oa-深圳移动办公自动化系统需求(编辑修改稿)

oa-深圳移动办公自动化系统需求(编辑修改稿)内容摘要：

些以非结构化或半结构化为特征的“文档型”数据的处理， Lotus Domino/Notes还提供了全文搜索、版本控制、文档链接等等信息检索、处理手段。  交互式的 Web 服务器。 Lotus Domino/Notes 完全支持 Inter 标准，可以发布或浏览Web 信息。 所有的应用系统信息都可以在安全机制的控制下，动态发布给 Inter 或Intra 用户，同时通过 Inter/Intra 收集信息。  网络应用开发工具与实施工具。 Lotus Domino/Notes 提供了一整套集成的、面向网络应用的开发工具。 它包含有多个层次的开发手段，提供初学者到专业编程人员适应不同应用需求的开发手段，如宏公式语言与 LotusScript。 通过这些编程开发工具以及相关的软件产品或工具，开发者还可以集成企业的其它信息来源，如通过 ODBC 标准或Notespump 产品与关系数据库系统双向交换数据。 需要特别提出的是，开发出来的Domino/Notes 应用是通过 Domino/Notes 本身的手段通过网络安装到每一个服务器上的，客户端基本不需要相应修改什么，因此 Domino/Notes 解决了困扰应用系统管理员的项目实施、管理问题。 利用 Domino/Notes 建立的企业信息集成系统，完全符合本系统对邮件与群件平台的要求。 具有以下鲜明的特点：  集成性。 最 终用户使用的邮件与群件应用系统是一套统一的应用系统，使用同一套应用软件。 在相同的、唯一的界面下，用户可以获得邮件信息、办公信息、专业应用信息、关系数据库信息、 Inter 信息等各个方面的信息。 这种集成能力是在软件平台一级获得的，而不是通过二次开发“强加”上去的。 这大大减少开发的工作量，提高了应用系统的可靠性。 而且对最终用户来说，不需要在几个客户端软件或是应用程序之间、几个服务器系统或数据源之间来回切换。  开发快捷、实施容易。 应用系统的推出与使用是投资得以回报的关键。 电子邮件功能是Domino/Notes 的基本功能，移动通信局在开始系统实施的很短时间内，就可以在全省的范围内建立起电子邮件网，马上见到效益。 而群件系统的应用或者办公自动化应用则可以利用 Notes/Domino 的快速开发、实施能力在较短的时间内实现。 这非常适应办公自动化需求多变、繁杂的特点。  管理容易、机制完整。 由于采用单一的软件系统，所有的应用开发都建立在统一的平台深圳市移动通信局办公自动化系统需求说明书 3 之上，主要的维护工作集中在应用管理一级，管理工作的难度与工作量大大降低。 对于安全性管理、系统可靠性管理等重要工作，管理人员可以使用 Notes/Domino 完备的管理手段。 如果管理人 员希望借助其他软硬件系统如网管系统，实现统一的管理，Notes/Domino 提供这样的手段和接口，如基于 SNMP 网管协议的 Notes View 软件；或者使用 Windows NT 的用户管理手段。  保有费用低。 应用系统的保有费用包含了购买费用、管理维护费用、应用开发实施费用、系统集成费用等等。 由于采用了功能强大的单一产品，本系统的总体保有费用在各方面都会降低。 同时由于 Notes/Domino 的可开发特点，本系统的后续增值空间巨大。  适应企业级、跨企业级的应用。 建立在 Notes/Domino 之上的移动通信局企业信 息系统，是一个分布式的客户机／服务器系统。 可以根据业务量的大小选择不同规模档次的服务器系统（如 UNIX 或 PC， SMP 或单 CPU 的服务器），同时还可以利用 Notes/Domino群集技术提高系统的吞吐量和高可靠性。  开放性。 Lotus 积极参加 Inter/Intra 标准的制定，同时在自己的产品中遵循支持标准的原则。 Notes/Domino 支持几乎所有的网络协议标准、邮件与报文传送标准、安全性标准、编程开发标准。 本系统是一个内部互连的，又是一个可以与 Inter 互连的系统，并且随着技术的不断更新， 本系统也将采纳最新的技术成果，是有生命力的系统。  可以获得厂商的丰富经验与支持。 Notes/Domino 是一个成熟的产品，在国内外电子邮件与群件领域始终居于领先地位， Lotus 以及代理商具备丰富的成功经验。 省移动通信局企业信息集成系统的建设可以充分利用这一宝贵的资源。 深圳市移动通信局办公自动化系统需求说明书 4 第二部分 公文处理系统 公文处理系统是移动通信局办公自动化系统的核心组成部分，由收文、发文和呈批件三个部分组成。 