第08章：办公室工作基本技能标准(编辑修改稿)

第08章：办公室工作基本技能标准(编辑修改稿)内容摘要：

，原原本本记录下来，这种记录必须忠实于原意，做到有言必录。 记录时可采用速成法和录音法，会后再进行整理。 另一种是简要记录，即只有记录要点，如会议议题、发言要点、结论、决定事项等。 这种记录方法要防止曲解发言者的原意，使记录失实。 当然会议记录采用何种手段与方法，应根据会议的性质、目的、规模或会议的讨论发言、决议的内容来确定。 (4)会议记录的内容 会议记录的内容一般分为两个部分。 第一部分是召开会议的基本条件，是记录员在主持人宣布会议 开始前记录的，包括会议名称、开会时间、主席或主持人、中心议题、出席人、列席人、工作人员及其他人员、记录人等。 第二部分是记录文书的正文，记录会议内容，即主持人的讲话、会议报告或传达的事情、讨论的主题、作出的决定等。 这部分的内容记录一定要有条理性，每一记录要素都宜单独成行，发言记录应以一个发言为一个记录单元换行分隔。 总之，会议记录的要求是：快、全、准。 对办公室工作人员来说，记录除了一般的文字记录即摘记外，还有一种较为常用的、高速度、高效率记录语言信息的方法，那就是 速记。 速记是使用特别简单的记录符号和词语缩写符号迅速记录语言的方法。 它与一般文字不同，在记录语言时有文字的作用，但不像文字那样具有严格的社会性、规范性和明确性，可以任意简化，只要使用者能识别即可。 速记是采用拼音方式写成音符，然后加以简化，因此，速记记录一般要经过整理，将速记符号转写为通用文字后，别人方可利用。 速记符号的设计，各派有所不同。 主要有： 斜体式速记，也叫草书式速记，是世界上最古老的速记，符号源于字母草体笔画。 此方式流行于奥地利、匈牙利、芬兰、俄国。 几何体速记，这种速记符号取自正圆正米字型，最 早由英国人创立，现流行于英国、日本、法国等。 流线型速记。 这种速记符号取自椭圆斜米字型，产生于 19世纪 80年代，流行于美国。 综合型速记，这种速记打破了体系的限制，博采众长而成。 目前汉语速记多使用线条式速记。 各种流派相得益彰，可根据各自的需要和喜好而选择不同的方式。 速记不仅是一种专门的学问，也是一种技巧性较强的技术，其功用极其广泛。 对于办公室人员来说，速记有多方面的用途，如，可用于会议记录，用于接待记录、电话记录、摘抄资料、起草文稿等。 学会速记，不仅可以节省大量时间，提高效率，而且能锻炼捕捉语言、追及思 维的能力。 因此，办公室工作人员不妨利用业余时间学习速记，只要能坚持不懈，刻苦练习，必然熟能生巧掌握这一技能。 二、录音整理的步骤 机器记录主要是录音记录。 录音也是办公室工作人员的必备工作技能，在大型会议、外出调研、采访、接待及领导人有特殊需要的情况下，一般都采用录音记录。 口授记录机主要有三大类。 (1)供大的组织机构使用的中心口授记录网络系统，或是使用电话网，或是使用单设的线路网。 (2)放在案头的口授记录机。 (3)手握式 (可装在衣服口袋里 )录音机。 远距离口授记录系统，包括一台或几台录音机，（通常是用几台录音机），通过安装在其他办公室里的口授器远距离操作。 这种系统特别适合于大的办公机构使用。 远距离口授记录系统通常传送的口授内容都是较平稳地说出的，这使得打字员较容易就能控制打字速度，均匀地打字记录。 中心式口授记录设备可分为三大类： 一是录音库式。 一组录音机设立在打字中心，通过电话与整个机构中的各个授话点连接起来。 打字员的桌上都配备有记录打字机，口授者与打字员的通讯联系通过一名主管人员进 行，因而口授者和打字员不能直接通话。 二是串联式。 记录打字员的桌上配有一套“串联式”录音装置，口授点与该录音装置用电话接通，口授者可与打字员进行直接通话。 三是直通式。 