办公室管理标准全集信息沟通与协调工作标准(编辑修改稿)

办公室管理标准全集信息沟通与协调工作标准(编辑修改稿)内容摘要：

介绍工作经验，开展学术讨论，及时通报信息开发重点供信息工作人员学习参考。 为了使信息工作做到程序化、规范化、从信息工作起步之初就应注重建立科学的工作流程和制定有关的规章制度。 一般可以考虑建立以下一些工作制度： (1)信息员岗位责仸制 明确各级信息机构和专、兼职信息员的职责范围，提出长期与阶段性 的数量与质量指标，实行目标管理，把目标完成情况作为业绩考核的重要条件。 (2)信息报送制度 规定网络单位定时报送信息。 对于不执行报送制度，长期不提供信息，或提供信息有重大失误者予以通报批评，对于实行聘任制的信息员则应解除聘约。 (3)领导批示催办制度 信息机构要对领导的批示认真填写催办卡片，通过有关地区或部门查办、落实后，及时进行反馈，做到件件有着落，事事有回音。 (4)考核评比制度 信息网络中心定期公布各联络点提供信息的数量、质量和刊用情况。 每年评选一次信息工作先进单位、最佳信息员和优秀信息员，予以适当荣 誉和物质奖励，并将先进事迹载入人事档案，以调动信息网络单位和个人的积极性。 第四节 协调工作 一、协调工作的含丿 协调，从字面上来解释，就是同心协力，配合适当的意思。 从管理的角度来解释，所谓管理，就是协调，协调的过程就是管理的过程。 马克思曾指出：“一切规模较大的直接社会劳动或共同劳动，都或多或少地需要指挥，以协调个人的活动，并执行生产总体的运动不同于这一总体的独立器官的运动所产生的各种一般职能。 一个单独的提琴手是自己指挥自己，一个乐队就需要一个乐队指挥。 ”这就是说，任何有组织的工作过程，都需要有协调的组织，都离不开协调的功能。 协调的核心是使围绕一个共同目标的有关部门和人员，和谐协调地进行工作，在各自的岗位上，朝着一个目标使劲出力。 仿佛指挥乐队演奏一样，使众多的不同乐器按统一指挥和乐章互相协调地配合，演奏出动听的乐章，而不是各自为政，互相干扰，发出噪音。 美国现代管理学者迪克卡尔森明确指出：“协调的功能在于使一个组织中的所有单位的活动同步化、和谐化，以便达到共同的最终成果。 ”协调的 目的就在于消除“内耗”，消除矛盾，把各方面的力量组成一个和谐统一的合力，以求得最佳管理效果，实现共同的目标。 秘书人员的一项重要任务，就是要在自己的职能范围内，或在领导者的授权下，组成和调节各级组织、各类人员、各项工作之间的关系，促使各种公务活动趋向同步化与和谐化、秩序化与科学化，以实现组织的整体目标。 这个协调的过程就是协调工作。 协调是管理的一项重要职能，也是办公部门的重要职责。 二、协调工作的作用 办公部门不论是国家行政机关，还是企事业单位，都处于枢纽中心地位。 是贯通上下 的咽喉，是联系左右的纽带，是传递信息的中枢神经，也是领导机构的参谋部与指挥部，这就决定办公部门起着非常重要的协调作用。 办公部门发挥协调作用，就是要协调本单位领导成员之间的关系，协调本单位各部门之间的关系，协调同其他单位之间的关系，进行必要的组合和调节，使之能够互相配合，齐心协力，步调一致地去圆满实现领导制定的管理目标，充分显示协调的最大效能。 随着社会化大生产的发展规模的日益扩大，社会管理的分工越来越细，组织管理工作也越来越复杂多变。 不论从生产管理还是从行政管理方面，充分发挥办公部门的协调作用也就显得尤为突 出重要。 概括地说，主要表现在以下几个方面： ，能使党的方针政策顺利贯彻执行，使国家机关的工作和企业的生产不偏离正确的方向。 在办公部门的辅助和配合下，使潜能得以充分地集中和发挥，使领导机关能够真正起到领导功能的作用。 ，能使各单位、各部门、各机构、各人员之间在工作上分工合作，密切配合，避免矛盾，扫除障碍，统一步调，为实现既定目标而共同努力，真正起到凝聚功能的作用。 ，能使国家机关和企事业单位的管理高瞻远瞩，信息灵通，措施得力，指挥有方，减少失误，提高工作效率，真正起到枢纽的作用。 ，能使每个成员各行其权，各尽其责，忠于职守，把各个方面的力量组成一个和谐统一的合力，使整个工作井然有序，同步运转，真正起到调节功能的作用。 ，能使人际关系更加和谐、融洽，使每个工作人员既能轻松愉快地完成自己的工作任务，又能与别人和睦相处，配合默契，增进效益，真正起到服务功能的作用。 