待人接物的基本礼仪(doc27)——办公室文员的很好借鉴学习资料-商务礼仪(编辑修改稿)

待人接物的基本礼仪(doc27)——办公室文员的很好借鉴学习资料-商务礼仪(编辑修改稿)内容摘要：

电话给往来客户。 可是，对方却是答录机，于是永贤就将要说的话录进了自动答录机中。 第二天，永贤被上司叫去。 据说是因为到目前尚未接到客户的来电。 虽然永贤回答已在答录机中留言，但却被上司严厉地训斥了一顿。 上司训斥他的理由是：“当对方不在而用答录机时，应该在稍后再次打电话进行确认，你却就这么算了”。 由于我们无法得知对方是否已听过留言，因此必须再打电话加以确认。 此外，在答录机中留言时，如果附加一句“稍后我再和您联系”会显得更加谨慎。 36．交换名片时应先递出 —— 12 交换名片是有学问的。 当你向对方递张污迹斑斑的名片，或以从对方看来相反的方向递出，都是错误的。 此外，让对方抢先递出名片，更是不恰当。 而名片必须比对方先递出，并由下位者向上位者递出才合乎礼仪。 因为来客始终处于上位，因此在 自己公司迎接客人时，应该比对方早递出名片。 此外，在递出名片时，必须站起来。 有人或许嫌太麻烦，因此就坐着将名片递给对方，这是非常失礼的。 即使到对方公司拜访，也应在自报姓名的同时递出名片。 如果与上司一同前往时，应在被上司介绍给对方之后才能递出名片。 37．用双手递名片 —— 当对方抢先递出名片的时候，应先用双手将名片接过来，然后再递出自己的名片。 此外，在接受名片时，要注意不要将手指盖住名片的文字。 为了避免手指将名片上的公司名称与人名盖住，应拿着名片的边角。 一般名片的接受高度应在胸前。 而接受名片之后，注意不要将它垂到腰部以下或漫不经心地塞入口袋里。 应当认真地嵌入名片夹中收藏，或放入上衣里面的口袋。 38．不认识的字应加以确认 —— 不要因接受的名片上有不认识的字，而感到难为情。 如果读错音反而更失礼，而应当场询问对方。 “非常抱歉，请问这个字怎么念。 ”然后再重复一次加以确认。 “对不起，是○○先生吗。 ” 无论是多么难记的名字，在问过一次之后，都应正确地牢记，不能当着客人的面标上注音。 39．不要将对方的名 片置于桌上 —— 有些人在交换名片结束后，常会将名片放在桌上就开始会谈。 有时客人多达 4至 5人时，要将他们的姓名一一记住是件很伤脑筋的事，因此这样做也是别无良策的权宜之计。 不过，当客人只有一位时，就应该将名字牢记，然后收在名片夹或口袋中，不可放在桌上置之不理。 此外，即使客人有多位，也应尽可能当场记住他们各自的姓名。 并且养成在记住之后放入名片夹收好的习惯。 弄洒茶水而将名片弄脏，是对对方的不敬，请务必谨慎地对待。 13 40．对方介绍时，应从下位者的人开始 —— 当你正与其他公司的人 员进行会谈时，突然看到自己的上司朝这边走来，须先从下位者开始介绍。 如果同时有自己公司和其他公司的人员在场，应从自己公司人员开始介绍，首先先介绍自己的上司，然后再介绍客人。 而进行介绍时，要先介绍职称，再介绍姓氏。 例如，“这位是我们公司的C经理”就错了，因为 C经理是敬称。 所以要改说为 —— “这位是我们的经理，姓 C”。 而另一方面，将客人介绍给上司时，要说成是“这位是 D公司的经理， E先生”。 请记住：无论介绍自己公司还是其他公司的人，都应将职称放在前面，姓名放在后面。 41．避免将拜访时间 订在星期一 —— 拜访其他公司时，必须事先约定时间，但是访问的日期与时刻，应取决于对方的日程，除非对方任何时间都可以时，才由自己决定。 不过，有一个时间要特别注意，千万别说“日期定在星期一上午”。 