工作流软件在中小物流企业的运用研究毕业论文(编辑修改稿)

工作流软件在中小物流企业的运用研究毕业论文(编辑修改稿)内容摘要：

、发票、核销单、各类所需的委托书。 D: 付款方式 Ｔ／Ｔ、Ｌ／Ｃ、Ｄ／Ｐ、Ｄ／Ａ。 E: 制作提单（电放、预借、倒签、顺签）。 F: 报检托书、合 同 、发票、装箱单。 G:报关托书、合 同 、发票、装箱单、理箱单、核销单、通关单、关封。 财务部 市场部 船务部 报检部 单证部 报关部 提箱登记 开票 租船订舱 A 做箱 B 安排运输 与船公司 确认提单 取提单 拿舱单、 放箱、理 箱单 做关封 二程跟踪 核算后报 价 客户提供资料 C 付款交单 D 客户 确定价格 客户询价 接单 登记、制 单 E 与船公司 确认提单 备齐单据 报检 F 商检局审 单 收费 检验检疫 发通关单 / 换证凭单 备齐单据 报关 G 打印纸制 报关单 暂存、电 子报关 预录 / 入 结关 放行 财务部 市场部船务部 报检部单证部 报关部提箱登记开票租船订舱做箱安排运输与船公司确认提单取提单核算后报价付款交单客户客户询价 接单登记、制单与船公司确认提单备齐单据报检商检局 审单收费检验检疫出检验报告 发通关单换证凭单备齐单据报关打印纸制报关单暂存、电子报关预录 入结关放行图 1：长江国际货代操作流程图 6 该公司运作流程中存在的问题 企业信息通畅的问题 随着外部市场变化，中小物流企业组织构造也要跟上时代的步伐。 传统按职能分工，形成“各自为政”的部门设置格局已出现诸多问题。 长江货代九江公司最突出的问题之一就是企业信息不通畅。 长期的信息不通畅对中小物流企业来说好比慢性自杀。 信息传递有出入或缓慢或停滞，得不到及时有效的处理等等，使 得企业中部分员工或领导了解信息落后，处理信息的效率更是下降，最终导致企业 整体 运营效率下降，跟不上时代的节奏。 由于中小物流企业的信息化程度较低，目前日常网络维护工作基本都是人工操作，定 时巡检，日常登记还是以纸张保存，这种纸质办公存在诸多弊端： 长期保存， 且易 遗失。 这样，缺乏 合适的系统来跟踪工作流 程 ，无法管理责任心不强的员工，信息的采集、传送 也 缓慢； 公司所需数据若分散几地，使用纸质办公，导致信息查询难度极高，表单 更新也没有统一的标准和格式，不能进行数据的统计和分析 困难 ，很难做出及时、准确的 决策； ，合作协调性不强。 这 无法满足 长江货代九江公司 高安全性和高效率的 工作 要求，工作效率低下，信息流通不畅扼住了中小物流企业高速发展的命脉。 所以 , 长江货代九江公司迫切需要整体提升公司的运作水平，为公司内部的信息交流提供相对 通畅的平台，更为领导提供准确实时的运作信息， 辅助风险决策的依据。 企业流程控制的问题 目前， 我国中小 物流企业流程问题比较突出，各流程没有得到足够的重视，也没得到更好的流程控制。 首先， 长江货代九江公司 的流程活动往往分散在不同的职能部门，并强行被割裂但权 责又不够明确。 该流程的活动体现不出 各部门间 足够的联系，这必然会给全局流程运作带来很大的 影响 ，更不用说进一步优化流程。 其次，从流程 全局出发， 长江货代九江公司 管理层很难 及时、 准确 的掌握流程的整体运作进程。 当要作出某些决策时可能只能依据各部门员工所呈报的相对不够全面的信息，这使管理者决策存在失误风险，致使危害整个企业的长远发展。 所以，从更高的层面考虑，流程控制对 长江货代九江公司 的发展非常重要。 7 其三，由于 长江货代九江公司 流程控制不够合理，不够优化，使得资源得不到优化配置。 有的部门由于工作的重要性和工作量需要相对 多些人员工作，而实际上人员又不够，造成某些人工作量和工作压力非常大，不满情绪增加，工作不够积极当然效率也就不高；相反，有的部门本来流程可以更优化而不需要那么多人却又造成人员繁冗，整天看似很忙却净做些无用功，工作理不出头绪。 为最大限度提高工作效率并尽可能降低成本， 长江货代九江公司 可尽快引进工作流软件，使其企业服务流程得到有效控制，提高企业盈利。 8 第二章 长江货代九江公司运作流程问题的分析 信息通畅问题分析 物流企业 信息的流畅与企业的生存竞争力紧密相关 ，尤其在类似于长江货代九 江公司这类中小物流企业中，信息的流通更显至关重要，只有信息通畅 才能 充分发挥其作用 促进企业高效快速运转而具备较强的行业竞争力。 长江货代九江公司从市场部揽货接到一票单 — 安排制单 — 租船订舱 — 报检报关 —跟踪上船 /二程 — 提单 /发票签发 — 财务费用结清至核销单退回货主的一系列工作都需要财务、市场、船务、报检、报关各部门的相互合作才能很好的服务到位，提升工作效率及企业口碑，而这前提是信息的流畅。 