太平洋国际物流公司质量体系程序文件(编辑修改稿)

太平洋国际物流公司质量体系程序文件(编辑修改稿)内容摘要：

况，核 对货 物 件数和货物 的完好情况。 检查是否符合装箱要求，并作好记录。 理货员 须常查阅记录本，了解熟悉情况，随时接受顾客或业务员的询问，为其提供准确的信息。 装箱 货物到齐后由现场操作员设计装箱方案。 如有特殊情况应取得货主或 营销经理 认可后才能装箱。 对装箱有特殊要求的应严格按要 求执行（如通知货主监装，准备辅助材料等）。 现场操作员按录入要求计划室受理台办理装箱手续，再凭计划室出具的移箱令到港口现场衔接，把准备装货的空箱移到装箱货站。 装箱前现场操作 员 要检查箱体是否完好，清洁。 如有异常要及时处理，装 重庆太平洋国际物流有限公司 版 次 B/0 页 码 第 12 页 共 29 页 程序文件 接货、装箱、装船控制程序 文件代号 TPY/QP— 05 箱时要严格督促港口装箱工人按顾客装箱要求装箱。 装箱完毕后要与港方理货员核对装箱货物是否与装箱单相配符，如有 剩 余 要核对库内剩余货物是否相符，并作好记录。 装船 操作员接操作部的预配清单后，按厂装箱、港装箱核对货物装箱情况，对厂装箱要核对货物返港情况；对港装箱要核对货物到港及港口装箱情况，如有问题及时与操作部取得联系。 操作 员 按预配清单制作装船明细表；缮制集装箱出口确认 单交港口计划室申报装船计划；制定船舶积载图及分区图，准备装船。 根据报关单和商检要求，联系海关验货放行。 在海关认可放行后，由操作员向海关 领取 施封锁，对集装箱施封，并记录下箱号、封号，以备查。 装船操作员 在海 关放行后逐一对准备装船的箱施封，如是危险品还要张贴危标和施有关专用封等。 在部门经理与港方调度衔接，确认好装船时间后，由内务操作员通知船舶转被上档作业。 装船操作员在装船过程中要监督港口作业人员按配载要求装船，并处理临时出现的问题。 装船完毕后由装船操作员整理本船相关资料，将装船明细表发或操作部，装船积载图发回船务部后订册存档、备查。 5. 相关 /支持性文件 : 有关接货、装箱、装船合同 : 《货物进库通知单》 《装箱记录表》 《装船明细表》 重庆太平洋国 际物流有限公司 版 次 B/0 页 码 第 13 页 共 29 页 程序文件 单证流转控制程序 文件代号 TPY/QP— 06 1. 目的 对整个单证 流 转进行有效控制和管理，确保产品质量满足质量目标的需要。 2. 范围 本程序对单证各个环节作了明确的规定，适用于对接单、制单、中转、报关、货物跟踪进行控制。 3. 术语 本程序采用 GB/T1900020xx《质量管理体系 基础和术语》中的定义。 4. 职责 单证流转过程由 生产 操作部实施管理和控制。 5. 工作程序 接单放箱工作 订舱员 在接受营销 部门提供的订舱委托时，需要仔细审核，特别注意客户的特殊操作要求，如船船期、装箱、签单 要求、运费、附加费的支付等。 不符合定舱要求的，及时和客户沟通，解决问题。 接受定舱委托后，尽快录入系统、在系统中备注好船期、装箱、签单等要求，然后向箱管、相关船公司或代理申请用箱，在客户进货、装箱的时间前将所需要的集装箱准备好。 申请放箱完成后，将接受订舱委转到订舱配载员处。 订舱、配载工作 配载员根据订舱委托，与报关行核对报关数据，并在订舱委托中做好 报关数据记录，同时将江船名、航次、提单号、箱型、箱量、箱号及关去提供的 报关行，一般情况下，报关资料由客户直接送报关行。 订舱配载员于装船前 1 天下午下班前给现场装船预配，在装船当天中午根据报关情况和进货情况及舱位情况确定最后确认的货物。 制单工作 货物报关后，订舱 员 、配载员将注有报关数据的订舱委托返回 营销经理或助理 ，由 其 与客户确认提单，确认 无误后 ， 交制单员制作正式提单。 需要船公司确认后 重庆太平洋国际物流有限公司 版 次 B/0 页 码 第 14 页 共 29 页 程序文件 单证流转控制程序 文件代号 TPY/QP— 06 才能签单的，必须在得到船公司确认后才签单。 中转工作 在江船开航当日（周末班轮除外，周末班轮在开航后的第一个工作日）向船公司订二程船舱并索取回复。 