通常，一般公司在星期一，常因商洽与会议而忙得不可开交。 如果你将会面的时间定在这些时间，会造成对方的不便。 约定会面时，除了定出访问的日期与时刻，同时还应将己方前去访问的人数、姓名、职务、将要商谈的事情概要，以及预计所需的时间告诉对方。 如此一来，对方才能对会客室等作出安排，并安排之后 的日程。 42．拜访前，应打电话再次确认 —— 嘉玲于一周前已与对方约好前往拜访，因此当天就直接前往访问。 可是，对方却忘了这个约会而外出，嘉玲气得简直七窍生烟。 其实，这件事不能一味地责怪对方。 虽然事前都会先约好时间，但是，在访问的前一天打电话加以确认，也是应有的礼节。 因此，一周前定好的约会，也应在前一天再次打电话加以确认“明天的约会是否有更改。 ……”。 也许对方的工作太繁忙，或另外定了其他的约会，而忘了与你的会面。 因此在访问的前一天加以确认，就显得十分重要了。 而且，对方 还可能对你的细心感到高兴。 43．进行拜访不宜迟到 —— 如果去其他公司拜访，却迟于约好的时间到达，容易让对方产生：“和这种不遵守时间的人，不能进行重要的商务会谈”，而留下不好的印象。 遵守约定的时间，是商业往来的基本原则。 14 通常出发的时间应比约好的时间提前 30～ 40分钟。 如果能提前 5分钟到达对方的公司，是最为恰当的。 44．礼貌要周到 —— 到达对方公司时，应先脱掉外套或取下围巾，再向柜台人员说：“我是○○公司的职员，名叫△△，请找一下部的 □□□先生”。 此时，还要告诉对方是否事先约好。 此外，如果公司的名称不易听清楚，或者你的名字较为少见，可向接待员递出自己的名片。 接待员看过名片，就会替你跟负责人联系。 当接待员不在时，应向最早走出来的人报出你在公司的名称及自己的姓氏，请他跟对方取得联系。 如果没有柜台，应主动与离办公室入口处最近的人搭话。 然后同样地报出公司名称与自己的姓氏，请他与对方联系。 不要大声地呼唤位于房间里面的共事者，或者不管三七二十一，冒冒失失地撞入室内。 应以不造成妨碍他人的方式，尽可能以恭敬的态 度拜托近旁的人代为转达。 45．在对方的会客室，应坐在下座 —— 记得，当你前去拜访其它公司时，应坐下座。 将你带到会客室的人，会请你坐上座，而你必须推辞。 而在会客室里等待时，应当浅坐在沙发上。 轻轻地坐在在沙发的最边缘，脊背挺直，腿不要盘起来而应整齐地并在一起。 此外，当沙发较低时，应将腿略微偏向下座的一侧。 46．不要将公事包放在会客室桌上 —— 当你前往别的公司洽谈公事时，记得不要将公事包或皮包放在桌上，这有违 反礼仪。 一般较大的皮包类应放在自己的脚边。 在 取出资料时，也应注意不要将皮包 放在桌子上，而应放在膝盖上。 此外，当所携带的物品很多时，应只将工作所需 的物品放在脚边，而将剩下的放在房间角落不显眼的地方。 47．严禁与同行者闲聊 —— 当有很多人同去其它公司访问而在会客室等待的期间，常会不知不觉就 15 聊起来。 然而，在会客室内聊天，是绝对禁止的。 虽然，会客室让人觉得有如密室，但实际上声音却会清楚地传向外边。 若是让该公司的职员听见你正在闲聊，会做何感想。 无论这种闲聊是与工作有关的事还是私事，都是不礼貌的行为。 48．寒暄问候好，应面带笑容 —— 寒暄问候是非常 重要的。 但这并不代表只需说出问候语，便万事 OK。 如果声音太小或故意要避开对方视线似地把头低下，反而会让对方因不知道你在说什么而尴尬万分，说不定会造成反效果。 与其这样的问候，还不如不问候更好些。 问候时应口齿清晰、精神饱满，不是要你拉大嗓门。 