康明新网络科技公司行政前台服务流程管理手册(编辑修改稿)

康明新网络科技公司行政前台服务流程管理手册(编辑修改稿)内容摘要：

宋玉 合计考勤人数 24 人 来电、来访人员流程管理 一、 目的 规范来电、来访人员管理，确保公司正常办公的有序性。 二、 范围 本流程管理适用全体员工。 三、 职责 (一 )、人力资本部经理是行政前台的上级管理部门，负责制定、修订、指导行政前台的来电、来访接待事宜。 (二 )、行政前台严格按照《来电、来访人员流程管理执行手册》规范本岗职。 四、 日常管理内容 （一）、来电管理内容 接听电话： 您好。 康明新网 （电话铃声响起三声之内，应立即接起电话。 如不接听，会有语音：“对方无人接听”。 接电话时不允许出现 喂，喂 或者 你找谁。 等非商务用语。 特别不允许一开口就毫不客气地查问对方 你找谁 ， 你是谁 ， 你是哪儿 ，或者 你有什么事。 ，声音清亮，并且要柔合，吐字要清楚） 请问您找哪位，我为您转接 （要听请楚对方要找的是谁或是问什么事） 并做好电话记录。 请稍等 （如果被找人在坐位，立刻转接，对不指明的电话，判断自己不能处理时，可坦白告诉对方，并 马上将电话交给能够处理的人。 在转交前，应先把对方所谈内容简明扼要告诉接收人。 ） 对不起，这件事的负责人不在，您打他的手机好吗。 我把他号码告诉您。 我再重复一遍，您看对不对„„。 好的，等他回来我立即转告他。 （如果对方想通过你交代事情，应当场用纸笔记录，要仔细倾听对方说话，并记清楚对方要表达的事情。 ） 他暂时不在座位上，请留下您的电话号码好吗，稍后他会给您回电话。 好吧，我不占用您的时间了 （遇上不相识的人打起电话没完，非得让其 适可而止 时，说得应当委婉、含蓄，不要让对方难堪。 比如，不宜说 你说 完了没有。 我还有别的事呢。 ） 对不起，分机占线，我重新为您转接，请稍候 您好，我是某某（ 如果大厅电话响没有人接听或是在大厅接电话时要自报名字 ） 内部电话接听：你好，我是。 注意 ：通话中不得对着话筒打哈欠、吃东西，不要大声喊叫，也不要同时与他人闲聊。 结束通话时，应认真道别“谢谢、再见”。 而且要恭候对方先放下电话； 如果找 总经理级以上人员 ， 当事人 不在，不可随意报出 其 在哪，切不可说 他 在 某某处 或 他到某某公司去了。 如对方执意询问其电话或行踪，可留下对方电话，报请当事人同意后转达； 如果遇到对方 拨错号码时， 不可大声怒斥，或用力挂断电话，应礼貌告知对方。 如果是自己拨错了号码，应马上向对方表示歉意。 （二） 、 来访人员管理内容 您好，请问您找哪位。 对不起 ， 他不在，请问有什么事我可以帮你转达（转交）吗。 （如果被找人不在并且不方便接电话时。 ） 稍等，有预约吗。 请您在这边坐一下，我帮您联系他。 请您到会议室坐一下，我通知他马上过来。 （如果有预约，并且被找人在公司，带客人到会议室入座，并送上一杯适当温度的水。 ） 总 ，有位 客人说要找您，在门口。 （如果来人说有预约找 总 经理 或董事长 ，要先敲门去总 经理室轻声 通报，许可后带客人 进 入 总 经理室 或会议室。 如未许可，委婉谢绝客人，不得用刻薄的话刺激客人） ，并送上一杯适当温暖的水。 来人找财务部结款对账，需先问清哪个公司，找谁。 然后通知对接人员安排进入工作区，每次按照先来先进的原则 有序进行安排。 邮递、送货人员到前台，及时接收包裹、快件送交收件人。 公司 定货及时找库管验收入库。 来访人员做好详细记录。 （三） 、 附件 附表七： 《来电记录本》 附表八： 《来访记录本》 附表七： 来电记录薄 年 月 日 序 号 日 期 来电时间 来电事件 结果 接线人 备注 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 附表八 来访人员登记表 序 号 日 期 姓名 来访人姓名 事由 被访人 /接待人 来访时间 公访 /私访 备注 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 打印、 复印 、扫描、传真流程管理 一、 目的 有效节约公司易耗品成本，提高工作效率 ，减少办公用品损耗。 二、 范围 本流程管理适用全体员工。 三、 职责 （一）、行政部是公司办公用品的监管所属部门，负责办公用品的使用、 定期 维修 以延长使用时限，每季度进行资产盘点，将使用情况及时汇总上交上级主管。 （二）、行政前台负责公司的各项复印、扫描、传真的服务工作，并合理控制易耗品费用。 四、 日常管理内容 （一） 复印管理 对于公司内部进 行的 打 印、 复印及时 填写《打印记录表》， 登记部门、使用张数、 纸张类型 ，有效把控节 约易耗品费用。 （二）扫描管理 扫描件及时完成并以邮件 形式发给申请人并做好归档电子文件记录 （扫描电子档文件只保存 1周）。 （三） 接发传真管理 接 发 传真做到及时回复，转交接收人并签字确认，做好《传真记录表》记录。 （四）、 附件 附表九： 《打印 、复印、扫描 记录表》 附表十： 《传真记录表》 附表十 打印、复印、扫描记录表 序 号 日 期 部门 姓名 打印 /复印 /扫描 文件名 称 纸张类型 纸张数量 备注 1 2 3 4 5。