐 5) 申请部门管理台帐 . 工程库存管理 采购负责人和现场负责人每周六须以以下内容为依据核查仓库库存，如有出入，分析发生出入的原因，向相关部门管理者报告。 * 相关记录 1) 申请部门管理台帐 2) 各部门使用日记 3) 仓库管理台帐 第 13条 (生成凭单和支付货款 ) 1. 生成凭单 . 采购负责 人应进行以下工作。 1) 生成凭单 (A/P) 根据各法人的货款支付规定，在规定日期以系统入库现况为基准，使用 ERS生成凭单并打印，附上凭证报批。 但，采用分件个别生成凭单的法人，在生成凭单前要先确认以下凭证，以在接收Invoice的当天支付为原则。 * 凭证 ① 合同审议书复印件 ② 有入库签名的 P/O Sheet ③ Invoice . 采购部门审批者应进行以下工作。 1) 确认是否有入库疏漏 先确认 SAP R/3 G/R清单，检查是否有入库或 I/V疏漏。 2) 凭单批准 ① 确认打印出来的凭单和附上的凭证是否 有问题。 ② 获得批准的凭证应马上交给财会负责人。 1) 解除 A/P凭单的 Block 确认从采购部门接收的凭单。