帝华橡胶电子公司文件管理程序(编辑修改稿)

帝华橡胶电子公司文件管理程序(编辑修改稿)内容摘要：

□□□□□□□ 顺序 号 ,如“ 001”，“ 002”，“ 003” 分类代码，部门自定， 如 无 则用 0 表示 年号， 年代 后 2 位 部门代号 ，参照 6． 2． 1． 3． 1 所示 顺序 号需归零时，与产品批次有关的可按批次归零，其他按年号归零。 6． 3． 5． 文件版本号 6． 3． 5． 1． 程序 文件 和作业指导书 的版本均 以一位大写英文字母 表示，初版文 文件控制管理程序 文件编号 版次 共 7 页 ,第 7 页 件 以“ A” 表示， 改版按 更改顺序递增，如 B， C， D 等。 6． 3． 5． 2． 程序 文件 和作业指导书 的修改号均以一 位数字表示，未更改文件以“ 0”表示，更 改 后 按更改顺序递增，如 1， 2， 3 等。 6． 3． 5． 3． 文件经 9 次以上修改或文件需进行大幅度修改时，应进行改版，原版文件作废，换发新版文件。 6． 4． 字体 ， 纸张规格 帝华电子有限公司 6． 4． 1． 字体 —— 文件 名称，用加粗小二号宋体； —— 正文 ，用小四号宋体； —— 行距，用“ ”； 6． 4． 2． 纸张规格 文件统一选用 A4 稿 纸；表单 可根据表单的实际需要 ，选用“ A4”、“ A5”、“ B5”、“ 48 开 ”等标准稿纸 ； 6． 5． 发行 、 回收 、废止 及保存 管理 6． 5． 1． 发行 、 回收 、废止 6． 5． 1． 1． 审批后的程序文件 、作业指导书 ，由 发出部门 填写 《 文件发放 /回收登记 表 》 ，经 总经理 审批后分发受控文件副本；如是 图纸 、 零件表等技术作业指导书 则 由 技术部 主管 审批后分发受控文件副本。 6． 5． 1． 2． 每份受控副本发出前， 文管中心 对发行的文件 副本 界定受控状态，并 在 每 页加盖红色 “ 受控文件 ” 印章后 分 发。 如是用于 生产的图纸、零件表及作业指导书则须 经技术部 加 盖本部门章确认， 文管中心 加盖蓝 色“ 受控文件 ” 印章后 ，由技术部负责发行及控制。 6． 5． 1． 3． 文管中心将受控文件登录在《文件一览表》并注明发行情况； 6． 5． 1． 4． 收件人必须在 《 文件发放 /回收登记 表 》 上签收，并交回此文件之过时版本。 6． 5． 1． 5． 文件 分 发人将回收过时 的 版本文件 ，交由文管中心 /技术部 予以销 文件控制管理程序 文件编号 版次 共 7 页 ,第 8 页 毁或盖上 “ 作废文件 ” 章 后 与现行正本分开 保存 ，对外发行 的 文件（如提供顾客、供应商）根据实际情况确定是否回收。 6． 5． 1． 6．外来文件须用于制造、检验时，图纸等资料应由销售部转化为内部文件交技术部确认审批，由技术部负责发行及控制。 6． 5． 1． 7．外来文件原稿由销售部编号并填写《受控文件一览表》交销售部经理处保存；检验标准等应由接收部门及时转交文管中心受控后发行或保存。 帝华电子有限公司 6． 5． 1． 8． 如需 新 增发受控副本，申请人须 填写《 文件 新增 /更改 /补发 /作废申请表 》 向 总经理 /技术部 主管 提出，经同意后由 文管中心 /技术部 主管 安排取出正本复制 ， 按 6． 3． 1． 1— 6． 3． 1． 4 发行。 6． 5． 1． 9．因顾客需要或教育训练所需的文件须由所需部门填写《 文件 新增 /更改 /补发 /作废 申请表 》经总经理 /技术部主管批准后，才可办理发放。 6． 5． 2． 任何非受控制 的 文件皆属无效。 6． 5． 3． 保存 6． 5． 3． 1． 文管中心保存经总经理核准发行的文件原稿； 6． 5． 3． 2． 技术部的 图纸、 零件表及 作业指导书 由技术部保存文件原稿； 6． 5． 3． 3． 各相关部门应妥善保存发行的受控文件，如发现文件有损坏、缺页、遗失等现象，应及时填写 《 文件 新增 /更改 /补发 /作废 申请表 》 要求补发，遗失受控文件根据不同情况追究当事人责任； 6． 5． 3． 4． 各相关单位 /部门不得将已盖章确认的受控文件复印使用，一经发现有黑色“受控文件”章，应立即销毁，并追究当事人责任。 6． 5． 3． 5． 文管中心指导相关部门妥善保存受控文 件，并不定期检查各受控文件的保存状态。 6． 6． 文件的更改 6． 6． 1． 文件需更改时，应由文件更改提出人或文件更改提出部门的负责人填写 《 文件 新增 /更改 /补发 /作废 申请表 》 ，说明更改原因，更改内容，对重要 的更改还应附 上 充分的证据。 文件控制管理程序 文件编号 版次 共 7 页 ,第 9 页 6． 6． 2． 文件 的 更改由 总经理 审核批准，图纸及零件表的更改由 技术部 主管 审核批准。 6． 6． 3． 文件更改批准后 ， 按 6． 3． 1． 1— 6． 3． 1． 4 发行。 6． 7． 文件的查阅 6． 7． 1．各部门的相关人员均可到。