通过直接传话设备，远距离控制的口授点将口授材料直接传给打字员。 口授和记录可同期而且相互独立进行。 将录音材料整理成文字时，一般分为三个步骤： 第一步，弄清讲话者的身份和要求。 (1)注明讲话者的姓名、职务和所在部门。 (2)讲话者是否希望某一内容被优先处理。 (3)讲话者是否需要副本 ，并附上有关文件。 (4)该内容的文字记录应发送对象的姓名、地址。 (5)该份材料是否急要，若急需的话，一定要尽快整理出来。 第二步，录音内容的归纳整理。 在录音内容的归纳整理过程中需注意： (1)录音内容将作何种文件处理，是内部使用还是对外使用。 (2)注意段落的分割。 (3)注意口授信函中使用的称呼。 (4)整理过程中注意使用符合讲话者原意的标点符号。 (5)注意领会讲话者语言、语速变换的含义，尤其注意录音中的特殊指示和连同录音材料一起更改的指示。 (6)注意采用适当的合乎规范的结束语。 第三步，录音整理 后文字材料的核实。 (1)对录音材料中的任何可疑之处都应与口授者或领导人进行核对。 (2)对任何一个词的书写有怀疑时，应与字典查对。 (3)检查是否填入适当的标点符号，并适当地加以分段。 (4)每份记录稿件一定要打印正确，在正式打印前，一定要把每一个字都检查一遍，以确保准确无误。 (5)对急要的材料应以最快速度整理成文，并经核查交给有关人员。 (1)可以节省速记打字员的时间。 (2)录有口授材料的盒式磁带可以邮寄，这样，连打字工作也可以被省略掉。 (3)口 授录音机可以用来对整个会议、讨论或讲座的进程进行录音。 (4)可以选择任何时间进行口授录音。 (5)打字员无须再面对一份书写极乱的草稿进行破译，任何不熟悉的词可以在机器上反复播放，直至听懂为止。 (1)录音机不可能标明说话者的姓名，因而在有几个人讲话的会议上使用录音机做记录就会造成不便。 (2)录音材料中的疑点、疑问，在文字整理中往往难以及时搞清，不像手工记录，常常可以当场解答。 (3)在录音材料的整理过程中，某些字、词、标点的使用及分段，对整理者而言不如 手工记录来得明晰。 (4)录音记录需要一套相当完备的设备及相关操作人员，相对手工记录而言，是不经济的。 因此，一般情况下，办公室工作人员的记录仍以手工记录为主。 第四节 照相与摄像工作技能 一、照相机的种类及使用方法 照相就是光线通过照相机的镜头、快门把现实景物及物体一瞬间的状态真实记录在胶片上的一种手段。 照相机和感光材料 (胶片等 )是照相必不可少的先决条件。 各种类型、牌号的相机尽管外形设计、使用性能上有不少差异，但 其基本结构还是一致的。 照相机的主要部件有镜头、快门和后背组成。 主要附件有：滤色镜、反光灯、近拍接圈、三角架及快门线。 随着现代科技的发展，照相机的种类越来越多。 目前，对各种类型的照相机还没有一个统一的分类方法。 有的按照照相机的结构来分，有折合式、双镜头反光式、单镜头反光式；有的按用途来分，有普通照相机、航空照相机、水下照相机、显微照相机、立体照相机以及照相馆用的大型座机等；现在习惯上都是按照相机所使用感光片的规格来分，有 1 13 12 1半幅照相机、一步成像照相机等。 (1)拍摄前的检查 要拍摄出理想的照片，拍摄前一定要做好准备工作，即要对照相机进行必要的检查，检查的内容包括以下几个方面： ①相机镜头的清洁。 ②相机镜头安装牢固。 ③装上合适的滤光镜。 ④取下镜头盖。 ⑤照相机的皮套安装牢固。 ⑥检查相机的电池，并备好备用电池。 ⑦清除相机内的灰尘或碎片渣。 ⑧装好感光片。 ⑨盖紧相机的后盖。 ⑩调好相机上的感光度节盘。 (2)拍摄知识 要拍摄出理想的照片，必须具备一定的拍照常识。 拍照分为室内拍摄和室外拍摄。 ①室外照相 室外照相，以使用感光度为“ 100ASA拻的胶卷为例，正常晴天、日光下、顺光拍照可选用 1/60～ 1/125秒的快门速度、 11～ 16的光圈档较为适合。 同样条件下，侧逆光或逆光拍照时要相应增加一到两档光圈，或降低一到两档快门速度。 天阴、有雾都要根据光线强弱，相应增加曝光量。 强光下的雪景、海滨则应相应减少曝光量。 ②室内照相 室内照相，多用万次闪光灯为主光源。 不同的闪光灯，曝光指数不同，使用时要按照闪光灯的说明进行曝光，即根据拍摄距离调节光圈，快门速度固定不变。 曝光的正确与否，直接影响照片的质量。 而一天中光线又在不断地变化，要做到在各种条件 下都曝光正确，除了具有丰富的拍照经验外，最好的方法就是借助于测光表。 测光表主要用于专业摄影中，普通摄影很少用到。 目前，大多数现代相机中都带有测光装置和自动曝光系统，给使用带来了很大方便。 利用这些相机拍照时，曝光组合数据自动显示，使用者可根据组合选定光圈和速度，保证曝光的准确。 (3)在办公室工作中，常用的拍摄是翻拍、印相和放大 ①翻拍 翻拍是收集、积累、保存资料的一种主要手段。 翻拍一般都为近距离摄影。 利用专用的翻拍机进行翻拍，使用操作都很方便。 目前，国内市场上有小型的翻拍机出售。 用于翻拍时多使用感光度较低的 胶卷，室内光线又较弱，就需要较长时间曝光。 因此，为了保持相机稳定，还要使用三角架。 翻拍时，多使用灯光作照明光源，基本要求就是光线均匀，可用两个以上的磨砂灯泡为光源。 翻拍时所用的感光胶片，必须根据原件的性质与翻拍的需要而定。 ②印相 印相就是通过底片的光线对相纸的作用过程。 其操作方法较易掌握。 印相时要根据底片的反差，正确选择不同反差的印相纸，要掌握正确的曝光时间和显影程度。 印相的具体步骤有：第一，清洁印相机的玻璃和底片上的灰尘、杂物；第二，将 1 135底片分开，然后，再分别将反差大和密度大的分一类，反差小 和密度小的分一类；第三，按底片的反差情况选配好一部分相纸；第四，将药膜面朝上置于印相箱上的玻璃上套正遮光格，相纸药膜面朝下覆盖其上，压紧，按底片厚薄情况曝光约 1～ 2 秒；第五，将已曝光的相纸药膜面朝下滑入标准温度的 D72显影液中，并不断地翻动，约 1～ 2分钟；第六，显影后，将相纸马上放入停显液中，约 10～ 20 秒；第七，停显后，立即放入 F5 酸性定影液中定影，也可用普通定影液，约 10～ 15 分钟；第八，定影后，放入流动的清水中水洗约 30分钟；第九，上光，干燥。 印相工作完成。 ③放大 放大是把底片的影像通过放大机镜 头照射到放大机外面，使底片影像结于感光相纸上。 放大时，光源是在放大机的内部。 放大纸同印相纸一样，依反差强弱分为各等，以适应各种反差的底片。 放大时，将底片药膜向下放入放大机的片夹中，放大机内上部的光源将光线照射到底片上，经放大机镜头聚光后，将底片上不同密度的影像放射出来，结于放大机下部的放大纸上。 放大纸曝光后的加工步骤、方法与印相完全相同。 放大除了可以得到不同尺寸的照片外，还可对底片进行一些技术上的处理。 二、摄像机的使用方法 摄像机是录像系统中的基本设备之一。 它是把景物 的光像通过光 — 电转换过程变成电信号，然后经过信号处理，最终输入到录像机中。 摄像机由镜头、摄像管、预放器、图像信号处理、电源及话筒、音频放大器等组成。 各种摄像机有各自的光谱响应特性，在录像系统中所选用的摄像机要注意它和接收机的光谱响应匹配。 摄像机的光谱响应特性还与照明光源有关，在采用日光照明和人工照明进行摄像时，应使用滤色片和放大器的增益进行调节。 只有选择合适的摄像机才能获得良好的艺术效果，图像才能比较真实地重现彩色画面。 摄像机要取得较好的使用效果，必须要有正确的使用方法，主要是： (1)接线。 将摄像机上的 视频、音频输出与录像机上的视频、音频输入连接好。