将二程信息录入系统，制作装载清单、舱单，交报关行制作关封，关封做好后寄上海分公司。 最迟在开航第二个工作日向客户提供预配，在江船到上海港之前 1 个工作日之前向 SCT 做起驳计划，同时抄送上海分公司。 最迟到海船开航前 3 个工作日将舱单数据提供给各船公司或各海船船代，在海船开航前 2 个工作日查询预配舱单发送情况，跟踪到每票预配舱单海关成功接受。 在海船实配、改配的第 1 个工作日内通知客户。 报关单、核销单、退税联管理工作 在海运系统中作好报关单、核销单、退税联登记，并将其反馈到相关人员；有异常核销的，向上海分公司提供修改舱单的资料，并跟踪更改情况。 进口操作工作 收集进口关封，登好台帐，并根据关封给收货人换单提货。 在江船抵九港前 1 个工作日，向海关递交卸船申请，并向九港码提供抵港报，排计划卸船； 仔细审核收货人的换单资料，并收取相关费用，换单放货，并将资料存档妥善保管。 6. 相关 /支持性文件 : 部门工作流程 : 各种接转票据 重庆太平洋国际物流有限公司 版 次 B/0 页 码 第 15 页 共 29 页 程序文件 顾客满意度测评程序 文件代号 TPY/QP— 07 1. 目的 通过对顾客满意度 测评 ，检验公司质量管理体系的有效性和符合性，不断提高客户服务水平。 2. 范围 : 适用于对顾客满意程度的测量。 3. 职责 销售客服部 每月对重大 、核心客户进行一次拜访，征求意见；公司领导每半年带领相关部门拜访一次。 负责与客户联络沟通，处理客户投诉，负责保存相关拜访、服务记录。 负责每年一次同意对公司运输服务质量、班轮准点论、员工工作效率、报关服务质量、制单质量、现场服务、信息反馈等 7 个方面内容，向客户发放征求意见表，以 测评 客户满意度，并了解客户的需求和潜在的需要。 销售客服部 负责收集客户的满意度调查表，并处理客户投诉，了解客户对运输服务的需求。 负责分析顾客 反 馈信息，确定责任部门并监督整改。 销售客服部 负责客户信息的收集、分析和处理。 相关部门负责了解客户满意或不满意的信息，作为对质量管理体系业绩的一种测量。 相关部门通过各种方式，如对客户面谈、信函、电话、传真邮件 等方式进行咨询沟通，对客户提供的建议信息，由相关部门详细记录交由 销售客服部 研究予以答复，并将信息反馈给公司相关部门。 每季度由相关部门将业务经营情况及客户意见和建议等汇总 整理成《业务营销情况报告》，传递给行政癌。 销售客服部 组织分析原因，视其情况发出《纠正（预防）措施处理单》督促有关部门采取纠正和预防措施，并跟踪实施效果，相关部门将整改结果反馈给顾客。 重庆太平洋国际物流有限公司 版 次 B/0 页 码 第 16 页 共 29 页 程序文 件 顾客满意度测评程序 文件代号 TPY/QP— 07 相关部门要重视客户投诉，并采取措施积极予以处理。 客户满意程度测量及处理 每年四季度， 销售客服部 组织向客户发送《 客户满意程度调查表 》 ，或召开客户座谈会，听取和收集客户对公司各部门服务的满意程度，要求客户积极支持配合，及时返还意见表，调查表回收率要达到 80%以上，以反映意见的真实性。 销售客服部 对 《 客户满意程度调查表 》 进行数据统计和分析，充分运用统计技术，从而确定客户对服务的满意程度，了解客户的需求和期望，测定服务的符合性及 质量管理体系有效性程序。 以此为依据提出公司服务工作改进的内容和措施。 发出 《 纠正 /预防 措施处理单》，责成责任部门采取纠正和预防措施，迅速改进服务质量， 满足客户要求，并纠正、改进情况反馈给客户。 对客户反映非常满意的方面， 销售客服部 要加以分析总结，并建议公司对相关部门或保员给予通报表彰。 建立客户档案 相关部门应建立客户档案，详细记录其名称、地址、电话、网站、联系人、发运货量、目的港、规格和数量。 销售客服 部 负责收集整理相关数据资料，保存客户反馈的信息资料，以供随时查阅，及时调整服务方向。 5. 相关 /支持性文件 : 《纠正措施控制程序》 《预防措施控制程序》 : 《业务营销情况报告》 《顾客满意程度调查表》 《纠正（预防）措施处理单》。