管理沟通督导培训(编辑修改稿)

管理沟通督导培训(编辑修改稿)内容摘要：

第 10 页 ,共 27 页 **********督导管理系列课程 ********** 陈述工作范围 ,预期进度 ,要求水平 ,要告诉他在推展工作上所能调动的人力 ,物力和资源 .因为往后就要由他推动工作 ,所以当他了解有关工作背境之后 ,不要忘记征询他的意见 ,和取得他的承诺 . 如果他要一路做 ,一路学 ,你便要和他订出辅导的安排 ,提供他需要的指导与训练 ,目的是建立他的信心 . 商订推展工作的方法 ,制定工作的进度 ,时限 ,汇报和检讨形式 . 然后 你要知会与工作有关的人士 ,确定他们认同有关工作上的安排 ,这样你的下属便可名正言顺 ,运用你赋予的权力去推展工作 . 要知道工作的发展是否依计划进行 ,你便要与下属保持联络 ,或由他向你汇报 ,彼此检讨推展工作的成效 ,和商讨应变措施 ,帮助他解决问题 ,有机会时便给予鼓励和加强下属的工作能力 ,令他觉得你和他是一齐并肩作战的 . 有效的跟进行动 ,是在坦诚的沟通上建立的 ,要想下属知无不言 ,你便要以身作则 ,采取实事求事的态度 .对不利的消息 ,要客观地处理。 遇到表现不佳的情况 ,要积极找出问题所在 ,而不是 单追究责任 . 同时你要尊重已下放的权力 ,下属能够应付工作的话 ,便不要轻易干预 ,或左右他的运作 .如果发觉他力有不逮 ,便应从旁协助 ,非不得矣 ,不要越俎代庖 ,这样会打击士气 .请谨慎处理 ,因为公司上下 ,都以你如何提点他 ,来衡量你是否管理得宜 . 最后任务完成 ,不要忘记表扬下属的成绩 . 专业 效益 诚信 卓越 第 11 页 ,共 27 页 **********督导管理系列课程 ********** 一 .“建立团队”浅释 建立团队就是主管将下属组织起来成为队员 ,洽当地分配到不同工作岗位 ,让每人都得以发挥所长，同时在运作上 ,各队员互有默契和通力合作 ,达致整体表现合符理想 . 二 .团队发展阶段 建立团 队是要经过一连串的发展阶段 ,由主管带动 ,才能将员工组织成为队员 . 工作团队的发展阶段可分为组合期 ,摸索期 ,共识期和发挥期 . 合适人选，确定目标 在这个阶段 ,团队新成立 ,队员之间彼此未必有深切的了解 ,彼此的相对地位尚未确立 .队员对团队的目标多不清楚 ,大家处事并未有默契 . 在这阶段 ,工作成果和效率都偏低 . 开放沟通渠道，调整工作及角色 在这阶段 ,队员之间可能互相竞争 ,团队之内或会出现小圈子 ,竞争可能不明显 ,也可能受到抑制 .在香港 ,传统的思想是以和为贵 ,个人之间的冲突都会被 掩饰 ,不当作问题来处理 ,因此继续损害团队的团结 .表面的和谐隐藏了一个事实 ,就是目标并非由成员共同议定 ,而行为守则和工作规则也可能尚未确立 . 在这阶段 ,工作成果和效率都偏低 .若不制订规则和目标 ,令队员全情投入 ,工作成果会继续低落 .很多团队从未超越这个阶段 ,原因是公开的冲突没有得到解决 .团队仍然是处于互相摸索的阶段 . 另一个原因是冲突受到压抑 .团队整体处于“沉睡状态” .这是“蛰伏”阶段 .主管应该积极带领队员从这阶段破茧而出 . 执行计划，表现评估 队员共同议定目标与守则 .他们遵守这些目标与守则 ,成为群策群力的团队 .队员相处自然 ,开始发挥表现 ,对团队引以为荣 .这时工作成果有显著的表现 . 保持效率，适当鼓励 队员认同团队 .在这阶段 ,队员互相支持 ,全情投入达成整体目标 .团队运作灵活 ,可以自我管理 ,工作成果超卓 . 三 .