超市工具书行政后勤管理标准作业规范手册(制度规定)(编辑修改稿)

超市工具书行政后勤管理标准作业规范手册(制度规定)(编辑修改稿)内容摘要：

3. 1 办公耗品指笔、纸、信纸、计算器、电池、胶水、胶带、订书机、打洞机、剪刀、美工刀、文件夹、等办公用品。 3. 2 财务耗品包括办照、换照、零售发票、增值税和 其 他专用发票、支票、凭证、会计专用办公性用品。 3. 3 包装耗材主要是指收银用购物包装袋以及生鲜商品包装托盘、保鲜膜、撕裂带等用品。 4． 0职责 4. 1 行政部经理 /客服经理 /值班店长 /负责电话服务的检核。 4. 2 行政部负责每月对电话费用的产生进行检查。 5． 0工作程序 5. 1 领用时间 以部门为单位，每月集中领用办公用品时间为每月第一周的周二、 周三（遇节假日顺延）； 员工个人平时领用办公用品时间为周一或周四下午 1： 304： 30； 新到岗员工在报到之日领取办公 用品。 申购程序 每月第四周的周一，行政部将下月的《办公耗品申购单》报给各部门经理或部门负责领取办公用品的人员，各部门根据下月办公用品的实际需求填写，并于周五前将部门经理以上领导签字后的申购单交行政部。 5. 3 领用程序 各部门应按《办公耗品申购单》的品种和数量到行政部填写《办公耗品领取表》。 将《办公耗品领取表》请部门经理审批。 凭审批后的办公耗品领取表到行政部领取。 5. 4 费用核算办法 每月每位员工的日常办公用品费用标准为 30元（ 任何个人用笔不允许领用），如果当月部门办公用品费用超过标准时，必须报总经理北京东方国泰 商业顾问有限公司 综合管理篇 行政后勤 管理作业规范 18 / 61 审批。 对于复印机、打印机的墨粉、硒鼓；会议室所用的白板笔、办公区所用的垃圾袋、纸杯、传真纸、植物鲜花租摆、纯净水等消耗品，根据每月的使用量按各部门人数摊销，但不作为部门办公用品费用的考核依据。 每月财务盘点日行政部将当月各部门的《行政费用月报表》报部门经理以上领导。 同时，可到行政部处查询各项费用的明细。 联营厂商或其他非自营部门领取包装耗材需登记并于月底由财务部门根据行政部核算报表统一收取费用。 5. 5 特殊情况处理办法 若领用计划外办公用品时，经使用部门经理批准后，由行政部在 4日内安排采购。 若领用特殊的专业用办公用品时，经行政部经理批准后，可由使用部门自行购买，凭购物发票到行政部报销。 若行政部购买的办公用品规格、品种不符合使用部门要求时，使用部门可提出建议，若所需费用低于部门费用标准，行政部将予以采纳。 第七章 合同管理制度 1． 0目的 为规范本公司合同管理工作，根据《中华人民共和国经济合同法》和其他有关法律法规之规定，制定本制度。 2． 0适用 范围 本规定 适用于合同管理工作。 北京东方国泰 商业顾问有限公司 综合管理篇 行政后勤 管理作业规范 19 / 61 3． 0名词解释 3. 1本制度所称合同是指以本公司名义对外签订的合同、协议。 4． 0职责 4. 1 公司对外所签订的合同由行政部负责统一管理。 5． 0工作程序 5. 1 合同条款 ，并应具备以下主要条款： (指货款、劳务、工程项目等 )； ； ； 、地点和方式；。 ： (注明牌号或商标 )、品种、型号、规格、等级、花色以及生产厂家； (含质量要求 )； ； ； 、交货方法、运输方式、到货地点 (包括专用线、码头 )； （接）货单位或提（接）货人； (提 )货期限； ； ； 、开户银行、帐户名称、帐号、结算 单位； ；。 5. 2签订合同的主体资格 合同必须以公司的名义对外签订。 公司法定代表人有代表公司对外签订合同的权利。 除法定代表人外，其他人对外签订合同必须由法定代表人授权。 签订合同必须加盖合同专用章或公司章。 合同专用章由公司办公室指定专人负责保管和使用，购销合同专用章由采购部指定专人负责保管和使用。 5. 3合同的履行 北京东方国泰 商业顾问有限公司 综合管理篇 行政后勤 管理作业规范 20 / 61 、实际履行，切实做到 “重合同、守信用 ”。 