可见，协调是领导工作的客观规律和必然要求，是赋予办公部门的特殊职责，它在整个机关中起着举足轻重的作用。 三、协调工作的类型 领导部门或领导层对工作要全面负责，而在其所管辖的各方面的工 作中几乎都有协调任务，因此，领导机关协调工作的范围是十分广泛的。 从各个不同的方面来分类，大体可分为计划协调、人事协调、财务协调、经济协调、政策协调、关系协调、工作部署协调、社会协调等八种。 其中前四种，领导主要依靠各有关部门或专业人员去具体进行，办公部门只是处于配合有关部门的地位，发挥着参谋与助手的作用。 而后四种才是办公部门重点的协调工作，现就前三者分别简述如下： 辅助决策是办公部门的中心任务。 在决策过程中办公部门辅助与配合领导机关或领导层，收集信息，研究政策，提供决策方案，或者参与试点工作，发挥着辅助决策的重要作用。 但是，必须明确办公部门不是决策机构，不能“越俎代庖”，不能越权，这是应该特别注意的。 决策在国家行政管理中是非常重要的。 一项政策的制定，既要具备全面性，又要具有针对性；既要具备原则性，又要具有灵活性；还要注意与现行政策之间的协调性。 譬如，协调具体政策与一般政策和基本政策的关系；协调现行政策与原有政策的关系；协调现行政策与现行法律的关系；协调政策条文与实际情况的关系；协调政策制定机构与政策执行机构的关系等等。 因此，只有了解情况，掌握政策，积极协调，才能辅助领导机关进行正确的决策与指挥。 办公部门按所涉及到的关系来看，有四个方面的协调工作： (1)上下关系的协调 上下关系的协调 ,即上级领导机关或下级所属单位与本单位的关系协调。 由于职责不同，角度不同，认识不同，在工作中产生矛盾是不可避免的。 处于中枢地位的办公部门，要积极主动地搞好他们之间的协调工作，运用各种手段，沟通信息，疏通渠道，对上情要及时下达，下情应迅速上报，不拖延积压，贻误时机，力求理顺关系，化解矛盾。 (2)左右关系的协调 左右关系的协调包括两个内容，一是协调本单位各部门之间的关系；二是协调本单位与有关单位的关系。 它们之间是相互联系，互为条件，相互制约的。 办公部门在协调时，一定要注意平等协调，以诚相待，力求做到互相支持，互相配合，协调一致，同舟共济，使整个单位的目标高效率地实现。 (3)领导集体的协调 领导集体的协调主要包括目标协调、权力协调、信息协调以及领导活动的协调等。 领导集体是一个单位的心脏，充分发挥它的效能，对整个单位的工作起着决定性的作用。 但是，由于领导人各自分管业务工作的局限性和认识上的差异，往往同一问题会产生不同的看法。 办公部门面对领导之间由于意见分歧而产生的矛盾，既要坚持原则，实事求是，又要沟通信息， 消除隔阂。 努力设法促使他们相互了解，彼此信任，以达到融洽共事、团结一致的目的。 (4)人际关系的协调 办公部门要针对不同对象，采用灵活多样的协调方法，力求具备“以不变应万变”的本领，学会和掌握协调人际关系的艺术。 即在次要问题上适当让步的艺术；在文字协调中使用必要的模糊语言的艺术；寻找最佳协调的艺术；在特殊条件下迂回前进的艺术等等。 这样就会应付自如，达到协调的目的。 与此同时，还要创造和谐友好的人际关系，保持融洽舒畅的人事环境，以达到配合恰当、同步运转的目的。 工作部署协调包括制发的协调、文件 处理的协调、值班工作的协调、车辆使用的协调、办公经费与用品的协调等等。 办公部门应该按照领导的意图，根据工作的主要目标，考虑工作的轻重缓急，具体安排工作项目、工作步骤与活动日程等，使各项工作环环紧扣，密切配合，不使一环失灵影响全盘工作。 例如，严格控制并精心安排会议的协调工作。 各部门提出会议要求后，哪个会可开，哪个会可不开，哪个会可合并开，办公部门应按精简会议、少开会、开短会的原则，拿出具体的主导意见。 如果几处会议同时邀请领导人参加，办公部门可根据实际情况，作出协调安排，哪个会该去 (如汇报部门工作等 )；哪个会不 该去 (如邀请者是出于礼节 )；哪个会可派他人去等等。 这样，统筹兼顾，合理部署，可以避免会议重叠或人员交叉的现象。 同时，还可为领导腾出更多的时间、精力去研究本单位的重大事项，以提高工作效能。 四、协调工作的原则 秘书协调的目的在于理顺各种关系，加快工作节奏，提高管理效率。 为了达到这一目的，办公部门在协调工作中应坚持以下基本原则： 对任何大小问题的协调，都必须在调查研究、弄清情况后，才能提出协调意见，作出协调的决定。 