实际上，信息不够流畅的的问题在这类中小物流企业经常出现而导致工作效率不高。 长江货代九江公司这类物流公司 的信息通畅问题的表现主要有三点： ，使得信息传递有出入或缓慢或停滞，得不到及时有效的处理。 当工作的源头 — 市场部接到客户的第一手资料需及时让其他各部门完全并准确的知道，在信息传递过程中不论是发出方还是接收方都有出错可能，造成后续工作出现诸多麻烦；资料传递后操作部、船务部需根据资料尽快做好自己部门的工作并需相互配合，然后把提单的确认、船名、航次、提单号等相关信息反馈到市场部，市场部人员好及时让客户了解出运、到货等情况；同时还需把信息传递到报检、报关、财务各部门，以便提前计划，使 后面的程序有效进行下去。 这些信息很可能由于人员工作繁忙或不可预测的一些因素致使其传递错误或传递不及时甚至停滞在某个部门，使整票单据处理拖后。 同理，在报检、报关、财务各部门也会出现类似问题而影响前面环节的部门工作；而且，有时一票货物的顺利出运还需要与其他货代及船代公司沟通、协调配合，在这里也体现信息流畅的重要性。 若有些信息没得到很好的跟踪，不但影响买卖双方合同的执行、利益的达成，更影响该企业信誉，从而破坏企业的长远利益。 因为这些公司、部门的工作是有机结合的循环配合工作，所以不论哪个部门、环节出错都会影响企业 整体生存竞争力。 ，信息查询、统计难度高。 9 类似于长江货代九江公司这类中小物流企业的整体运作一般由市场、操作、船务、报检、报关、财务这几个主要部门组成。 因工作需要，报检和报关人员经常要与商检局及海关的工作人员打交道，所以报检部往往设在当地检验检疫局附近，在海关设立报关行。 报检、报关部与公司的其他部门分居几地工作，有时为了查询或确认某个信息，要打多个电话询问。 这必然增加相关信息的查询及统计难度而增加工作量，若能引进工作流软件将可以很好的解决这类问题而减少许多无用功。 共享，部门间协调困难，导致工作重复率高、效率低、出错率高。 长江货代九江公司各部门按职能划分，每个部门都要同时处理很多票单据的不同进程环节，那么对于公司的整个业务来说，信息在各部门间不方便共享，部门间协调困难。 例如，市场部急需其他部门配合处理某些单据，但其他部门不了解轻重缓急，正花有限的时间处理他们也认为很急需的其他单据。 这样，客户催市场部，市场部又重复催其他部门，工作量一加大，部门间工作出错率也就增大。 作为服务性质的行业，且又是在进出口的程序这严肃问题上，出了错很可能造成十分严重的后果，公司和个人均要承担 相应责任。 流程控制问题分析 流程控 制对中小物流企业的营运也至关重要，优化的流程控制更利于企业的有序发展。 但目前中小物流企业大多存在此类问题，如长江货代九江公司这类物流公司的流程控制问题的表现主要有以下三点： ，权责不够明确。 长江货代九江公司以工作职能划分部门。 一方面，虽然在该职位的人员也许可以把份内事做得很好，但这使各部门人员只顾做好自己的事而忽视了公司业务的整体进程；另一方面，本来可各司其职，但正因为这样，使公司某些工作没有被明确到各人，各部门的人可能都有责任去做而做了重 复工作，或谁都没责任去做而不愿去做，或出现工作死角，这样会使有的工作滞后处理。 就如资料的归档、快递的寄出、接受新客户咨询等，有时千里之堤溃于蚁穴，有的小工作没做好很可能影响整体利益。 ，在此基础上还需进一步优化流程，让整个工作流程处于上级领导的统筹控制之下，以便宏观运作好公司整体业务轻重缓急。 长江货代九江公司有的部门是在一起办公，而有的是分设在不同地点办公。 每部门设有一位经验比较丰富的主管管理各自部门的日常工作。 但主管对各自部门员工的 10 工作情况了解还是不够全面透彻，因为工作的进程一般是由开 个小会的形式各自呈报工作进展情况或是主管不定期的询问相关人员工作，主管在了解过程中会出现有的员工呈报工作有遗漏或因某些原因而谎报的情况，这种工作流程不够透明；而公司老总又是通过上述形式向各主管了解公司的整体情况，在这种信息层级传递模式下，有的信息传到老总耳朵时说不定已经失真，若是等暴露严重后果老总才滞后的知道状况，可想对公司造成的损害。 如果能进一步优化流程，打破原先的层级部门模式，更高管理层能够从计算机的流程中全面清晰的掌握公司业务流程，这对公司的决策及发展非常有利。 3．在必要情况下需流程再造，从而调配 好各岗位的工作量及人员数量，达到人员、资源的优化配置，最大限度提高工作效率并尽可能降低成本。 类似于长江货代九江公司的中小物流公司往往会出现工作量与人员分配不协调的问题。 有的员工下班前就可以做完自己的。