5. 4 合同的变更和解除 合同需要变更或解除，应在双方协商一致的基础上书面变更合同内容或解除合同。 我方在合同履行过程中认为应当变更或解除合同的，必须立即以书面形式通知对方，征得对方同意。 对方在十五天内未作答复的视为默认。 对方要求变更、解除经济合同，我方对此有异议的，必须在十五天内予以答复。 以上所称书面形式包括文书 (信函 )、传真和图表。 信函必须采用挂号形式。 5. 5 争议的解决 合同签订后发现对方未按合同的约定履行，必须自发现之日起三天内向对方提出 (书面形式 )。 对方 应承担继续履行、采取补救措施或者赔偿损失等违约责任。 合同履行中发生争议应首先通过协商解决，协商不成时，可以根据双方协议向经济合同仲裁委员会申请仲裁，或者向人民法院起诉。 5. 6 合同管理 公司办公室为合同管理部门，负责合同的用印、收集、归档、检查和重大合同纠纷的处理工作。 涉及部门具体工作内容的合同（如购销合同）的草拟、审核、合同文本及关联来往函件的收集、合同履行过程中所发生的变更、解除等工作由公司各职能部门负责，公司法定代表人或授杈委托人进行审批。 除购销合同由采购部自行存档，均应交办 公室存档。 门店合同、协议的审核、用印、收集、归档、检查均由各门店按照本合同法规操作，合同履行过程中所发生的变更、解除工作由各门店自行负责。 第八章 介绍信、印鉴管理制度 1． 0目的 为规范本公司介绍信的开具及印鉴的使用，特制定本制度。 2． 0适用范围 本规定 适用于介绍信及印鉴使用管理工作。 北京东方国泰 商业顾问有限公司 综合管理篇 行政后勤 管理作业规范 21 / 61 3． 0职责 3. 1 公司介绍信印鉴（采购部除外）由行政部统一管理。 4． 0工作程序 4. 1 介绍信管理 公司介绍信由公司行政部统一管理，公司各部门对外联系工作需要 开具行政介绍信，必须经部门 领导同意，并在介绍信的存根上签字。 填写介绍信必须用钢笔，字迹清楚，不能涂改，要写明单位名称、 事由，并注明年、月、日和有效期，未经公司领导批准不得开具空 白介绍信。 介绍信存根应由行政部保管。 开具的介绍信应妥善保管，不得丢失。 未经使用的在有效期内的介 绍信如遗失，应立即报行政部处理。 未经使用的已过有效期的介绍 信应交行政部注销。 4. 2 印章管理 适用于公司范围内的印章刻制、使用、保管和注销。 所指印章包括： 、公司合同章 、总经理印章 、分公司章 、领用 印章由行政部经总经理批准后统一刻制，门店、分公司章也 可以经行政部同意委托门店或分公司刻制。 印章刻制后应由 行政部预留印鉴，使用部门签字领用。 印章的保管 公司公章、合同章、法定代表人章、总经理章、门店合同章由 行政部保管，用于购销合同的公司合同章由采购部保管，票据 专用的企业负责人印章由财务部门保管，其他印章由所属部门 分别保管。 上述各部门均应指定专人保管印 章，印章应存放在 加锁的专柜内。 北京东方国泰 商业顾问有限公司 综合管理篇 行政后勤 管理作业规范 22 / 61 、合同章、法定代表人章、总经理章的使用：凡需盖 公司印鉴的须填写用印单。 经公司分管领导批准，由行政部用 印。 用印单由行政部妥善保管备查。 盖部门印鉴的须经部门领 导批准。 a. 凡涉及有资金进出的（采购部购销合同除外）均由总经理签字后用印。 b. 采购部购销合同由分管副总经理签字后用印。 c. 除 ，由总经理或总经理室分管负责人签字后用印。 d. 财务、人事报表由部门负责人签字后用印，但涉及必须由财务总监签字的，应当在其签字后方得用印。 、法定代表人章的使用：。 、店长助理签字后用印。 ： 职能部门章一般在公司内部使用，由部门经理负责用印。 ： ，但涉及有资金进出内容的，。 4. 3 印章的注销 不再使用的印章应由行政部统一收回，经总经理批准后销毁。 行 政部收回并销毁印 章，应由行政部负责人和经办人在原预留印鉴 处签字并注明注销日期。 