有效团队的特质 团队能够通力合作 ,并非偶然 .有效的工作团队 ,在运作和绩效上都会有以下几个特质 . 工作团队若要发挥成效 ,其队员必须感到可以畅所欲言 ,毫无顾忌讲出自己的观感 ,判断 ,感受 ,事实和直觉 ,而不怕尴尬或被人轻视 . 主管以身作则 ,下属自然敢于发表意见和 讲出彼此的观感 .意见分歧可视为有建设性的对立 ,可以启发团队的活力和创意 . 支持并非表面的安慰与同情 ,而是真心协助别人 ,不介意提出负面的意见或所面对的难题 .即使你不认同对方的所有行为 ,亦可给予支持 .以避免冲突为借口而不给予支持 ,是短视的做法 ,因为这种互不支持的关系只是建基于虚情假意之上 . 互相信赖需要时间来培养 ,因为队员的默契是靠彼此同甘共苦的经历来建立 .当我们说信赖别人 ,意思并不是我们能够预知对方会做些甚幺 ,而是表示我们可以测度到对方的意向 .我们信赖对方 ,就是知道对方会以整体利益为重 ,不会 故意或无意中伤我们 . 专业 效益 诚信 卓越 第 12 页 ,共 27 页 **********督导管理系列课程 ********** 支持和信赖是相辅相成的 ,两者皆是健全的人际关系的桥梁 .互相信赖的关系 ,可以是非常脆弱的 ,只要一个恶意行动就可以摧毁彼此的交情 .支持很容易令人感受得到 ,但有些人觉得很难表达 ,因为社会传统令他们羞于公开表达自己的情感 . 要队员在运作上互有默契和通力合作 ,一定要明确地划出各人的工作范围 ,合作的对象和应该扮演的角色。 同时亦要定期检讨各人在团队的工作表现 ,这对于发展团队的能力十分重要 . 运动队伍深明检讨的重要性 ,故此每次赛后都用不少时间讨论队伍的成败 ,以便找出如何才能发挥整体 的长处和补救弱点 ,重新分配角色 . 队员清楚自己要扮演的角色之后 ,还需要有一个有效的组织结构来支持 ,才能事半功倍 .一个有效的结构 ,无论对外及对内 ,都明确标示出团队的分工 ,处事的程序等运作上的安排 .同时亦保障队员在推展工作时权责相符 ,有助激励队员努力向前和增强队员之间的默契 . 推展工作的第一步 ,就是确立团队的工作目标 ,整体有共同的目标 ,使队员有同一工作方向 .进而凝聚各队员 ,成为一支强而有力的团队 . 团队与其它部门之间必须保持良好关系 ,因为彼此在日常运作中常常需 要互相协调工作 .其实大家都是同一机构内的成员 ,应该抱有共同的目标 .有了共识之后 ,便不难建立良好的默契 ,自然乐于互相联系 ,寻求增加合作和交流的机会 ,加强彼此的关系 ,使双方获益 . 同一道理 ,在推展工作过程中 ,团队或要与外界如供货商及客户来往 .他们的参予是否积极 ,会直接影响团队的表现。 所以与他们建立良好的关系是十分重要的 .其实那亦并不是十分困难 ,因为他们都与团队有共同目标 ,就是要把工作做好 ,才算功德完满 . 团队在订明目标并确保队员都认为这些目标是重要和可以达成之后 ,就展开合作 . 但处事手法各有不 同 ,在如何入手 ,或将运作重点放在那个环节上 ,产生不同的见解 ,是在所难免的 .在这种情况下 ,有效的工作团队 ,总是能够将不同的歧见汇集成为综合意见 ,涵盖各种见解的优点 .积极的对立可令下属互相激励 ,启发想象力 ,有利于团队以更实事求是的 ,有效地解决问题 . 以上所提 ,都是有关团队如何在正常情况下推展工作的安排 .这样并不足够 ,团队还应该具备一些处理问题的机制 .当队员在工作上遇到问题的时候 ,他们需要知道怎样去找支持 ,或因应问题的性质 ,所牵涉的层面及严重性 ,而采取适当的措施 .