只要用对方能够听清楚的音量，发音尽可能清晰就可以了。 当然，希望你在问候对方的同时，也能露出笑容。 否则，无论你的声音多清晰，如果面无表情也是白费。 而且问候时面带笑容，还能避免情绪紧张。 49．上班服装应得体 —— 没有规定员工穿制服的公司，职员可以自由的穿着。 但是，若穿得太随便或不讲究，容易让别人留下不好的印象。 有时会因与客户或上司商量事情，而一起吃晚饭：或者在回去时把东西顺路送到别的公司。 此时，如果穿着牛仔裤等随便的装扮，看起来会很不得体。 因此，平时就应注意，穿着适合工作地点的服装。 如果是女性，裙子应避免过短或过长，男性的指甲应注意是否藏污纳垢；鞋子应选择质感好的不宜太高，手提包则以多功能的为主。 50．被上司叫去时，记得带记事本 —— 你是不是一名优秀的职员，在你被上司叫去之前，就可以判断出来。 一般的职 员，他会空手站到上司面前，而如果是优秀的职员，就会带上笔记本和原子笔。 虽然你不知道上司将就哪件事作出指示，还是应将记事本带去。 当上司指示事情时，应迅速地将其记录下来。 然后将他说过的话复述一遍，以便加以确认。 如果不带记事本，就去听上司下达指令，很容易将日期、时间及名字等遗忘掉。 16 51．应在限期内完成上司指示工作 —— 当接受上司指派的任务时，不能什么都不说，只是一味地点头。 由于上司非常忙碌，有时也会忘记说明期限。 如果他漏掉了重要的事项，应当场问清楚。 时常容易遗忘的事，是工作的期限。 经常有这样的事发生：上司把他认为紧急的事来交代你，数日之后当被他问到“那件事做完了吗。 ”你却惊讶地说“呃。 它有那么急吗。 为了避免这种情况，从上司那里接受指派的工作后，必须提出“在什么时候之前完成才好。 ”的问题，以确认期限。 你也会同时做几件事，因此必须问清期限，以确定优先做哪件事。 当上司确认了期限之后，相信一定会对你另眼相看。 此外，要是你表现得值得信赖的话，他会想，“可以把事情交给他去做吧。 ”从而对你更加信任。 52．因故迟到要事先告知 —— 如果因交通堵塞而可能会迟到时，应该要与公司取得联系，告知原因与抵达时间。 让公司采取相应措施。 因为迟到和请假，有可能造成公司行事上的不便，所以，你何时上班，是他们最想知道的事。 53．约会若延迟，要打电话通知 —— 变更约会乃是常事，恐怕没有人能从早到晚，一分不差地应付所有的约会；也许公司临时有事，或没有预约的客人来访之类的突发事件，因此，常会来不及会见下一位客人。 此时应该打电话给对方，说明自己可能会迟到。 并询问：“我现在来拜访您，可以吗。 ”及说明自己大概几分钟后到达。 就算迟到 5至 10分钟，也比迟到了却什么都不说，留给对方的印象更好。 人在外面有变更约会时，不要忘了使用电话联系。 而当已完成工作、正返回公司时，可在路上与对方联络，告知自己预定返回公司的时间。 54．随时报告工作进度 —— 上司交待的工作，各式各样，从很快就能完成的复印，到需要花费长达一个月才能完成的长期完成的长期工作，真是不一而足。 如果是一分很快就能完成的工作，完成之后必须立即报告；反之，要花较长时间的工作，就要不定时提报进展。 对交给你去做的事已进行到哪里，你的上司会 非常在意。 但是，他不会 17 每天反复地问“完成多少了。 ”如果你能主动报告，他会比较放心。 一般需花费一周来完成的工作，报告时间可设定在第三天或第四天。 若是需要花费一个月来完成的工作，可每隔十天报告一次。 55．婚宴席上要注意分寸 —— 婚宴总是散播着热闹的气氛，因此心情也变得格外兴奋。 有些人一旦出席与自己关系亲密的朋友或同事的婚宴，不知不觉中就会尽情地欢闹，而失去分。