程序(qp-01)文件和质量记录控制程序(编辑修改稿)

程序(qp-01)文件和质量记录控制程序(编辑修改稿)内容摘要：

〔控制文件〕 经相关部门确认会签后，送文件控制人员对相关章节修改打印。 文件控制人员将修订页打字完成后，送回原修订部门校稿，再依版次编订原则赋予新版次，用新页内容直接抽换原页内容后呈管理者代表及总经理审查核准。 核准后的文件由文件控制人员依规定重新控制发行。 文件废止： 不适用于本公司质量管理体系的文件应予废止，由管理者代表向总经理提出说明废止原因后核准废止。 文件废止后原文件编码不得再重复使用，经颁布发行的文件须由文件控制人员回收作废或销毁，同时应保管一份作废文件，以便今后查阅，并予以记录。 记录控制： 文件控制人员应编制「质量管理体系文件总览表」，将所有文件记录表中管理，注明文件编码、文件名称、文件版次及发行日期或相关使用部门。 各部门持有的文件若发现有无效或作废文件未抽换者，应立即告知文件控制人员，要求更换新版适用文件。 文件发行： 文件发行控制由文件控制人员负责执行。 经核准颁布发行的控制文件，文件控制人员视工作需要性，复印适当份数，于文件封面页上注明分发单位及分发编号（无封面页者免），并于每页加盖红色 [受控 ]章，记录于「文件分发回收记录表或非检查文件记录」，由受领部门／人员签领后分发。 如因特殊需要拟送外部机构时，应由需求单位填写「文件申请单」向管理者代表提出申请，经核准后向文件控制人员申请复印需求文件份数，对外发行，若有修订时不做换版及回收控制。 修订后的换版文件，由文件控制人员重新分发修订页及文件封面页，并登录于「文件分发回收记录表」， 由受领部门／人员签领。 文件回收： 文件经修订或废止后，无效及作废文件应由文件控制人员负责回收，并在「文件分发回收记录表」上予以记录。 CDJJ 晋杰企业管理顾问（成都 ） 有 限 公 司 文件和质量记录控制程序 QP01 20xx/06/25 A0 6/10 〔控制文件〕 回收的旧版文件，由文件控制人员画『』当作废纸背面可二次使用或直接予以销毁。 无效的文件原稿应于文件上加盖 [作废 ]章，并与正确版本文件区分隔离保存。 表单控制： 表单未被记录使用前应视为文件，但因作业上需复印使用，故表单分发时不须登录控制。 表单若因适用性而修订时，由 A 版－ B 版－ C 版－ Z 版，应由文件控制人员以公告方式通知 使用者全面改用新版表单格式，自公告日起旧版表单即正式作废，不得再使用。 外来文件控制： 取自外部的标准或规范，由文控登录于「文件受控发放／回收记录」中管理，并对其进行编号或加盖“外来文件”印章，该文件存放于适当的使用单位或人员，如有另外部门必要时，由保管人员复印发行，但若有换版时应由保管人员主动追回旧版文件并重新发行新版文件。 应有专人负责收集最新版本的外来文件。 文件保存： 最新版本文件保存： 文件原稿由文控人员保存管理。 各部门／人员领有的控制文件应妥善保存，若有遗失或破损不堪辨识，应填写「文件申请单」说 明原因呈管理代表核准后，向文件控制人员申请补发。 无效／作废文件保存： 无效／作废文件原稿，由文件控制人员加盖 [作废 ]章后留存，以供对比新版文件修订处之用，该无效／作废的文件原稿应至少保留至后续二版文件发行时才能销毁。 复印分发的无效／作废文件，回收后不再保存，画『』后当作废纸再利用或直接销毁。 其它规定： 控制文件除控制人员可依作业流程规定复印分发外，其余持有文件人 员均不得擅自复印使用，以确保文件能有效控制。 CDJJ 晋杰企业管理顾问（成都 ） 有 限 公 司。