燃气公司-公文管理制度(doc23)-石油化工(编辑修改稿)

燃气公司-公文管理制度(doc23)-石油化工(编辑修改稿)内容摘要：

(3)检查来件是否是发给本单位的，如有错误，应及时退回。 (4)对密件开口和国外信函邮票被撕等，要经集团办公室主任或有关领导同意后方可签收。 收发员与集团办公室文秘人员交接时要填好《收文登记表》（附件制度名称：新奥集团公文管理制度 制度编号： XA/ZD0416B2020 第 7 页 共 20页 １）。 拆封 拆封由办公室专人负责，注明机密以上文件由办公室主任拆封。 署名领导人亲启的由文秘人员送达本人拆启。 除被授权者外，其他人员不得擅自拆封。 拆封时要注意遵循以下原则 : (1)使用剪刀，不要用手硬撕。 (2)检查主送单位 、来件单位与封皮报写是否相符。 如不相符时应 把封皮附在文件后面备查。 (3)注意封皮的保存利用。 拆封后，应尽可能把来件封皮集中保存一段时间后再行销毁，以备万一发生差错时重新检查之用。 拆封后对文件仔细核对检查，包括文题、编号、数量等是否一致，文件是否完整无缺，如发现问题、应及时采取补救措施。 凡下属单位直接收到的应由集团办理的外来函、电及文件，由各单位文秘人员签收后转集团总部办理。 登记 文秘人员对来文拆封后要登记编号填写《收文登记表》（附件 1），编号按收文时间先 后顺序采用流水编号法。 登记后的文件及时附上《收文处理专用单》（附件２），交集团办公室主任签批拟办意见。 由集团办公室承办或归档的单位领导亲启文件，本人拆封后也应交办公室主任签批，办理登记手续。 公司外出人员带回的文件及资料应及时交办公室专人并办理登记手续。 阅批与分转 凡正式文件均需由集团办公室主任提出拟办意见后，由文秘人员分送承办部门（单位）阅办；重要文件应呈送集团领导亲自阅批后分送承办部门阅办。 为避免文件积压误事，一般应在当天阅签完，最迟不得超过两天，紧急 文件即阅即办。 一般函、电、单据、通知及文件资料，由办公室文秘人员直接分转处理。 如涉及几个单位、部门会办的文件，应与主办单位、部门联系后再分转处理。 制度名称：新奥集团公文管理制度 制度编号： XA/ZD0416B2020 第 8 页 共 20页 为加速文件运转，文秘人员应在当天或第二天将文件送到有关领导和承办部门，如关系到两个以上业务部门，应按批示次序依次传阅，最迟不得超过两天（特殊情况除外）。 传阅 文秘人员在传阅过程及传阅完毕后要负责填好《文件传阅单》（附件 8）和《传阅文件登记表》（附件 9）。 传阅文件应严格遵守传阅范围和保密规定，不得将有密级的文件 带回家、宿舍和公共场所，也不得将文件转借他人阅看。 对尚未传达的文件不得向外泄漏内容，对机要文件如有丢失或泄密，将视情况追究责任。 阅读文件应抓紧时间，当天阅完后应在下班前将文件交给办公室文秘人员。 阅批文件一般不得超过两天，阅后应签名以示负责，如有领导批示、“批办意见”，办公室应负责责成有关部门和人员按文件要求和领导指示办理有关事宜。 读带有密级的文件时不得抄录，不得任意取走文件夹内任何文件及附件，如确系工作需要，应办理借阅手续，以防丢失泄密。 文件阅完后，应送交办公室文秘人员， 切忌横传。 催办与承办 办公室文秘人员对文件负有催办、检查和督促的责任，以提高办文速度。 了解办理情况可采用发函催办单、电话催办、登门催办及请承办部门来人汇报等方式，发函催办要填写《催办单》（附件３）。 文秘人员对需要催办的文件应填写《催办单》，并保留存根以便于催办和查考。 承办部门接到文件后要按批示要求立即指定专人办理，不得将文件积压分散。 承办中，如接到《催办单》，应将办理情况和结果填写在《催办单》上，并及时退还办公室文秘人员。 承办处理期限： (1)快 件、电报、机密文件等应随到随办，于文到一日内处理完毕为原则。 (2)一般文件由部门主管领导斟酌经办人的工作量、指定处理期限。 一般文件以三日内处理完毕为原则。 (3)来文定有答复期限者，应尽力于来文所定期限内处理完毕。 制度名称：新奥集团公文管理制度 制度编号： XA/ZD0416B2020 第 9 页 共 20页 7 文件存档、清退、借阅处理程序 存档 各单位、各部门要设专门存放资料柜，并用文件夹或档案盒对文件分门别类，妥善保存。 文件发出后，要将文件底稿连同正式文件单独保存，放入待存档文件盒内。 余存文件要放在余存文件袋内，并填好《余存文件登记 表》（附件５）附在一起。 清退 集团办公室、行业控股公司行政办公部门负责按规定对应退的集团公司级文件进行收缴清退工作。 清退文件包括： （ 1）绝密文件； （ 2）有重大错误的文件； （ 3）征求意见稿和送审文件； （ 4）承办文件； （ 5）传阅文件； （ 6）撤销合并单位的文件； （ 7）需要收回的会议文件； （ 8）未经本人审阅的领导讲话材料； （ 9）离职人员手中的文件； （ 10）其它要求清退的文件。 清退采用“随机”和“定期”两种形式。 对于传阅件，征求意见、会签、送审件和承办件、有重大错误的文件等应随。