调查研究是协调处理问题的前提和基础。 一般来说 ，凡是需要协调解决的矛盾，都是比较复杂“难缠”的问题，必须进行深入细致的调查研究。 弄清矛盾的来龙去脉，分析矛盾产生的原因，研究矛盾的性质、矛盾的症结所在，矛盾对全局的影响。 然后，在此基础上向领导提出协调意见，作出协调决定，进行协调工作，尽量做到合情合理，各方满意。 因此，秘书人员在协调问题时切忌偏听偏信，主观武断，贸然行事，否则，是达不到协调目的的。 从本质上讲，协调就是解决矛盾。 在实际工作中，各种类型的矛盾很多。 但多数矛盾属于局部利益与全局利益之间的矛盾。 秘书人员在协调这类矛盾时，必须坚 持局部服从全局的原则。 全局的需要往往带有战略性、长远性、根本性，而处于局部地区的人们往往囿于种种限制而注重战术方面、眼前方面、局部方面。 因此，当全局与局部利益发生矛盾时，要求牺牲局部利益，服从全局利益。 不如此，全局得不到应有的发展，必然使局部的发展受到严重制约，局部的发展既不能持久，又难以得到良好的效益。 所以，秘书人员在协调这类问题时，必须保持清醒的头脑，说服有关方面从全局着想，从长远着想，小道理应服从大道理，使放弃局部利益的一方或数方明理晓义，积极配合，以统一工作步伐。 协调工作的类型 很多，情况极为复杂。 由于人们受所处地位的限制，认识水平的限制，文化素质的限制，以及各种利益的限制，常常会滋生极端的个人主义、本位主义和小团体主义。 他们只顾自己的利益，不顾别人的利益；只看眼前利益，不看长远利益；只纠缠具体问题，不触及实质问题；只指责对方的不是，不正视自己的过失。 秘书人员要处理这样的问题，必须坚持观念领先的原则。 应针对协调对象的现实表现，既要就事论事，解决实际问题，更要就事论理，解决协调对象的观念问题，用观念上的一致带动工作行动上的一致。 从某种意义上说，秘书人员从事协商工 作的过程，就是让相关人员共同了解信息，共同理解信息，然后求得相互理解，相互谅解，以求协商解决问题。 这是秘书人员对协商对象的态度问题，也是影响协调效果的一个原则问题。 因此，无论协调何种矛盾，都要尊重被协调的各方，以平等态度相待；要理解被协调的各方，设身处地为他们的利益着想；要协助被协调的各方，诚心实意为他们服务。 即使在协调中出现了新的分歧和对立，也要坚持协商处理的原则，切不可摆出“二首长”的架式，做强加于人的事情。 要站在全局的高度，对被协调的双方平等相待，一视同仁，不偏不移，要在沟通感情的基础上创造融洽、谅解 的协调环境，以利于合作、协商，达到协调的最终目的。 坚持分级协调的原则，该哪一级协调的问题，就由哪一级负责，不得往下推，更不得往上交。 一般来说，上级组织 (包括办公部门 )，不要越级处理下级职权范围内的问题，同样，下级组织 (包括办公部门 )，也不要把自己职责范围内能够解决的问题交给上级组织。 只有这样，各级负责，认真办理，才能使问题及时得到满意的回复。 总之，协调工作是一项难度较大的工作，秘书人员必须遵循以上协调的原则，才能做好协调工作。 五、协调工作的方法 在 明确了办公部门协调工作的范围、分类和原则后，就需要进一步探讨协调的方法。 根据具体问题具体分析的原则，大体可分为两种类型。 一类是适用于一切领域的普遍方法；一类是适用于特定对象的特殊方法。 现分别论述如下： (1)目标管理法 目标管理法指制定目标，提出措施与要求，安排进度，确定考核标准，并组织执行的一种方法。 (2)系统分析法 系统论认为，系统是由互相联系、互相制约、互相作用、互相依存的若干组成部分组合而成的具有特定功能和性质的统一体。 系统具有层次性，主系统可以包括若干分系统。 办公部门在负责准备召集 对话的过程中，应该明确领导与有关各方面对面的对话是为了交流，商量问题，力求在认识上消除分歧，在实际工作中统一步调。 因此，秘书部门要积极筹备，紧密配合，真正发挥其协调的作用。 (3)综合治理法 办公部门针对某一问题，秉承领导旨意，而组织有关部门，并按部门的职能与职责，分工合作，共同配合解决这一问题，就是综合治理的方法。 (1)文件会签法 文件会签是提高文件质量和效益，增强文件的严肃性、权威性和可行性，顺利推进工作的方法。 文件会签的方式有三种： ①会议会签 将有关单位集中在一起开会，对文稿和问题进 行认真对论，仔细磋商，取得一致意见后，进行会签，保证贯彻执行。 ②专业会签 对一些专业技术性较强的文件，采用专业会。