20xx年最新mba教材会议管理(编辑修改稿)

20xx年最新mba教材会议管理(编辑修改稿)内容摘要：

，传阅一份清晰的议程。 确保会议有充足的时间，避免匆匆掠过议程上的主要项目而结束会议。 辨认出那些可能试图抢夺会议控制权的与会者，并估计他们的论点。 找出那些与你有同样观点的人，并鼓励他们支持你的论点。 通过良好的准备和全体与会者的参与，会议上出现的大多数陷阱是可以避免的。 必须确保： ● 研究会前传阅的全部会议材料； ● 准时开始会议，准时结束会议； ● 严格并认真地按照议程进行会议； ● 如果主持会议，尽可能让更多的人提出问题和回答； ● 保证与会者充分了解已经做出的决定。 当议程上最后一项（通常标以 ” 其他事宜 ” ）开始进行时，与会 者可能会在底下相互交谈，提出一些小问题。 如果你主持会议，让每个人有秩序地获得发言机会。 中国最大管理资源中心 第 14 页 共 56 页 小提示 19： 确保在会议之前就会议目的取得一致。 小提示 20： 当与会者偏离议程时提醒他们。 积极的行为 消极的行为 会议开始 一次讨论议程上的问题 获得关于每个问题的意见 果断而积极地开始 与会者迟到 把讨论控制 在预定的时间内 出现偏离议程的情况 与会者有效地提出建议 与会者之间出现分歧 找到可行的解决办法 各种意见都探讨过 概括要点并取得一致 会议没有结果 允许其继续争吵 争吵以僵局告终 商讨折衷办法 转入目标 做出决定 结束会议 中国最大管理资源中心 第 15 页 共 56 页 第 2 章 准备会议 花费在准备会议上的时间很少会浪费。 确保会议在恰当的时间和地点举行，由合适的人参加，快捷且戏院有做出正确的决定。 会者 选择恰当的人出席会议可以决定会议是否能达到目的。 每一个被邀请者都应当出席，因为他们能提出各自特殊的意见，否则会议就不能充分利用与会者们的时间。 小提示 21： 考虑与会者在一个小组环境中如何工作。 小提示 22： 排定会议时间表之前要考虑旅行时间。 当你考虑邀请谁时，可能某些人是当然的出席对象。 例如，如果讨论一个贷款项目，你应当邀请有权同意贷款数额的人参加。 另一些人可以提供专门的技巧或建议。 邀请那些有良好沟通技巧的人参加会议。 他们能够帮助小组卓有成效地工作。 ，并达到预定的目标。 若某些与 会者只需参加会议的某一部分，应告诉他们有关事项的开始和结束时间，这样可以节约这些与会者的时间，并使会议易于控制。 评估贡献 当你列出了与会者的初步名单时，依次确认每个人可能做出的贡献： ● 他们是否有可供分享的信息。 例如，一位销售经理报告客户的反应。 ● 他们能否提供特殊的意见或信息。 例如，一位生产经理。 ● 他们的专业身份是否有用。 例如，处理合同争议的律师。 ● 他们能否实施已获得同意的行动。 例如，在一个预算会议上的一位财务主管。 提供信息：邀请公司某一部门成员，例如生产或销售 部门成员，为公司其他人员提供有关他们部门的进展情况。 中国最大管理资源中心 第 16 页 共 56 页 提供意见：某些人因为正在参与某一特定事件，或者因为有经验，因而有资格向其他成员提供有用的意见。 提供特殊的专长：具有特殊技能的专家，或是来自公司内部，或者来自公司之处，他们的出席都可能促进讨论。 授权行动：尤其是财务方面的决定，如签署或谈判一个新的合同，可能要求一位财务主管在场授权这个行动。 小提示 24： 议程的每个项目旁列出发言者的姓名 组织会议最困难的部分之一是确定一个时间，以适合你的全体与会者。 有时，确定会议时间的最简 单的方法是。 把会议安排在由同一批与会者参加的另一个会议之后，否则电子邮件或电话要来来往往直到至确定会议日期。 如果有人不能按所提出的时间出席会议，在重新安排会议时间之前，考虑下下如果没有他参加，会议是否仍可举行。 通常需要就会议的时间和地点作书面的确认。 要点 ● 必须明确通知与会者关于会议的日期、时间、地点和会议的目的。 ● 与会者应当明白他们将对会议做出哪些贡献。 ● 会前向全体与会者提供书面的背景材料。 ● 会议场所必须有适当的设备，会场大小适宜。 使与会者明确会议目标的最好方法是，预先发给他们一份明确的 议程。 准备议程有几种方法，选用一个适合你目的的方法。 小提示 25： 避免在一天的情绪低落时段内开会，例如紧接在午餐之后。 会议议程是需要提出度讨论的问题或项目的清单。 它应当简洁、一目了然。 首先汇集所有的有关信息，然后搜寻出哪些项目需要确定细致程度。 你会发现与其他会者商计是有用的。 若有许多的问题要讨论，就给每一项目分配一个时间限度，以保证你不会超过规定的时间。 在会前多久 中国最大管理资源中心 第 17 页 共 56 页 开始准备议程决定于需要多少准备时间。 小提示 26： 保证将议程的任何改变都通知会议主席。 在为类似会议 编写议程时，可把这份简单的议程作为模板。 给每一项标出号码，并给每一项分配一个开始时间，以有利于那些不需参加整个会议的与会者。 小提示 27： 议程应尽可能简短。 