龙腾国际物流公司员工手册(办公制度)(编辑修改稿)

龙腾国际物流公司员工手册(办公制度)(编辑修改稿)内容摘要：

陕西龙腾国际物流有限公司 17 八、办公用品管理制度 执行部门：行政部和财政部 监督部门：总经办、其他部门负责人 第一章 总则 第 1 条 为加强本公司办公用品管理，节约成本，提高效率，规范流程，明确责任，倡导健康优质、绿色环保、勤俭节约的现代办公方式，特制定本制 度。 第 2 条 办公用品由行政部集中管理，实行统一采购，统一发放，统一回收处理。 第 3 条 本制度办公用品包括：书写工具系列、纸本系列、文具系列、名片与图文系列、办公生活用品系列、专项办公用品系列、 IT 耗材系列。 第二章 办公用品计划 第 4 条 行政部专员查对办公用品领用计划与办公用品台账和库存，提报办公用品采购计划，经负责人审签后采购。 第 5 条 采购单位价值 500 元以上办公用品时，须报请总经理批准。 第三章 办公用品采购 第 6 条 办公用品采购采用即时供应、不间断配置。 由行政部直接进行管理。 第 7 条 办公用 品采购计划传送至财务部，经财务部核实后统一采购。 第四章 办公用品领用 第 8 条 各部门领用办公用品需填写《办公用品领用单》。 第 9 条 行政部接到各部门的《办公用品领用单》后，进行核对并做好登记并将所需用品备齐分发给各部门，周六日需要的办公用品请在周五前完成申领。 第 10 条 办公用品领取后发现不适用或未用完部分，由行政部统一调换或回收。 第五章 办公用品管理 第 11 条 对于列入公司固定资产和办公用品由行政部管理。 第 12 条 行政部对办公用品的使用情况作月度报表，反馈办公用品当月开支费用、浪费结余、办公效率 等情况。 第 13 条 使用中的办公用品出现问题及故障，采购部门负责退换、保修、维修、配件等事宜。 第六章 附则 第 14 条 本制度由行政部制定，行政部负责解释，报总经理批准后执行，修改时亦同。 陕西龙腾国际物流有限公司 18 附表 1：办公设备登记表 年 月 日 设备名称 编号 厂名或品牌 出厂时间 购买时间 使用年限 规格 颜色 附属设备 价格 存放地点 环境要求 主 要用途简介： 管理部门 负责人 使用部门 责任人 附表 2：报废物品清单 物品编号 物品名称 数量 单价 出厂时间 使用时间 报废类型 报废原因 以上物品本部门申请报废处理意见： 部门主管（签字） 陕西龙腾国际物流有限公司 19 九、财务报销管理制度 为了加强公司内部管理，规范公司财务报销行为 ,倡导一切以业务为重的指导思想，合理控制费用支出，特制定 本制度。 (一 ) 出差借款：出差人员凭审批后的借条按批准额度办理借款，出差返回 5 个工作日内办理报销还款手续。 (二 ) 其他临时借款，如业务费、周转金等，借款人员应及时报账，除周转金外其他借款原则上不允许跨月借支。 (三 ) 各项借款金额超过 5000 元应提前一天通知财务部备款。 (四 ) 借款未还者原则上不得再次借款，逾期未还借支者转为个人借款从工资中扣回。 （五 ) 报销人必须取得相应的真实、合理、完整、合法的票据，及公司认可的相应票据 ，否则财务有权予以退回。 （六）填写报销单必须用碳素笔、中性笔填写， 不得使用圆珠笔，铅笔填写。 (七 ) 填写报销单应注意 :根据款项性质填写对应单据；严格按单据要求项目认真写，注明附件张数；金额大小写须完全一致（不得涂改）；简述费用内容或事由。 （八）车辆费用： 加油费、路桥费、维修费、停车费、进门费、必须分项填写，其验证人不能是同一个人， 必须写明车号、去向。 （九）外出不能在单位就餐，餐费报销标准为：每人每餐 10 元，用途说明要写清：人数、姓名、去向、就餐地址。 (十 )费用报销的一般流程 : 报销人整理报销单据并填写对应费用报销单→ 须办理申请相应附批准后的申请单→部 门经理审核签字（验证人）→财务部门复核→总经理审批→到出纳处报销。 （十一）零担公司 500 元以下，由卜利民经理签字即可报销， 500 元以上必须由总经理签字，总经理不在单位由宫庆菊签字。 （十二） 为了协调公司对内、对外的业务工作安排，方便员工费用报销，财务部将报销时间具体安排如下： 1．财务报销：公司财务部每月 1 25 日为财务报销日。 2．借支及其他业务的不受以上的时间限制，可随时办理。 陕西龙腾国际物流有限公司 20 十、档案管理制度 第 1 条 目的 为规范本公司文书、档案等纸质文件管理，特制定本制度。 第 2 条 原则 系统、完整、有序。 第 3 条 适用范围 本制度适用于公司在生产经营活动中形成的各种有保存价值的文字材料。 第 4 条 管理部门 ，其他经办部门根据实际需要留存复印本。 如因业务需要，原稿须由经办部门主管妥善保管，行政部将复印本归档。 ，由公司行政部门统一制定。 第 5 条 文件点收 文书结案后移送归档时，应根据如下原则进行点收。 ，如有短缺，应立即追查归档。 ，应有管理部门主管的签认。 备，如有遗漏，应立即退回经办部门。 ，应立即退回经办部门。 ，应退回经办部门，由经办部门送指定保管部门签收后，将文件归档处理。 档案目录卡 档号： 卷名： 档案文件目录 件数 收文号 来文号 发文号 页数 备注 第 6 条 文件整理 点收文件后，应对文件按照以下方式进行整理。 陕西龙腾国际物流有限公司 21 1. 中文只写文件以右方装订为原则，中文横写或外文文件则以左方装订为原则。 2. 右方装订文件及其附件均应 对准右上角，左方装订文件则对准左上角，理齐钉牢。 3. 文件如有皱褶、破损、参差不齐等情形，应先补整、裁切、折叠，使其整齐划一。 第 7 条 档案分类 、部门组织、业务项目等因素，按部门、大类、小类三级分类。 先按部门区分，然后依档案性质分为若干大类，之后在同类中依序分为若干小类。 如果三级分类不够用，须在第三级之后增设第四级“细类”。 （或细类）的档案以装订于一个档夹为原则。 如档案 较 多，一个档夹不够用，可用两个 以上的档类装订，并于小类（或细类）之后增设“卷次 ”编号，以便查找。 “目次表”，档案归档时依序编号、登录，并以每案一个“目次”编号为原则。 第 8 条 档案名称及编号 1. 档案各级分类应赋予统一名称，其名称应简明扼要，以充分显示档案内容性质为原则，并且要有一定的范畴，不能笼统含糊。 、卷次及目次编号，均以十进位阿拉伯数字表示，其位数视档案多少及增加情形斟酌而定。 ，应编制“档案分类编号表”将所有分类的各级名称及其代表数字编号，依照一定顺序依次排列，以便查阅。 应预留若干空档，以备将来组织规模扩大或业务增多时，随时增补。 ，不宜任意修改；如确有修改必要，应事先审查讨论，并拟订“新旧档案分类编号对照表”，以免混淆。 第 9 条 档号编订 ，应从“档案分类编号表”中查明该档案所属类别及其卷次、目次顺序，以此编列档案号。 ，应查明前案的档案号并以同号编列。 陕西龙腾国际物流有限公司 22 ，如有一档案叙述数事或一案归入多类者，应先确定其主要类别，再编列档案号。 4. 档案号应自左向右编列，右方装订的档案，应将档 案号填于档案首页的左上角，左方装订者则填于右上角。 第 10 条 档案整理 1. 