例如到那一个阶段便要通知受影响 的队员 ,情况达到那一个程度 ,便要向主管报告等 . 另外 ,当面对问题的时候 ,如果团队已有一个大家接受的既定默契 ,例如“以顾客为先”或“少数服从多数”等 ,所有队员便知道应怎样做 . 组织团队的目的是汇集各队员的能力以完成工作 ,合力的成果应当比独力的成果优胜 .群策群力的成效 ,应该大于个人力量的总和 . 很明显 ,团队需要队员合作 ,亦应该使队员从中得益 .除实质利益外 ,还应该兼顾每 专业 效益 诚信 卓越 第 13 页 ,共 27 页 **********督导管理系列课程 ********** 个人的成长和发展 ,令队员感到值得成为团队成员 ,对团队产生归属感 .相反 ,缺乏互惠互利的联系 .很难令队员产生归属感 . 专业 效益 诚信 卓越 第 14 页 ,共 27 页 **********督导管理系列课程 ********** 一 .“纪律”浅释 大家都知道准时上班 ,爱护公物等都是身为员工应有的操守 .另外每一个机构都有一些工作规则 ,譬如货仓内不准吸咽 ,出外公干完毕要一星期内呈交报告等。 又如请假要填申请表递交人事部 ,增加人手要做建议书 ,获批核后 ,才能招聘等 .以上所提的应有操守 ,工作规则和行政措施 ,就是一个机构内的纪律 . 二 .员工与纪律 有些员工认为纪律是一种束缚 ,事事要依规则去做 ,简直是困在框框里面 ,大大局限了活动空间 .这可说是单从个人的方便为出发点去看纪律 .假如每一个员工都是我行我素 ,恐怕很快便秩序大乱 .其实 ,纪律就好象国法和家 规一样 ,员工加入公司 ,便有义务要遵守公司的规则 .从正面来看 ,纪律提供规则 ,指引员工有关工作上应有的行为及处事步骤 .按规则办事 ,便不怕出错 . 三 .主管与纪律 身为主管的 ,如果对纪律采取放任态度 ,任由员工自由发挥的话 ,后果便会一发不可收拾 .试想员工因事不能上班 ,他可以不用填表申请 ,随便以电话通知 ,口头通知 ,或写便条 ,如此缺乏正常程序 ,恐怕他自己也会感到困惑及儿嬉 ,觉得无所适从 ,不知究竟怎样做才算洽当 .这样对其他员工亦欠交代 ,令工作安排失却预算。 而主管推展工作亦变得很困难 . 或者有些主管在执行纪律的时候 ,用“因时 制宜”的方法来处理 ,适逢不用赶货 ,便宽大对待 ,遇到人手不足 ,则严加处分 .时宽时紧的手法 ,容易令员工混淆 ,怀疑有厚此薄彼和产生互不信任的情况 .而主管亦会失却员工对他的尊敬和信任 ,结果难以扮演领导的角色 .所以身为主管 ,应该按机构赋予的职权着实执行纪律 . 四 .执行纪律四原则 执行纪律要注意四个原则 : 要纪律充份发挥提供指引的作用 ,就应该先将有关规则向员工清楚解释 ,让他们知道如何去跟从。 否则一句“不知者不罪”便成违例者的最佳借口 .所以不要忽略做预先警告的工夫 . 所谓“打铁趁热” ,执行纪律 ,不容怠慢 ,时间一过 ,便易丢淡 ,执行纪律的效应便大折扣 ,同时所涉规则亦会被视为无关重要 .当员工以为可以得过且过时 ,日后要补救便困难得多了 . 如果规则言明违者会被惩罚的话 ,便要依规定处置 ,不该轻易宽免 ,失却惩罚应有的阻吓作用 .更可虑的是日后会被引作先例 ,作讨价还价之用 ,导致号令不行 ,影响主管的威信 . 执行纪律 ,要一视同仁 ,才能理直气壮 .最忌受人事关系左右 ,没有秉公办理 .一旦被指偏私 ,便不能服众 ,引致纪律形同虚设 . 五 .导致纪律出现问题的因素 其实绝大部份员工都谨守纪律 ,若有犯规 ,亦 未必一定是他故意做错 ,而有可能是由 专业 效益 诚信 卓越。