例如：委员会会议议程 7月 6日上午 11点 格林•德雷 饭店 （议程开头为会议日期、时间与地点） ⒈（ 11： 00）任命一位会议主席 ⒉（ 11： 10）为缺席致 ⒊（ 11： 15）批准上次会议备忘录 ⒋（ 11： 30）上次会议提出的事项 ⒌（ 11： 45）讨论联络司宜 (每项编号、每项均有一个起绐时间 ) （ 12： 00）会间休息 ⒍（ 12： 15）财务事项 ⒎（ 12： 45）特别事项 ⒏（ 13： 00） 其他动议 ⒐（ 13： 15）其他事宜 ⒑（ 13： 35）下次会议细节 （下次会议细节写在议程的未尾） 小提示 28： 试将议程限于一页纸 要点 ● 议程包括会议日期、时间、地点和目的等细节。 ● 议程中关于会议的主要目的应尽量明确 中国最大管理资源中心 第 18 页 共 56 页 ● 全体与会者需要确切知道会议对他们的要求 ● 分配给每一项的时间应体现出它们的优先次序 ● 时间。 无人会介意提早结束会议，但是会议超过预定时间是令人不快的。 当你撰写会议议程时，尽量按逻辑排列主题，并把类似的议题放在一起，这样可以避免同一领域谈了一 遍又一遍的情况出现。 你的议程可以从常规事情开始，如指定一位会议主席，为缺席致 ，然后转入批准上次会议（若相关）备忘录并听取前次会议上接受任务者的报告。 会议的下一个议程应当是就当前的问题，例如最新的财务会计及销售情况，进行大量的讨论。 最后是其他事宜，并计划确定下次会议的日期、时间和地点。 小提示 29： 早些讨论最重要的问题，此时与会者最有精神。 一旦你草拟了一份议程，就将其发送给与会者，供评论、补充或征求同意。 如果你希望在一份已经正式批准的议程上增加或删除项目，必须征得与会者的同意。 与增加 项目相比，他们可能会更喜欢减少一些项目，除非他们对你希望加上去的项目有特殊的趣。 当与会者抵达会议时给他们一份修改的议程，这种做法是不能接受的，除非因临时事件而必须这样做，例如主席生病，或财务情况的突然变化。 尽可能在会议之前预先分发最后决定的议程。 ⒈决定需要在会上提出的问题。 ⒉将议程初稿发给全体与会者，征求他们关于其他项目的建议。 ⒊将建议汇总到下一个草案中。 ⒋重新在全体与会者中传阅议程，征求他们的同意并定稿。 选择会议地点对于会议的成功是极为重要的，这不仅此是一个 舒适的问题，而且要使与会者感觉到这个场所是适合于这个会议的。 对所有会议都这们，无论小会或大会，正式会议或非正式会议。 中国最大管理资源中心 第 19 页 共 56 页 小提示 30： 为那些需作长途旅行者考虑所要花费的时间 小提示 31： 为残疾与会者提供必要的设备。 会议地点应与会议目的相适合。 若会议的目的之一是让两部分人进一步相互了解，一种宽松的郊外气氛是合适的。 同样的道理，不要在一个乱糟糟的开放式办公室如开正式会议。 对于你本部门的会议，仍有一个选择问题，你必须决定家中、中立处或外地哪个最适合你的需要。 如果 你在安排一个会议，要租用会场及其他设备，你应比较一下价格，尤其在预算紧张的情况下更应该这种做。 你可能发现你能谈成一个折扣。 大城市中心地段可能适合于大多数与会者，并且公共交通服务良好，但是市中心地段肯定比稍不位于中心的地段要昂贵一些。 城外会议场所对与会者吸引力较小，但如果会议持续一天以上那是值得的。 另一方面，一个城市的愉快舒适可能有助于吸引人来参加持续几天的会议。 衡量你的优先顺序，挑选合适的会议地点。 根据法律，必须邀请某些人参加某种会议，如公司的股东年会 — 虽然有一些不道德的公司找一 个不合适地点或时间召开会议以通过不得人心的提议。 给年会设定一个使股东无法投票的日期和地点，这是不合法的。 将公众会议放在难于接近的地点也是不合法的。 在任何会议中，物理因素起着重要的作用。 不论什么场合，注意使与会者足够舒适以集中精力开会，但不要让他们舒服得想打瞌睡。 检查并使外面噪声保持在最低小水平，取暧和通风有益于工作，但不要过分。 大饭店里的房间常有很好的空调但缺少自然光，而自然光对于维持一种活跃的气氛是重要的。 小提示 32： 确定电话已被移出会议室。 会议场所 考虑的因素 中国最大管理资源中心 第 20 页 共 56 页 你的办公室 你的工作位置或一张会议桌，外加几把椅子。 ● 你的全部参考资料在手边。 ● 你的权威性可能得到加强。 ● 可能会有电话干扰，或者有人打扰。 下级的办公室 一位下级的工作处。 ● 可能提高一位下级的地位和士气 ● 如果工作处狭小，可能会使双方都感不适 单位会议室 供员工使用的公司会议室 ● 避免由于使用个人办公室而引起的公司等级问题 ● 处人可能同与会者接触而打扰会议 外面的会议室 在你公司之外的一个中立的会议室。 ● 保证设有任何一方占地主优势。 ● 如果保密是重要的，这类会议室很有用。 ● 可能昂贵，并 且每人个人都不熟悉。 会议中心 一个大的聚会场所，例如在一所大学里。 具有开大会的设备。 需要时能够提供技术支持和安全 保卫。 可能缺少非正式的小规模聚会的机会。 城外的会议场所 异地的一间办公室、会议室或饭店。 如果与会者来自全世界，那是合适的。 在某种场合增加几分的力。 旅途、时间和食宿花费很多。 有几个原因（有的明显，有的不太明显）使会议场所选择得不好。 当你寻找和预订会议场所时，应预计避免下列常见的陷阱： ● 参加会议的人比预计的要多 —— 房间不够大，人们感到不舒服。