第九章 车辆使用管理办法 1． 0目的 为规范公司公车使用、保管，加强车辆管理，制定本办法。 2． 0适用范围 本办法适用公司范围内全部公车。 北京东方国泰 商业顾问有限公司 综合管理篇 行政后勤 管理作业规范 23 / 61 3． 0职责 3. 1 公司行政部负责车辆的调度、清洗、保养、维修，完成车辆的年检、养路费、保险费等费用的交付工作。 公司行政部有权定期检查门店车辆管理情况，并组织驾驶员定时参加有关交通法规的学习，确保安全用车。 3. 2 车辆由驾驶员专人定车保管、使用，不得随意借给他人使用。 如确有需要外借，须请示有关领导 同意。 4． 0工作程序 4. 1 公司用车的使用范围 公司车辆为公司领导成员工作及门店运营之用。 各部门因工作特殊需要用车的，可以照顾安排使用。 4. 2 用车安排 公司办公室负责对公司本部用车统一调度。 部门有需要用车的，应事先至办公室登记，由车辆调度员合理安排用车。 门店车辆原则上由门店自行调配，公司总部如有特殊需要的，有义务在不影响正常运营的前提下服从统一调配。 4. 3 出车 驾驶员出车必须带齐证件，严格遵守交通法规和道路交通管理办法安全行车。 严 禁无证驾车。 严禁私自将车借给他人使用。 4. 4 事故处理 发生行车事故，驾驶员应按照交通法规和保险赔偿的规定迅速处理，并及时向领导汇报。 我方驾驶员在事故中负有责任的，应按责任大小处以适当罚款。 4. 5机动驾驶员岗位责任制（附件 2） 严格遵守国家法令，自觉从严要求，模范执行交通规，服从交管人员的指挥。 做到一要（要做到行车精力精中，严格执行三检制度），三勤（勤检查、勤紧固、勤保养），严禁酒后驾车。 严禁将车辆交给无证人员驾驶。 北京东方国泰 商业顾问有限公司 综合管理篇 行政后勤 管理作业规范 24 / 61 爱护车辆，努力钻研业务知识，不断提高技术水平。 自觉遵守安全学习制度，准时参加学习，总结行车经验及事故教训。 努力提高服务质量，不断改善服务态度，听从用车人员安排。 服从行政部调遣，根据实际出车情况，认真填写用车单。 第十章 档案管理制度 1． 0目的 为规范档案管理工作，根据《中华人民共和国档案法》，结合公司具体情况，制订本制度。 北京东方国泰 商业顾问有限公司 综合管理篇 行政后勤 管理作业规范 25 / 61 档案工作必须严格贯彻执行国家法律规定以及集团公司、本公司制订的有关保密、保卫 制度，确保档案和档案机密的安全。 2． 0适用范围 本办法适用公司范围内档案管理工作。 3． 0职责 ，其职责是： ,切实 保证档案的完整、准确和安全。 负责档案材料的收集、整理、保管、鉴定、统计，对各部门的立卷归档工作进行指导、监督； ，开展利用工作，充分发挥档案的作用。 、健全档案管理制度，确保档案安全保密。 3. 2 档案工作人员要保持相对稳定，不应随意调动。 4． 0工作程序 4. 1 文案档案的管理制度 、 会议文件、会议材料、图纸报表等均属文书材料，一律交部门 立卷归档，个人不得私自留存。 公司经营及外事工作活动中形成的具有保存价值的文件材料，均由各线条文书人员汇总立卷，定期向档案室移交。 公司和各部室负责人及承办人员应及时将文件传阅送出，最后将原件交归立卷部门，各部室人员外出开会带回的文件应及时送行政部，按规定办理登记手续后再 传阅。 各部室应在第二年的一季度内将需要存档的文书向档案室移交归档。 档案管理员应主动收集、接收公司系统的档案。 档案的整理、立卷和保管 档案员按年度对上级各种重要文件，公司（行政部统一上报下北京东方国泰 商业顾问有限公司 综合管理篇 行政后勤 管理作业规范 26 / 61 发）的各种文件进行规范整理、立卷、填写卷内目录及备考表。 归档的文件，要求文件的原稿（必须用钢笔书写，采用蓝黑墨水或碳素墨水）和打印件、正文与批复、主件与附件一同组卷归档，不得缺项或分开保存。 归档的文件材料应齐全、完整，要按照文件 之间。