程序文件(模板)050216文件控制程序(编辑修改稿)

程序文件(模板)050216文件控制程序(编辑修改稿)内容摘要：

为受控文件，公司的所有受控文件由机要室编写《 受控文件清单》，各部门的所有受控文件由本部门编写《 受控文件清单》。 凡是外送给客户或第三方 的质量体系文件都属于非受控文件，非受控文件更改时不予通知。 所有受控文件必 须在该文件封面指定位置加盖表明其受控状态的“受控文件禁止复印”红色印章及分发号。 文件的更改 质量手册及程序文件的部分更改由原编制部门予以更改 ,并填写《文件修订通知书》。 按原文件审批流程审批后，由原编制部门将《文件修订通知书》连同更改后文件一起发放给相关部门。 《文件修订通知书》装订在文件夹后面，替换出的原文件按废弃文件处理，执行本程序 节。 对于个别部位的更改（如错别字），考虑到节省用纸和不影响使用，可采用划改方式， 即将需更改内容用横线水平划掉，但原内容应清晰可辩，并在 附近适当部位填上更改后的内容及更改人的名字。 若一个版面更改次数超过 3 次， 需更换此版面，执行。 XX 食品有限公司 文件控制程序 XXQP42301 实施日期 年 月 日 版本 /修订次： 01/00 第 6 页 共 15 页 文件的改版由管理评审会议根据文件修订情况决定。 当文件更换版本时，应将历次文件修订内容记入《文件修订履历》并撤下《文件修订通知书》。 文件的补发 因文件破损而无法使用，需由使用部门填写《文件补发申请单》，经管理者代表批准后补发， 文件分发号不变。 若文件丢失或需要增加发放对象 , 需由使用部门填写《文件补发申请单》，经管理者代表批准后另发一 份。 而补发的新文件 , 应给予新的文件分发号 , 并注明已丢失的文件的分发号失效， 发放部门作好相应发放签收记录。 文件的保存 质量管理体系文件都必须分类标识、便于检索。 并存放在干燥通风安全的地方。 各部门使用的文件应由本部门专人负责保管， 需要进行再发放的部门要建立二级文件发放台账，二级文件发放台账使用《 文件发放 /回收记录》，并执行本程序 之规定。 任何人不得在受控文件上乱涂乱改， 确保文件清晰。 文件的作废与销毁 所有作废 文件由原文件发放部门及时从所有发放或使用场所撤出，加盖 “作 废”印章，防止作废文件的非预期使用。 因某种原因需保留的任何已作废的文件，都应加盖“参考资料”印章。 对要销毁的作废文件，由原文件发放部门自行销毁。 文件销毁可采用碎纸机或焚烧两种方式。 外来文件的控制 外来文件 (含法律法规，行业标准等 )由各职能部门负责收集并登记在《部门受控文件清单》中，并在“备注”栏注明“外来”字样；应识别其适用性，然后经机要室 XX 食品有限公司 文件控制程序 XXQP42301 实施日期 年 月 日 版本 /修订次： 01/00 第 7 页 共 15 页 备案加盖受控印章后，控制分发或借 阅， 以确保其有效。 机要室应根据各职能部门收集的外来文件，编制《适用法律法规一览表》 文件信息载体 文件信息载体可以采用任何形式（纸张、软盘、光盘、声像等），。