一 收文 1 概述 收文处理是指移动通信局对本局、上级局、下级局、电信局以及其它外单位的正式公文、传真电报、信函、通知等进 行登记、批示、阅办、阅处、阅知、归档等处理的整个过程。 收文根据收文级别和收文处理流程的不同，分为局级收文和科级收文。 局级收文由办公室秘书办登记、分发、保存；科级收文由各科室自己登记、分发、保存。 收文处理系统可以实现以下功能：  收到电子公文，自动生成处理单和相关的文件内容  收到实物收文，提供手工录入和扫描文件引入的方法  提供对收文进行统计和查询的功能  对文件的处理进行跟踪和催办 2 业务流程图及环节说明 局收文业务流程图： 移动通信局局级收文处理流程如下所示： 深圳市移动通信局办公自动化系统需求说明书 5 图 1 局收文处理流程 局收文流程图说明 序号 流程环节 岗位名称 功能操作 1 登记 办公室 对收到的实物公文能提供手工录入或其它录入方法，对电子公文能够自动进行登记 确定收文文号，将来文提交给相应的局长进行批示 修改收文文件处理单：只能对自己录入的内容进行修改 2 批示 局领导 对文件进行批示 签名及日期 3 办公室秘书办 办公室 根据批示意见，将文件分发给阅处、阅办和阅知，进行处理 4 阅办 相应部门 根据批示进行 承办，并给出承办意见 秘书办 登记 批示 分发 阅知 阅办 阅处 归档 收文、处理单 收文、处理单 局 领导 收文、处理单 呈报、分发 收文、处理单 收文、处理单 收文、处理单 科信息 管理员 档案室 秘书办 深圳市移动通信局办公自动化系统需求说明书 6 5 阅处 相应部门 根据批示进行协办，并给出协办意见 6 阅知 相 关 部门或人员 签字 7 归档 相应部门 生成公文办理完毕标志 将文档提交给档案管理部门 科收文业务流程图： 图 2 科收文流程图 科收文环节说明： 序号 流程环节 岗位名称 功能操作 1 登记 科信息管理员 对收文进行登记、确定收文文号，将来文提交给相应的科长进行批示 2 批示 科领导 对收文进行处理，提 出相应的处理意见 3 分发 科信息管理员 根据批示意见，将文件分发给相应的科内人员进行阅处、阅办和阅知 登记 批示 分发 阅知 阅办 阅处 归档 收文、处理单 收文、处理单 科 领导 收文、处理单 收文、处理单 收文、处理单 科信息 管理员 科档案管理员 科信息 管理员 深圳市移动通信局办公自动化系统需求说明书 7 4 阅办 科内人员 根据批示科内人员进行承办，并给出承办意见 5 阅处 科内人员 根据批示科内人员进行协办，并给出协办意见 6 阅知 科内人员 签字 7 归档 科档案管理员 生成文档处理结束标志 将文档提交给科档案管理员归档 流程附加说明  在收文处理过程中，所有要局领导进行批示的文件都需经过办公室秘书办中转，局长批示的文都是直接返回到办公室秘书办。 秘书办分发的文件也需要经各科室的信息管理员中转，由科室信 息管理员呈报该科室领导审阅。 其业务过程可以描述如下： 图 2 秘书办中转 图 3 秘书办与科信息管理员关系 图 4 科信息管理员中转  归档可分为两种情况：一种为送交档案室进行管理，这是一种真正意义上的归档；另外一种为部门作为资料保存一段时间。 局档案由办公室档案管理员保管；科文件资料由科信息管理员保管。  退回：处理时可对文件持否定意见，则文件退回给相关处理人  对文件流程的监视和处理 a． 催办：对超时的文件进行催办 b． 回收：对误发的文件可以对当前处理人的文件进行回收 3系统功能要求 收文查询 提供表单界面，采用组合查询和模糊查询等手段对移动通信局的收文进行查询。 条件 文件的要素（单一或组合） 批示 登记、呈报、分发 分发 秘书办 呈报、分发 科信息 sd管理员 呈报 科信息 gl管理员 秘书办 局领导 批阅 科领导 深圳市移动通信局办公自动化系统需求说明书 8 收文统计 提供按年份、按时间段、按部门等多种统计手段对移动通信局的收文进行统计。 条件 按时间段，文种，承办部门，收文日期，来文单位等 4接口 与其它子系统的接口参照如下表格加以描述： 序号 模块名称 功能要求 1 发文 将发文自动转化为收文，将发文的相关要素自动写入到收文中的对应要素中去 2 档案 将要归档的收文转到档案库中去 3 组织结构 从组织结构中取得有关的人员或部门名称 5 文档格式 移动通信局的收文分为电子收文和实物收文。 收文处理包括以下要素： 年份，收文日期，份数，来文单位，收文文号，来文文号，文件呈办意见，领导批示，阅办部门，阅处部门，阅者签名，办理情况，相关的文件 深圳市移动通信局办公自动化系统需求说明书 9。