第21章：收发通信管理标准-电子电信(编辑修改稿)

第21章：收发通信管理标准-电子电信(编辑修改稿)内容摘要：

、包裹单、汇款单等，可以随同公务信件一起登记，转交给收件人所在部门，也可以通知收信人到收发室签收领取。 收发室向各部门转交信件时，要求收件人进行清点，并在“收入件登记簿”上签字，以防止出现差错，明确责任，便于以后查对。 二、发信工作 发信工作是指通过收发室向外发送本机关或单位的公务信件。 这些信件一般有三个去向：一是通过邮电局，主要是一般的挂号信和平信；二是机要通信局，主要是发往外埠的机要信件；三是派通信员直接送达，或由公交交换站交换的发往本埠的机要信件。 发信工作的基本环节是：检查、分拣、登记、投送。 收发室在接收本机关或单位办公室和各部门送来外发的信件时，要进行检查、验收。 检查的主要方面有： (1)投送地点、收件人是否书写清楚。 (2)信件封口是否牢固，密件是否有密封。 (3)信件的缓急和机密程度。 (4)包装是否牢固 、结实，是否合乎要求，体积是否超标。 (5)封皮编号与登记是否相符。 （ 6）信件登记件数与实有件数是否相符。 通过上述检查，对不清楚的地方应立即弄清楚，不合格的地方应立即纠正，在检查妥善后，收发员应在送件簿上签字，以示负责，然后再进行分拣。 分拣就是将向外发出的信件按投送方向分开，把每一个收件部门的信件归在一起，为投送作好准备。 具体的方法是： (1)将发往本埠的信件按收件部门的投送路线排队。 (2)将发往外埠的信件按邮电局、机要通信局等去向分开，将一般挂号信及平信归送到邮电局一类，将机要信件归送到机 要通信局一类。 (3)当区分开几个投送方向后，在每个投送方向里，要将同一个收件部门的信件放在一起。 外发信件在分拣后，要进行登记。 根据不同的要求，可以采用联单式登记和簿式登记两种方法进行登记。 通过邮电局、机要通信局外发的信件，可以采用统一印制的交寄三联单进行登记，其中一联在通信员签收后由发文部门存查；一联由机要通信局或邮局留存；一联在邮电局或机要通信局签收后由通信员带回，交收发室存查。 由专人投送的信件，可采用簿式登记，即使用“发出件登记簿”进行登记。 如果是由一个人投送，则应按投送路线上各个收件 部门先后顺序排队，先到的登在前面，后到的登在后面，依次排列，并将同一个收件部门的信件放在一起登记，以免影响投递速度。 如果是由几个人分送，则应按各个分送路线上的先后顺序依次排队登记，其要求也与前述相同。 收发、通信部门将本机关或单位外发的公务信件投送到收件单位或个人。 投送的方式一般有四种：普通邮寄、专人投送、机要通信和组织公文交换站。 以下分别对这四种方式进行说明： (1)普通邮寄 普通邮寄即通过邮局，按普通邮件进行寄发。 它可以根据轻重缓急等不同情况，以平信、挂号、特挂、航空四种类别寄发。 比较重要的信 件为防止丢失，可以寄挂号信；邮寄实物或票证时可以用特挂；邮寄急件时可用航空信。 通过邮局寄发的信件，必须是不涉及国家机密的普通文书和资料。 凡是涉及国家机密的文件，都不能通过普通邮寄的方式寄送。 通过邮局寄发信件，必须向邮局支付邮资。 为避免不必要的工作，许多大机关或大型企事业单位，信件数量多，且邮寄面广，可以采取邮资总付的办法，由邮局按大宗邮件统一结算。 较小的企事业单位基层机关，由于发信量少，邮局一般不办理邮资总付业务，但也可以个别办理，并须索要收据，以备以后查询。 (2)专人投送 专人投送一般说来，只有发往本 埠各机关或单位的信件须由通信员专程直接投送。 但在必要时，发往外埠的重要、紧急的公文，也派通信员直接送达。 有时，对于重要、紧急的信件也请下级机关或单位派人来取回。 通信员在投送信件时应该注意以下事项： ①应严格履行交接时签收手续。 要检查信件是否应投送到这个机关或单位。 还应注意收件人是不是这个机关或单位规定的收件人，如果是别人代收，还应弄清代收人是否属于该机关或单位，是什么部门，做什么工作。 ②要事先将自己投送的信件按照路线的先后到达顺序排列好，先到达的机关或单位的信件放在前面，后到达的放在后面。 若不事先安排好 次序，当到一个机关或单位时，才临时翻找该机关或单位的信件，这样，不仅浪费时间，而且会翻乱所有的信件，容易造成遗漏或错投的现象。 ③通信员在完成投送任务后，应该向派遣人员交代投送的情况及投送的凭证。 对于下级机关或单位派来领取信件的人员，应仔细地查验他的证件，确定他是否是下级机关或单位派来的，然后再将信件交给来人清点签收后取走。 (3)机要通信传递 通过机要通信传递机密文书，必须经有关部门的批准，才能办理具体传递手续。 寄发机密信件的要求有： ①封皮要加盖机密等级印章。 ②使用统一印刷的交寄三联单进行逐件登记， 并办理签收手续。 ③信件要封口严密、包装牢固。 (4)组织公文交换站 各省、市级机关文书处理部。