依照目次号顺序以活页方式将归档文件装订于相关类别的档夹，并视实际需要使用“见出纸”注明目次号码，以便查阅。 2. 档案的背脊应标明档夹内所含档案的分类编号及名称，以便查阅。 第 11条 保存期限 文件保存期限除政府有关法令或本公司特定规章外，依下列规定办理。 文件保存期限规定 保存期限 范围 永久保存 录 存 的文书 10 年保存 、决算书类 10 年的文书 5 年保存 5 年的文书 陕西龙腾国际物流有限公司 23 一年保存 结案后无长期保存必要的文书 备注 各种规章由规章管理部门永久保存，使用部门视其有效期予以保存 第 12 条 档案清理 ，保持档案的清洁，防止虫蛀腐蚀。 每年更换时，依规定清理一次 ，对于已到保存期限的档案，予以销毁。 销毁前应造册呈总结理核准，并于目录附注栏内注明销毁日期。 ，对于部分经核定仍有保存和参考价值的档案，管档人员应将“收（发） 第 13条 行政部对本制度拥有解释权。 十一 工牌管理制度 为弘扬公司的企业文化展示统一的品牌形象，制工牌管理规定。 一、 工牌管理制度目的 为了弘扬公司的企业文化，展示统一的品牌形象。 二、 适用范围 适用于公司所有员工。 三、 职责 行政部：行政部负责工牌的制作，对员工工牌佩戴情况进行实时监查。 各部门负责人：负责协助人力资 源部监督本部门员工工牌的佩戴情况。 四、 工牌管理 员工工牌由行政部统一安排制作并下发。 员工工牌应妥善保管，不慎将工牌遗失的员工应及时报告行政部补做工牌，须支付人民币 50 元工本费，以现金方式交财务部。 公司所有员工上班时间必须佩带工牌。 行政部及各部门负责人不定期对员工工牌佩带情况进行检查。 未按规定佩戴工牌，予以人民币 20 元处罚，罚款需在 24 小时内以现金方式交公司财务部。 员工工牌只作为本人工作证明，不得用来抵押、担保等行为。 陕西龙腾国际物流有限公司 24 员工离职需将工牌交回行政部，如不能交回或损坏，须支付人民币 50 元工本费并处以20 元 罚款，以现金形式交财务部，并暂停发放工资，限期 15 日内交回行政部， 15 日后办理相关手续。 工作服管理制度 为树立和保持公司良好的企业形象，增强劳动保护，塑造企业化，进一步规范化管理，特制工作服管理规定。 一、 公司工作服的数量由公司实际到岗人数而定，上报财务部及相关部门负责采购。 二、 本公司工作服有夏装和冬装两种，夏装 100 元 /套，冬装 100 元 /套，如有更改，另行通知。 三、 工服有大小号码供员工选择，任何人不得更改工服款式、颜色等。 四、 工服的所有权归公司，使用权为员工个人。 五、 工作服费用规定 工作服制作费用将一次性 在员工入职后第一个月工资中扣除，并在随后每月工资中予以返还，直至返还完为止。 员工在离职后需交回所发工作服及洗衣费用 10 元每套。 六、 公司正式员工每人每年发放冬、夏两套工作服。 七、 工作服发放须经行政部登记备案，由职工本人签字领用，新员工在入职后一周经部门主管签字方可领用，领用时须本人签字。 八、 工作服的使用期限：夏装工作服使用期为一年，冬装工作服使用期为两年，按员工领用之日起算。 九、 员工要爱惜工作服，如在使用期限内，工服人为破损或丢失员工须按照原价以现金方式交公司财务部，并在人力资源部领取新的工服。 十、 员工着装规定：工作服 即代表公司形象，必须保持整洁，不得遗失或损坏，上班时间必须穿工作服，人力资源部及部门负责人负责检查工作时间工服的穿着，如在上班时间内未着装工服，处以 50 元罚款，罚款需在 24 小时内以现金方式交财务部。 十一、 员工离职需将工作服交回人力资源部，如不能交回或损坏，须支付。